CRM als krachtig middel voor studentenwerving

Een aanstaande student staat, vaak al op jonge leeftijd, voor een aantal lastige en waarschijnlijk levensbepalende keuzes. Allereerst de studie- en/of beroepskeuze, vervolgens de keuze voor de voor hem of haar meest geschikte opleider.

Als onderwijsinstelling is het zaak om de jongeren (en zijn/haar beïnvloeders) op het juiste moment te bereiken met de juiste informatie, het liefst conform de behoeften van de oriënterende student van vandaag de dag. In dit artikel leg ik uit hoe CRM ingezet kan worden als effectief en efficiënt middel voor studentenwerving.

Eerder schreven wij een artikel over waar je als onderwijsinstelling op dient te letten bij het kiezen van een CRM-systeem. In dit artikel leggen we dus de focus op hoe CRM-software kan worden ingezet bij het werven van studenten. Want CRM is een waardevol instrument vanaf de marketing en het eerste contact tot aan de verdere informatievoorziening en de uiteindelijke inschrijving. Ofwel, CRM-technologie kan een belangrijke rol spelen gedurende het hele wervingstraject en zelfs daarna.

Maar waarom is een onderwijsvriendelijk CRM-systeem vandaag de dag zo belangrijk bij het werven van scholieren en studenten?

Bereik de juiste persoon op het juiste moment

Recruiters moeten zeer proactief zijn in het bereiken van potentieel goede studenten met voor hen op dat moment relevante informatie. Ook moeten zij ervoor zorgen dat alle beschikbare wervingskanalen voldoende benut worden naar de kracht van dat specifieke kanaal. Zo zal de inzet van printmedia voor jongeren, zeker in het begin stadium van de oriëntatie, weinig opleveren. Jongeren bevinden zich immers voornamelijk online, daar waar ze ook socializen, communiceren en zich oriënteren.

CRM helpt bij het segmenteren van de diverse doelgroepen op bijvoorbeeld vooropleiding, interessegebieden, leeftijd en geslacht, hobby’s, et cetera. Deze segmentatie is te koppelen aan de resultaten van voorgaande wervingscampagnes. Deze resultaten zijn weer op te delen in timing en ingezette kanalen met als doel toekomstige campagnes nog scherper en succesvoller te krijgen.

Geef permanent toegang tot de informatie die de student nodig heeft

Een open dag, een studie- en beroepskeuzebeurs, een brochurerek bij de ingang van de instelling en uiteraard de online kanalen. Het zijn uitstekende manieren om aanstaande studenten te informeren. Maar wat als de student een specifieke vraag heeft of meer informatie opvraagt? Dan wil je snel reageren.

Je kunt niet langer 3 dagen wachten met het reageren op een e-mail of iemand vertellen toch nog eens goed te kijken op de website om daar een antwoord op zoek te gaan. Instellingen die snel en adequaat reageren zullen meer potentiële studenten aan zich binden. Zeker als deze informatievoorziening op een later moment wordt opgevolgd. Dit verhoogt uiteraard weer de kans op meer inschrijvingen.

CRM-software helpt bij het stroomlijnen van informatieverzoeken. Zo kun je taken aanmaken voor de verantwoordelijke persoon en het CRM gebruiken als informatiebron. Ook is het per relatie bij te houden wie welke informatie heeft opgevraagd, iets wat weer erg handig is bij de opvolging op een later moment.

Houd de status van het oriëntatieproces bij per student

Om gericht te kunnen communiceren met een potentiële student is het van belang om goed te weten in welk stadium van het oriëntatieproces hij of zij zich bevindt. Zo zal iemand die net begonnen is met oriënteren op zoek zijn naar bredere informatie dan iemand die al een aantal online tests heeft gemaakt, een onderwijsbeurs heeft bezocht en een aantal open dagen heeft bijgewoond.

CRM-software helpt constant bij het bepalen van de positie van een persoon in het oriëntatietraject en kan op die manier de juiste content uitsturen op het juiste moment. Relevantie in combinatie met een goede timing en targeting is key bij het werven van studenten.

Issues tijdig herkennen en proactief handelen

In aanvulling op de eerder genoemde noodzaak om snel te kunnen reageren op de informatiewensen van een persoon, moeten recruiters ook in staat zijn mogelijke of ontstane problemen in het recruitmenttraject snel te herkennen en op te lossen of op in te spelen.

De juiste CRM-software biedt real-time analytics en eenvoudig te configureren workflows en regels. Zo kunnen (mogelijke) issues in het recruitmentproces tijdig worden ontdekt. Hierop kan de informatievoorziening worden aangepast, zodat de potentiële student proactief wordt voorgelicht.

Bied een gepersonaliseerde beleving

De consument wil vandaag de dag niet als nummer worden behandeld, maar als persoon met unieke wensen en behoeften. Dit geldt helemaal voor jongeren en daarmee ook voor studentenwerving.

Hoe persoonlijker je een potentiële student behandelt, des te groter de kans is dat hij zich bij jouw instelling zal inschrijven. Iemand die eerder heeft aangegeven geïnteresseerd te zijn in beta-studies, wil geen informatie ontvangen over andere type opleidingen of studies. Deze persoon wil specifieke en relevante informatie in ieder stadium van het oriëntatieproces.

CRM-software biedt de mogelijkheid e-mails volledig gepersonaliseerd uit te sturen, maar ook om aan de hand van slimme workflows informatie op maat te bieden.

Meten is weten

Zeker in een tijd waarin de onderwijsbudgetten onder druk staan, is het zaak slim om te springen met het beschikbare budget. Campagnes en kanalen die niet of onvoldoende effectief blijken moeten worden afgestoten, wel effectieve kanalen moeten qua inzet worden geïntensiveerd.

CRM-software biedt inzicht in wat werkt en wat niet. Het geeft je inzicht in het resultaat van campagnes en hetgeen het onder de streep oplevert (ROI).

CRM-technologie is goed toepasbaar op studentenwerving. Met een goede CRM-oplossing kunnen onderwijsinstellingen hun studenten-acquisitie gerichter en efficiënter organiseren en werven met als resultaat: meer inschrijvingen. Wel is het van belang dat een onderwijsinstelling kiest voor een CRM-systeem dat voldoet aan de wensen en eisen die gelden binnen de gehele instelling, dus niet alleen op gebied van studentenwerving. Bepaal dus vooraf wat het CRM-systeem moet kunnen en wie ermee zullen gaan werken. De CRM-Checklist is hiervoor een handig hulpmiddel.