CRM voor de zorg voor een soepel intakeproces

De hedendaagse zorg richt zich meer en meer op een cliëntgerichte bedrijfsstrategie. Het veranderende zorglandschap heeft ertoe geleid dat steeds meer zorginstellingen het hoofd boven water moeten houden. De strategie die hierbij toegepast wordt is het centraal stellen van de cliënt en het aanbod afstemmen op de specifieke wensen en eisen. Door het instellen van efficiënte processen verhoogt de klanttevredenheid en -loyaliteit, waardoor meer cliënten worden aangetrokken.

Eén zo’n efficiënter in te richten proces is het intakeproces. De zorginstelling moet snel en adequaat kunnen reageren op de zorgvraag van de cliënt. In dit artikel leg ik uit hoe CRM bijdraagt aan een vlekkeloos en efficiënter intakeproces.

Het intakeproces verloopt binnen zorginstellingen vaak op verschillende manieren en middels verschillende digitale managementsystemen. Hierdoor kan het zijn dat er geen eenduidig klantbeeld ontstaat, wat er weer voor zorgt dat het intakeproces langzaam verloopt en dat de cliënt zich niet gewaardeerd voelt. Om cliënten niet kwijt te raken en goed van dienst te blijven is het implementeren van een passend CRM-systeem voor de zorg de meest effectieve oplossing.

Centraal data-systeem

Het centraliseren van alle informatie en gegevens van nieuwe cliënten in het intakeproces is nieuw in de zorg. Nu wordt er voornamelijk gebruik gemaakt van losse documenten zoals Excellijsten die worden opgeslagen op een gedeelde server. Hierin wordt alle communicatie geregistreerd, maar uiteraard is een dergelijke dataopslag erg foutgevoelig. Bovendien zijn deze documenten niet direct beschikbaar voor alle medewerkers, waardoor de behandelaar in kwestie de cliënt niet altijd optimaal van dienst kan zijn. Met een gericht CRM-systeem kun je processen centraliseren, waardoor alle bevoegde medewerkers toegang hebben tot de gegevens van cliënten. Hierdoor heeft de behandelaar in één oogopslag een overzichtelijk beeld van de cliënt.

Gestroomlijnder intakeproces met CRM

Het intakeproces is op te delen in verschillende fases met ieder weer verschillende soorten communicatiemiddelen. Alle soorten communicatie kunnen eenvoudig op datum en gebruiker geregistreerd worden in het CRM-systeem. Naast cliëntregistratie kunnen in het systeem geautomatiseerde processen ingesteld worden, zoals het uitsturen van e-mails. Zodoende kun je alle intake contactmomenten proactief uitvoeren, registreren en opvolgen. Zo krijg je in de eerste fase van het intakeproces al goed inzicht in je cliënten, waardoor je verdere stappen gericht kunt inzetten.

Daarnaast maakt het CRM-systeem alles meetbaar en inzichtelijk. Dit zorgt ervoor dat alle aanvragen behandeld worden, dat de communicatie effectiever wordt, de cliënttevredenheid verbetert en uiteindelijk de kwaliteit van de zorg toeneemt.

Ben je op zoek naar geschikte CRM-software? Ons handboek CRM selectie helpt je daarbij.