Deel artikel
door Martijn Rijnders op 22-6-20 9:24
Er zijn veel verschillende CRM-systemen op de markt, met verschillende mogelijkheden en zaken waarin zij uitblinken. De zoektocht naar een passend CRM-systeem voor jouw organisatie kan hierdoor een erg lastige opgave zijn. Bij Systony hebben wij daarom de 4 beste CRM-systemen geselecteerd en opgenomen in ons portfolio. Met de CRM-Matchmaker kan je eenvoudig ontdekken welk systeem het beste bij jouw organisatie past.
Om de verschillen tussen CRM-systemen te laten zien, vergelijken we deze met elkaar. Ditmaal vergelijken we HubSpot CRM en Zoho CRM.
Het belang van een passend CRM-systeem
Alle CRM-systemen kunnen in de basis hetzelfde: het beheren van contactgegevens. Toch is het selecteren van een nieuw CRM-systeem niet eenvoudig. Ieder CRM-systeem beschikt namelijk over verschillende aanvullende functionaliteiten en/of uitbreidingsmogelijkheden.
Een CRM-selectie is geen kwestie van een systeem kiezen en direct aan de slag gaan. Wanneer je dit wel doet, zal je al snel tegen beperkingen aanlopen waardoor de gebruikersacceptatie fors afneemt. Begin het traject met het in kaart brengen van de eisen, wensen en behoeften van jouw organisatie. Onze gratis CRM Checklist helpt jou om alles in kaart te brengen, zodat jij jouw CRM-traject een goede start kan geven.
Wanneer je de eisen, wensen en behoeften in kaart hebt gebracht, kan er gericht worden gekeken naar een passend CRM-systeem. Een systeem dat aan de voorwaarden voldoet, zal het voor medewerkers een stuk eenvoudiger maken om ermee te werken. Zij lopen immers niet tegen allerlei beperkingen aan, het systeem is daadwerkelijk wat zij nodig hebben. Wanneer de gebruikersacceptatie laag is, worden ook gegevens in het CRM niet goed bijgehouden en ontstaat een vervuilde of verouderde database. Vervolgens kan hierdoor niemand meer goed werken met het CRM-systeem. In een eerder blogartikel hebben wij de 10 meest voorkomende valkuilen van CRM-implementatie op een rij gezet.
Een passend CRM-systeem zorgt dus voor een hoge(re) gebruikersacceptatie en hiermee ook betere return on investment. Maar het zorgt vooral voor gemak en efficiëntie.
HubSpot CRM en Zoho CRM
HubSpot CRM en Zoho CRM zijn qua functies en prijs met elkaar vergelijkbaar, daarom zijn deze twee systemen geselecteerd om naast elkaar te zetten.
Beide CRM-systemen behoren tot de top 15 beste CRM-systemen ter wereld, zo blijkt uit een uitgebreide vergelijking van G2. HubSpot CRM is de absolute nummer 1 en Zoho CRM staat op nummer 12.
De CRM-systemen werken goed en stellen jou en je collega’s in staat om leads en klanten vast te leggen en op te volgen. Tevens beschikken de systemen over functies voor het bijhouden van deals, maar ook functies voor klachtregistratie en marketingondersteuning.
Zoals gezegd zijn de systemen vergelijkbaar met elkaar, toch zijn er een paar grote verschillen. In dit artikel vergelijken we de CRM-oplossingen op vier verschillende vlakken:
- Een gemakkelijke start met CRM
- Functies
- Schaalbaarheid van de systemen
- Prijzen
Een gemakkelijke start met CRM
Na de selectie van een passend CRM-systeem begint de implementatie. Een implementatie bestaat bij Systony uit installatie, configuratie, dataconversie, systeemintegratie en het trainen van de gebruikers. Dit is niet een proces dat in één dag geregeld is, maar enkele weken in beslag neemt. Volgens TechnologyAdvice duren CRM-implementaties tussen de 6 weken tot 4 maanden. Uiteraard is de tijdsduur afhankelijk van een aantal factoren, waaronder factoren waar jouw organisatie invloed op heeft. Hierbij valt te denken aan onder andere beschikbaarheid van medewerkers en schone data.
Voor een goede start is niet alleen een gebruiksvriendelijk systeem nodig, maar ook de nodige training voor medewerkers. Investeer in meerdere trainingen waarin medewerkers op een rustig tempo het CRM-systeem leren kennen. Deze trainingen verdienen zichzelf terug, omdat de gebruikersacceptatie wordt verhoogd en medewerkers direct met het CRM kunnen werken. Een groot voordeel van zowel HubSpot CRM als Zoho CRM is dat zij erg gebruikersvriendelijk zijn.
Op gebied van een goede start zijn er weinig verschillen, juist omdat de systemen beide zo gebruikersvriendelijk zijn. Toch wordt de implementatie van HubSpot CRM over het algemeen als iets gemakkelijker gezien, door de gebruiksvriendelijke functies, kant-en-klare templates en beperkte aanpasbaarheid.
Klik hier voor de gratis HubSpot CRM demovideo
Functies van HubSpot CRM en Zoho CRM vergeleken
Het is lastig om CRM-systemen met elkaar te vergelijken. In de basis bieden zij namelijk hetzelfde, het zijn de functies eromheen die CRM-systemen echt van elkaar onderscheiden. Die extra functies zijn weer toegespitst op bepaalde soorten organisaties en/of gebruik. Wij hebben voor de vergelijking gekeken naar verschillende basisfuncties van de CRM-systemen.
