Factureren in Excel Spreadsheets of niet?

Hoe houd jij je facturen bij? Het maakt niet uit welk systeem je gebruikt, bij factureren blijft het belangrijk om dit effectief bij te houden. Dit gaat namelijk hand in hand met een georganiseerde werkwijze en voorkomt dat er geen geld op tafel blijft liggen.

Veel mkb-bedrijven houden facturen bij met Excel spreadsheets. Dit is een perfecte manier om mee te starten en het lijkt alles te hebben wat je nodig hebt om je klanten te factureren. Toch? 🤔

Wat wij vaak zien is dat kleinere bedrijven onderschatten welke details en consistente aandacht er gepaard gaat met factureren in Excel.

Spreadsheets zijn over het algemeen makkelijk in gebruik en zeer toegankelijk. Maar wanneer je bedrijf groeit, groeit de behoefte aan een meer geavanceerd systeem mee factureren, vooral in Excel.

De vraag is: stap je over naar een geavanceerd facturatiesoftware of blijf je bij de veilige en vertrouwde Excel spreadsheets?

We zetten de voor- en nadelen van Excel spreadsheets voor je op een rij, zo maak je zelf de keuze welke manier van factureren het beste voor jou jou werkt! 👇🏼

Voordelen van factureren in Excel

• Toegankelijkheid

Het grootste voordeel van Excel spreadsheets is vanzelfsprekend de toegankelijkheid. Bijna iedereen weet Excel te vinden en hoe het werkt. 

• Social proof

Microsoft Excel en Google Sheets worden het meest gebruikt om spreadsheets te maken. Veel mensen maken er dus gebruik van en dat versterkt de ‘social proof’.

• Lage kosten

De enige kosten die gepaard gaan met het gebruik van Microsoft Excel voor factureren zijn de jaarlijkse kosten voor een Microsoft Office abonnement. Google Sheets is zelfs helemaal gratis.

• Gratis templates

Een ander groot voordeel van factureren in Excel spreadsheets: gratis templates voor je facturen die je zo online vindt en uploadt in Microsoft Excel. 

• Veel functies

In zowel Excel als Google Spreadsheets kun je echt gedetailleerd omgaan met je gegevens met behulp van de vele formules en functies. 

Nadelen van factureren in Excel

• Tijdrovend en kans op fouten

Door het handmatig invoeren van gegevens ben je veel tijd kwijt en is de kans op fouten in je facturen een stuk groter. Ai..

• Je hebt tijd nodig om daadwerkelijk te starten

Zeker bij de complexe formules in Excel heb je tijd nodig om het factureren onder de knie te krijgen. In tegenstelling tot populaire SaaS-producten voor facturering, is er geen gratis of aangepaste onboarding-service. Je moet alles zelf uitvogelen. 

• Zo bijzonder zijn de templates niet

Ja, er zijn gratis templates voor facturering beschikbaar voor Excel Spreadsheets. En ze zien er op het eerste oog goed uit. Toch komt er veel om de hoek kijken, met name de handmatige configuratie. Het template moet natuurlijk wel aansluiten op jouw wensen en behoeften.

• Beveiligingsproblemen

Zonder speciale integraties kunnen je gegevens en financiën in gevaar komen. Simpel gezegd: mensen die geen toegang zouden moeten hebben tot jouw gegevens kunnen dit makkelijk verkrijgen wanneer deze zijn opgeslagen op je computer of Google Drive. Een absolute no-go. 

• Het bijhouden van veranderingen is onhandig

Het bijhouden van wijzigingen of het beperken van gebruikerstoegang is niet makkelijk bij het gebruik van Excel-spreadsheets. Gebruikers zijn namelijk niet altijd op de hoogte van de meest recente versie. Dit leidt tot fouten die tijdrovend zijn om op te lossen. 

• Geen makkelijke inzage onderweg of op locatie

Spreadsheets zijn geen oplossing voor onderweg. Het is niet altijd even gemakkelijk om de factureringsstatus te controleren vanaf mobiele telefoons of tablets. Dit maakt het toch een stuk minder toegankelijk. 👎🏼

Factureer op een slimmere manier

Ga verder dan spreadsheets om je facturen bij te houden.

Excel spreadsheets zijn prima om mee te beginnen, begrijp me niet verkeerd. Maar als je meer uren boekt en meer klanten voor je wint, is een slim alternatief voor facturering nodig. Waarom? Op een gegeven moment worden spreadsheets riskant (met name de beveiliging) en te simplistisch, zeker voor een groeiende organisatie.

Ga dus voor een factureringsprogramma dat naadloos integreert me je CRM-systeem, zoals HubSpot CRM. Hiermee kun je direct van je verkoopdeal naar je facturering gaan. 

Mijn tip: ga voor een software met slimme automatiseringsfuncties zodat je nooit een belangrijke data mist. Daarnaast is tijdregistratie een must als je factureert op basis van tijd en resources.

Ga voor PSOhub

Met PSOhub krijg je meer grip op het proces dat komt na het sluiten van een deal, indien dit relevant is voor jouw organisatie. Dus ook voor facturering! 

Naast dat de software nauwkeurig bijhoudt wat je precies moet factureren ben je ook altijd verzekerd van betaling. Daar zorgt PSOhub namelijk voor.

PSOhub sluit naadloos aan bij HubSpot CRM, maar is ook los te gebruiken. 

Wil je weten hoe de voordelen van PSOhub er uit zien in een demo toegespitst op jouw organisatie? Maak een afspraak met één van mijn collega’s. Uiteraard helpen ze je graag verder om de software gratis uit te proberen!

Lees meer over PSOhub:

• PSOhub voor HubSpot: Wat is het en voor wie is het geschikt?
• PSOhub: een waardevolle aanvulling op HubSpot
• Ontdek de functies van PSOhub
• Klantvideo: PSOhub-ervaring bij Appronto