Samenvoegen van dubbele records in Maximizer

Ondanks Maximizer CRM ontwikkeld is met een sterke focus op een geautomatiseerde en overzichtelijke opbouw van de database, blijft de invoer van data mensenwerk. Zeker als er meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor de invoer van data kan onnauwkeurigheid ervoor zorgen dat relaties dubbel worden ingevoerd in Maximizer. Het is handig om iemand aan te wijzen die toeziet op consistente invoer van data, zodat de database schoon blijft.

De vraag blijft, hoe los ik het probleem van dubbel ingevoerde records op? In dit artikel leg ik stapsgewijs uit hoe dubbele records weer samengevoegd kunnen worden.

Voorkomen is beter dan genezen

Het samenvoegen van relaties in Maximizer is een kleine moeite en zeker aan te raden om vervuiling van de database tegen te gaan. Maar het voorkomen van foutieve invoer is vanzelfsprekend beter.

Bij het invoeren van een ‘nieuwe’ relatie (bedrijf, contactpersoon) kan één letter verschil met een eerder ingevoerd record resulteren in meerdere records voor 1 bedrijf. Dit kan eenvoudig  voorkomen worden door alvorens het invoeren van die relatie even te checken of deze relatie niet eerder is ingevoerd en dus al in het systeem voorkomt.  Een simpele zoekopdracht via één van de meerdere zoekfuncties binnen Maximizer volstaat. Op de diverse zoekfunctie binnen Maximizer zal ik in een volgend artikel ingaan.

Het samenvoegen van data in Maximizer

Hieronder beschrijf ik in een aantal stappen hoe je dubbele relaties in de database kunt samenvoegen.

Stap 1:

Zoek de desbetreffende relaties die meer dan één keer in de database voor komen en selecteer deze door in het vakje te klikken vóór de relatie.

Stap 2:

Klik op <Bewerk> in het hoofdmenu en vervolgens op <Maak lijst huidig>. Nu komen de 2 bedrijven in 1 overzicht te staan. Maak de selectie weer ongedaan door in het vakje te klikken van de groene pijl.

Stap 3:

Sleep <’t beste bedrijf>(Bron) naar <Het Beste Bedrijf> (Doel), waarbij het doelbedrijf de (meest) correct ingevoerde record is . Overigens, bij correct ingevoerde record kun je denken aan velden als ‘naam’,  ‘adres’, ’woonplaats’, ‘telefoon’ en ‘emailgegevens’.

Stap 4:

Selecteer de 2e optie in het onderstaande venster, ofwel ‘combineer het record en doelrecord in een enkel item’.

Klik op <OK> als je er zeker van bent dat de selectie de juiste is en het doel en de bron de bedrijven zijn die gecombineerd moeten worden.

Stap 6:

Maak vervolgens een keuze bij de eventuele ‘email vraag’. Bij hetzelfde bedrijf kun je hierop <Ja> antwoorden. De contactpersonen zonder ingevoerd email-adres krijgen dan het emailadres van het bedrijf. Indien dat niet gewenst is kun je <Nee> aanklikken. Hierna zijn de records samengevoegd.

Stap 7: 

Een belangrijke stap is het controleren of de bedrijven daadwerkelijk zijn samengevoegd. Dit kun je doen door bij de notities te kijken en te controleren of deze bij beide relaties hetzelfde zijn. 

Stap 8:

Verwijder nu het bronbedrijf. Dit zou het bedrijf moeten zijn wat het minst correct is ingevuld. Klik op het bedrijf dat je wilt verwijderen, druk dan op de <delete> knop. Er wordt nu gevraagd om dit te bevestigen.

Om het bovenstaande uit te proberen of te oefenen, kun je twee ‘dummy bedrijven’ (nep-accounts) maken. Voeg een notitie toe aan het bron bedrijf en voer dan bovenstaande stappen uit. Let wel op, het verwijderen van een relatie is definitief. Het terughalen van de verwijderde relatie is alleen mogelijk door deze uit een back-up van de database te halen.