Andere manier van ‘denken’
Een belangrijk verschil tussen HubSpot CRM en Zoho CRM is de wijze waarop de systemen ‘denken’. Dit verschil heeft doorwerking in de werkwijze van het systeem. Uiteraard worden met beide CRM-systemen contacten, leads, accounts en deals gevolgd. Alleen zijn deze op ieder platform wel anders gestructureerd.
Waar Zoho CRM kijkt naar afzonderlijke contacten en leads, kijkt HubSpot CRM naar de levenscyclusfasen van contacten. Hierbij worden klantreizen en voortgang bijgehouden, in plaats van dat er alleen wordt gewerkt met de labels ‘contacten’ en ‘leads’.
Aanpasbaarheid
Iedere organisatie is anders en hiermee ook de eisen, wensen en behoeften voor een CRM-systeem. Het kan zijn dat jouw organisatie bepaalde aanpassingen nodig heeft om het CRM-systeem naadloos aan te laten sluiten op de eisen, wensen en behoeften. Indien dat nodig is, dan is aanpasbaarheid van het systeem erg belangrijk.
De aanpasbaarheid van CRM-systemen kan per systeem heel erg verschillen, gelukkig doen HubSpot CRM en Zoho CRM op dit vlak niet voor elkaar onder. Beide systemen beschikken over mogelijkheden tot aanpassingen. Ook kunnen er koppelingen met andere systemen worden gemaakt.
Bij beide systemen kan je bijvoorbeeld de contactrecord aanpassen, waarbij je zelf kiest welke informatie je weer wilt geven. Zo kan je jouw CRM-systeem nog beter aan laten sluiten bij jouw organisatie.
Grootste verschil: Verkoopprognoses
Het grootste verschil tussen HubSpot CRM en Zoho CRM is de aanwezigheid van een functie voor verkoopprognoses. Dit is iets waar alleen Zoho CRM over beschikt. De tool geeft op een duidelijke en overzichtelijke manier de verschillende potenties weer, zodat er beter prestatiegericht gewerkt kan worden.
HubSpot CRM beschikt ook over verkooprapportages en berekende eigenschappen, maar deze functie (in het CRM) is minder sterk dan die van Zoho CRM. De functie voor verkoopprognoses is het grootste verschil tussen HubSpot CRM en Zoho CRM.
Schaalbaarheid van beide CRM-systemen
Schaalbaarheid is één van de factoren waar je bij de selectie van ieder systeem rekening mee moet houden, niet alleen voor bij een CRM-systeem. Er wordt een investering gedaan voor de langere termijn, de investering moet dan ook een lange tijd mee kunnen gaan. Een CRM-systeem moet dus mee kunnen groeien met jouw organisatie. Niet alleen qua aantal gebruikers, maar ook qua functionaliteiten.
HubSpot CRM en Zoho CRM zijn gelukkig beiden goed schaalbaar. Het is geen probleem om extra gebruikers toe te voegen, waarbij dit bij HubSpot CRM zelfs helemaal gratis kan. Daarnaast kan je het CRM-systeem ook uitbreiden met diverse extra modules, waarmee je er een totaalsysteem van maakt.
HubSpot biedt naast CRM ook de Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub. Met de hubs voor marketingautomatisering, verkoop en klantenservice kan je de functionaliteiten van het systeem fors uitbreiden. Een bijkomend voordeel: CRM en de Hubs zijn standalone tools. De tools werken uitstekend los van elkaar. Zo kan je bijvoorbeeld een marketingmedewerker alleen een account voor de Marketing Hub geven en een klantenservicemedewerker alleen een account voor de Service Hub. Wanneer je CRM en de Hubs combineert, vormen deze een onoverwinnelijke combinatie die naadloos met elkaar samenwerken.
Ook Zoho CRM biedt modules om het systeem uit te breiden. Het aantal modules is groter dan de drie hubs van HubSpot, maar de functionaliteiten zijn wel minder uitgebreid. Waar HubSpot drie uitgebreide Hubs met veel functionaliteiten biedt, bieden de extra modules van Zoho CRM vaak één functionaliteit aan. Dit is wel een voordeel wanneer je bijvoorbeeld maar één specifieke marketingfunctie nodig hebt zoals surveys of het beheren van social media accounts.
De prijzen van HubSpot CRM en Zoho CRM
HubSpot CRM is gratis en zal dit ook in de toekomst blijven. Voor kleine bedrijven en start-ups is het een ideaal CRM-systeem om mee te werken. Het CRM biedt een ongelimiteerd aantal contactpersonen, bedrijven, deals en supporttickets. Daarnaast kan je per maand 2000 nieuwsbrieven versturen. Grotere organisaties kunnen ook perfect met HubSpot CRM werken, maar hebben vaak wel behoefte aan een uitbreiding met gratis basisfuncties of betaalde uitgebreidere licentie van de Hubs. HubSpot biedt Hubs aan voor marketing, sales en klantenservice.
Zoho CRM biedt verschillende licenties van het CRM-systeem aan. De basislicentie is verkrijgbaar voor 12 euro per gebruiker per maand, daarnaast zijn er de uitgebreidere licenties Professional, Enterprise en Ultimate. De uitgebreidere licenties bieden diverse extra functies. Voor kleine organisaties en om het systeem uit te proberen, biedt Zoho CRM een gratis versie aan voor maximaal drie gebruikers. Met Zoho CRM Free kan je de hoofdfuncties zoals leads, documenten en mobiele apps gebruiken.
Benieuwd naar HubSpot CRM?
Systony is trots platinum partner van HubSpot en kan je alles vertellen over het CRM-systeem en de Hubs. Wil je gericht advies of een demonstratie? Boek vrijblijvend een afspraak in de agenda van Martijn of Maarten!
Meer lezen over de functies van de vier krachtige standalone tools van HubSpot? Download het productoverzicht! 
