Deel artikel
door Martijn Rijnders op 1-7-20 11:48
Een goed CRM-systeem zorgt ervoor dat afdelingen efficiënter werken en elkaar voorzien van relevante informatie over leads en klanten. Maar hoe implementeer je op een succesvolle wijze een CRM-systeem binnen een organisatie? In bovenstaande video leggen we dit uit in 6 stappen.
Stap 1: Wat wil je met het CRM-systeem bereiken?
Als eerste stap is het belangrijk om in kaart te brengen wat je met het CRM-systeem wilt bereiken. Deze doelstellingen zet je op een rij om later het succes van jouw CRM te kunnen meten. Hierbij is het van groot belang dat alle afdelingen die ermee gaan werken ook erover meepraten. Zij kunnen namelijk aangeven welke functionaliteiten zij nodig hebben om beter en efficiënter te werken, om ook daadwerkelijk de doelstellingen te kunnen behalen.
Om je te helpen om de benodigde functionaliteiten in kaart te brengen, hebben wij de CRM-Checklist gemaakt. Deze kan je gratis downloaden en gebruiken voor jouw oriëntatie op een goede CRM-oplossing.
Wanneer je de eisen, wensen en behoeften voor jouw nieuwe CRM-systeem op een rij hebt, kijk je welke CRM-oplossing hierbij aansluit. Hiervoor gebruik je bijvoorbeeld de CRM-Matchmaker. In een paar vragen ontdek je welk systeem perfect aansluit bij jouw organisatie.
Stap 2: Richt het CRM-systeem op een passende manier in
Na de selectie van een passende CRM-oplossing, is het tijd geworden om deze op een juiste manier in te richten. Bij het inrichten moet rekening worden gehouden met de opgestelde doelstellingen.
Een belangrijk onderdeel van de eerste stap is dat je goed onderzoekt wat de mogelijkheden zijn van het CRM-systeem, zodat je deze op de juiste manier in kan richten in stap twee. Het is raadzaam om hiervoor de hulp van een CRM-expert in te schakelen, zodat je jouw nieuwe systeem optimaal kan benutten. Niet alleen werken medewerkers dan eenvoudiger en beter met het systeem, ook verdien je zo sneller de investering terug.
In bovenstaande video geven wij 2 voorbeelden van het inrichten van een CRM-systeem.
Stap 3: Zet de data over naar het nieuwe systeem
In de derde stap wordt het nieuwe CRM-systeem gevuld met jouw data, dit wordt dataconversie genoemd.
Alle relevante gegevens uit bijvoorbeeld Excel-bestanden, je boekhoudprogramma of het huidige CRM-systeem worden overgezet naar het nieuwe systeem. Zo gaat er geen data verloren en kan je direct aan de slag met het nieuwe CRM-systeem.
Stap 4: Koppel het CRM-systeem met andere systemen
Nu je CRM-systeem is gevuld met data, kan deze data verrijkt worden met de gegevens uit andere gebruikte systemen. Iedere organisatie werkt namelijk met een financieel systeem of een boekhoudpakket. Daarnaast werken vooral productiebedrijven met een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning).
Deze andere gebruikte systemen kunnen gekoppeld worden met jouw CRM-systeem, zodat er data uitgewisseld kan worden. Zo kan je in jouw CRM-systeem de klantinformatie uitbreiden met bijvoorbeeld omzetcijfers en afgenomen producten of diensten.
Stap 5: Het trainen van gebruikers
Gebruikersvriendelijkheid is een belangrijk speerpunt van CRM-systemen. Toch is werken met zo’n systeem niet een kwestie van ‘gewoon aan de slag gaan’. Het is belangrijk om de toekomstige gebruikers van het systeem de juiste training te bieden. Alleen zo kunnen zij maximaal gebruikmaken van de nieuwe CRM-oplossing.
Omdat niet iedere afdeling op dezelfde manier met het systeem zal gaan werken, is het belangrijk om trainingen aan te laten sluiten op de werkzaamheden van een afdeling. Hierbij is het ook belangrijk om oog te houden voor medewerkers die minder digitaal zijn en iets meer tijd nodig hebben om alles onder de knie te krijgen.
Stap 6: Zorg voor support voor de gebruikers
Ondanks goede training, zullen gebruikers tegen problemen aanlopen. Ze weten bijvoorbeeld even niet meer hoe ze een bepaalde handeling uit moeten voeren of hebben een vraag. Om de gebruikers snel te kunnen helpen, is het belangrijk dat zij een beroep kunnen doen op support.
Je kan een eigen medewerker trainen als support, maar ook voor hem of haar is het systeem in het begin nog nieuw. Het beste werkt om een CRM-leverancier te selecteren die ook zelf support aanbiedt.
Meer weten over de implementatie van een CRM-systeem?
In bovenstaande video vertellen Martijn en Maarten de 6 stappen voor de succesvolle implementatie van een CRM-systeem én delen diverse voorbeelden en tips. Heb je bepaalde vragen, neem dan gerust vrijblijvend contact op met Martijn of Maarten!
Maak een vliegende start met de CRM-implementatie door eerst alle eisen, wensen en behoeften in kaart te brengen. De CRM-Checklist helpt je hierbij.
