Deel artikel
door Andrea van Witteloostuijn op 24-1-22 10:09
Je bent op zoek naar een nieuw CRM-systeem of een andere software applicatie. Hoe selecteer je dan het systeem, dat het beste bij jouw organisatie past? Hoe vergelijk je de producten en diensten van meerdere leveranciers? En hoe kies je tenslotte voor de juiste implementatiepartner?
Heb je een groot, impactvol en/of complex project? Dan helpt een Request for Proposal (RFP) jou zeker om de juiste leverancier of het beste product te selecteren. Een RFP is dus een handig hulpmiddel bij jouw selectieproces. In dit blog leggen wij je uit wat een RFP is. Èn hoe je een goede RFP opstelt!
Wat is een RFP?
Met een RFP geef je toekomstige leveranciers een goed beeld van wat jij zoekt. Zo kunnen zij heel specifiek antwoord geven op jouw vragen.
Een RFP is een sjabloon, waarin je al jouw projectspecificaties verwerkt. Vervolgens vraag je aan verschillende leveranciers om jouw RFP-sjabloon in te vullen. Daarin geven zij aan of hun producten en/of diensten bij jouw projectspecificaties passen. De informatie kun je daarna goed vergelijken, omdat de sjablonen allemaal hetzelfde zijn.
Je ontdekt snel alle sterke en zwakke punten van de producten en/ of diensten. Krijg je dit inzicht al in het beginstadium van jouw project? Dan bespaar je natuurlijk veel tijd! Bovendien voorkom je miscommunicatie over de omvang en de prijs van jouw project. Voor alle partijen is namelijk gelijk duidelijk wat, wanneer en hoe het project opgeleverd moet worden.
Vraag leveranciers dus om een voorstel te doen aan de hand van jouw projectspecificaties! RFP’s zijn daar superhandig bij. Het is natuurlijk wel belangrijk, dat je jouw projectspecificaties vooraf nauwkeurig definieert. Alleen dan kun je weloverwogen beslissingen nemen met behulp van de ingevulde sjablonen.
Bied je jouw RFP breed aan? Dan geef je leveranciers zelf de kans om naar jou toe te komen. Gebruik hier bijvoorbeeld jouw website voor. Presenteer jouw project ook op populaire websites van derden. Maak jouw project dus vindbaar voor meerdere aanbieders! %20Template%2c%20Blog%20Image.webp?width=1545&name=Request%20for%20Project%20Proposal%20(RPT)%20Template%2c%20Blog%20Image.webp)
Jouw briefing bij een RFP-sjabloon
Voordat een leverancier jouw RFP in kan vullen is er natuurlijk een goede briefing nodig. Je informeert daarin over de aard van jouw organisatie en de scope van jouw project. Natuurlijk moet je ook vertellen wat jouw behoeften precies zijn. Wij geven je een leidraad met belangrijke onderwerpen voor jouw RFP.Bovenaan een standaard RFP staan eigenlijk altijd de volgende projectgegevens:
Projectnaam of beschrijving
Bedrijfsnaam
Adres
Postcode en plaats
Contactpersoon
Telefoonnummer van de contactpersoon
E-mailadres van de contactpersoon
Eventueel een faxnummer
De volgende onderdelen neem je daarna op in jouw briefing (afhankelijk van jouw project):
- Wat is de aanleiding van jouw project?
Welk probleem wil je oplossen? Geef ook wat nuttige achtergrondinformatie. Vertel bijvoorbeeld hoe jouw organisatie is ontstaan? Welke producten en/of diensten bied je aan? Hoe onderscheidt jouw organisatie zich van concurrenten? Welke afdeling leidt het project? Wie zijn jouw klanten? Waaraan hecht jouw organisatie veel waarde? Zo help je de leverancier het voorstel op jouw organisatie af te stemmen. - Welke projectdoelen zijn er? Wat is de scope van jouw project?
Beschrijf het project, zodat leveranciers weten of het zinvol is om te reageren. Wat is de omvang van jouw project? Je vertelt welk resultaat je met jouw project wilt bereiken. Wat zijn jouw specifieke projectdoelen? Maak de projectdoelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Wees heel concreet en precies! - Wat is de projectplanning?
Neem een getailleerd schema op. Zo weten leveranciers of jouw planning haalbaar is voor ze. Denk ook aan alle mijlpalen van jouw project!
Hoe flexibel is deze planning? Moet het project binnen een bepaalde periode of vóór een bepaalde datum afgerond zijn? Hoe lang duurt het implementatietraject? Kan de leverancier aan jouw tijdsplanning voldoen?
Het is slim om jouw tijdsplanning met een tijdlijn te visualiseren. Zo is voor iedereen heel duidelijk en overzichtelijk wat de tijdsplanning is - Wanneer en waar moet jouw project starten?
Is dit haalbaar voor de leverancier? - Op welke specificaties toets je het voorstel?
Vertel leveranciers wat de belangrijkste specificaties zijn. Welke informatie wil je precies ontvangen? Aan welke specificaties moet het voorstel voldoen? Op basis van welke criteria toets je het voorstel? Stuur bijvoorbeeld een checklist mee waarop je al deze onderdelen benoemt. Vertel ook hoe jouw selectieprocedure eruit ziet. Wat is de reactietermijn? Wanneer beoordeel je alle voorstellen van de verschillende aanbieders? Wanneer kan de leverancier een antwoord van jou verwachten? - Welke verwachtingen heb je van de leverancier?
Welke verwachtingen heb je van de leverancier? In welke marktsegmenten heeft de leverancier zich gespecialiseerd? Is er een portfolio met referentieprojecten (met bijbehorende kosten)? Welke successen zijn er behaald? Hoe is de werkwijze bij deze projecten geweest? Hoe gaat de leverancier jouw project aanpakken? Welke ervaring en technische kennis heeft de leverancier in huis? Op basis van deze informatie krijg je een goed beeld van de kwaliteit van de leverancier. - Welke uitdagingen en randvoorwaarden zijn er?
Als organisatie heb je waarschijnlijk met bepaalde uitdagingen te maken. Misschien is er een complexe ict-infrastructuur of is er een beperkt budget beschikbaar? Er zijn tal van uitdagingen, knelpunten en randvoorwaarden mogelijk. Breng ze in kaart en benoem ze duidelijk. Zo kan een leverancier beoordelen of er een oplossing is voor deze issues. - Welk budget heb je beschikbaar? Wat zijn de kosten van het project?Natuurlijk wil een leverancier weten of het onderzoeken van een samenwerkingsverband zinvol is. Vertel daarom welk budget je hebt. Tegelijkertijd wil jij weten voor welke prijs de leverancier jouw project kan realiseren.
- Welke vragen heeft de leverancier aan jou?
Jouw briefing levert misschien vragen op bij de leverancier. Neem in jouw RFP ruimte op, waarin de leverancier jou deze vragen kan stellen. Ook kan jouw leverancier je feedback geven op jouw projectvragen. Zo komen er misschien dingen naar boven waar je zelf nog niet aan gedacht had.
Jouw RFP-sjabloon ontwerpen
Heb je de briefing bij jouw RFP-sjabloon opgesteld? Dan is het tijd om jouw RFP-sjabloon te gaan ontwerpen. Jouw sjabloon is een (digitaal) formulier. Met behulp van dit formulier beantwoordt de leverancier de vragen van jouw briefing.
TIP: Download een sjabloon en gebruik deze als basis. Wel zo gemakkelijk!
De selectie van de beste leverancier
Met behulp van alle RFP’s is het voor jou een stuk eenvoudiger om de beste leverancier te selecteren. Natuurlijk moet je dan nog gaan onderhandelen over de voorwaarden en de prijs.Je weet gelukkig precies wat de mogelijkheden van de concurrentie zijn. Met al die informatie heb je een goede onderhandelingspositie!
Verschillende soorten RFP’s
Hoe ziet jouw ideale RFP eruit? Dat hangt natuurlijk af van de organisatie waarvoor je werkt. Bovendien houd je rekening met het soort project. Werk je voor een marketingafdeling? Een RFP is dan bijvoorbeeld handig als je bepaalde marketingactiviteiten wilt uitbesteden. Je geeft daarin onder andere een beschrijving van het takenpakket. Een RFP voor een afdeling inkoop of een afdeling Sales ziet er weer anders uit.Wil je bijvoorbeeld een dienst afnemen of een product kopen, zoals CRM-software? Dan wil je precies weten wat de mogelijkheden van de verschillende CRM-systemen zijn. Hoe gemakkelijk is het systeem te implementeren? Hoe intuïtief is het? Welke applicaties kun je koppelen? Is er realtime gegevensuitwisseling mogelijk? Wat zijn de kosten? Het is een greep uit de vragen waar je misschien antwoord op wilt hebben.
8 Tips voor jouw Request for Proposal
Om jou te helpen bij het opstellen van je RFP geven we je 8 tips:- Hoe beter jouw input is hoe meer je aan de output hebt. Denk dus vooraf goed na over welke vragen je stelt. Zorg er zo voor dat je de informatie krijgt, die je echt nodig hebt!
- Wees transparant en duidelijk. Zo krijg je de beste antwoorden. Dit helpt jou om alle informatie te beoordelen.
- Vertel leveranciers duidelijk hoe en wanneer je de informatie wilt ontvangen.
- Help leveranciers relevante informatie te verstrekken waar je niet om gevraagd hebt (misschien weet je nog niet dat deze informatie relevant is).
- Wees concreet (kort, krachtig, gestructureerd, duidelijk).
- Stel open vragen. Bijvoorbeeld: Kun je een voorbeeld geven van een soortgelijk project? Hoe heb je dit project aangepakt? Tegen welke knelpunten ben je aangelopen? Zou je dit project weer hetzelfde aanpakken?
- Respecteer, dat leveranciers tijd nodig hebben om jouw vragen te beantwoorden.
- Zorg dat leveranciers gemakkelijk kunnen reageren. Bijvoorbeeld met behulp van een digitaal formulier op jouw website.
Eerst behoefte aan algemene informatie?
Wil je liever eerst meer algemene informatie van een leverancier ontvangen? Gebruik dan een Request for Information (RFI). Dat is nog zo’n handige tool, die veel inkoopafdelingen gebruiken.Een RFI is vaak de eerste stap van je oriëntatieproces. Je vraagt met een RFI namelijk algemene informatie op. Met de verkregen informatie krijg je inzicht in de markt. Het helpt je om de juiste vragen aan leveranciers te stellen (in je RFP). Op basis van deze informatie kun je bovendien vast een voorselectie maken
Ben je enthousiast over de informatie van een leverancier? Dan stuur je een RFP met meer inhoudelijke vragen toe. De RFP is een formeel verzoek aan geselecteerde leveranciers. Je vraagt daarin specifieke en gedetailleerde informatie op. Op basis van deze informatie wil je namelijk een keuze kunnen maken!
