Privacy Policy & Cookiebeleid Systony

Systony respecteert de privacy van alle gebruikers van de website www.systony.nl. Wij gaan daarom zorgvuldig en vertrouwelijk om met alle persoonsgegevens, die jij – als gebruiker – aan ons geeft.

Via onze website is interactie mogelijk. Bijvoorbeeld als je een digitaal formulier invult om een e-book aan te vragen of een video te bekijken. En als je je voor onze nieuwsbrief aanmeldt. Neem je telefonisch contact op of corresponderen wij via e-mail? Dan is dat ook een vorm van interactie.

Bij een interactie geef je persoonsgegevens aan ons. Persoonsgegevens zijn alle gegevens, die (direct of indirect) naar jou te herleiden zijn. Deze gegevens gebruiken wij om aan jouw verzoeken te voldoen. Zonder toestemming zullen wij ze niet aan derden verstrekken. Behalve als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van jouw verzoeken en/of onze diensten.

In deze privacyverklaring leggen wij je uit welke persoonsgegevens wij verwerken. Het verwerken van persoonsgegevens betekent, dat wij jouw persoonsgegevens verzamelen, bewaren, vastleggen, ordenen en gebruiken. Deze gegevens bewaren wij in ons klantbeheersysteem van HubSpot. Het beschermen, verwijderen en aanpassen van persoonsgegevens valt ook onder de verwerking.

Ook leggen wij je uit met welk doeleinden wij dat doen en op basis van welke wettelijke grondslag. Wij vertellen je hoe we met jouw gegevens omgaan. Je leest welke rechten je hebt en aan welke derde partijen wij jouw gegevens kunnen verstrekken. Maak je gebruik van onze website en/of diensten? En/of deel je jouw persoonsgegevens met ons? Dan verklaar je akkoord te zijn met deze privacy overeenkomst en ons cookiebeleid.

Waarom en hoe gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren en (extern) te promoten (gerechtvaardigd belang). Jouw persoonsgegevens verwerken wij onder andere voor marketing- en communicatiedoeleinden. Geef je jouw gegevens aan ons? Dan kunnen wij contact met jou opnemen.

Voorbeelden hiervan zijn:

  • Je dient een (support)vraag bij ons in? Wij nemen telefonisch, via chat of per e-mail contact met jou op.
  • Je downloadt ons e-book. Wij sturen je (geautomatiseerde) e-mails met meer relevante informatie en/of downloads over onze dienstverlening.
  • Met een formulier heb je jouw gegevens aan ons gegeven. Je toont veel interesse in onze producten en/ of diensten. Wij benaderen jou om te vragen of we je ergens mee kunnen helpen.

Wij gebruiken alleen de persoonsgegevens, die jij rechtstreeks aan ons verstrekt. Dit doen wij om te voldoen aan de diensten, die jij ons vraagt. En/of als bij het verstrekken van de gegevens al duidelijk is, dat je ze aan ons verstrekt om te verwerken.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou?

Maak je van onze diensten gebruik en/of verstrek je gegevens aan ons? Dan laat je persoonsgegevens bij ons achter. Bijvoorbeeld als je een formulier op onze website invult. Deze persoonsgegevens verwerken wij.

Persoonsgegevens, die wij van jou verwerken zijn:

  • Jouw naam
  • Jouw e-mailadres
  • Jouw telefoonnummer
  • Jouw werkgever (bedrijfsnaam en contactgegevens)
  • Jouw titel of functienaam
  • Jouw IP-adres, internetbrowser en type apparaat
  • Persoonlijke voorkeuren en instellingen
  • Andere gegevens, die je ons geeft. Bijvoorbeeld bij het invullen van een formulier, telefonisch contact of correspondentie per e-mail.

Van de situatie hangt af welke persoonsgegevens wij precies van jou verwerken. Gaan wij een overeenkomst met elkaar aan? Dan is het voor de uitvoering van deze overeenkomst bijvoorbeeld noodzakelijk om bepaalde financiële gegevens te verwerken. Denk daarbij aan rekeningnummers, ordernummers en specificaties van jouw HubSpot-abonnement.

Ben je zelf geen contractspartij, maar wel een contactpersoon? Bijvoorbeeld omdat je voor een organisatie werkt, die klant bij ons is. Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens ook. Er is dan een gerechtvaardigd belang van de onderneming. Wij gebruiken jouw gegevens om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Wij kunnen persoonsgegevens van andere (publiek toegankelijke) bronnen toevoegen aan onze database. Bijvoorbeeld LinkedIn en de Kamer van Koophandel (KvK). Daarnaast kunnen wij gegevens over jouw activiteiten vastleggen en gebruiken. Zoals jouw activiteiten op onze website en jouw klikgedrag bij onze andere online kanalen (sociale media, online advertenties, nieuwsbrief).

Bij de verwerking van jouw gegevens houden wij ons aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Het gebruik van formulieren

Op onze website vind je verschillende formulieren. Bijvoorbeeld voor de volgende doeleinden:

  • Het inschrijven voor onze nieuwsbrieven en blogs
  • Het doen van een contactaanvraag
  • Het downloaden van documentatie
  • Het bekijken van een video
  • Het solliciteren op een vacature
  • Het inschrijven voor een demo of ander evenement

Vul je een formulier in? Dan worden jouw naam en e-mailadres opgeslagen. Wij kunnen jou daarna per e-mail (en telefoon) benaderen voor commerciële doeleinden.

Wil je geen informatie meer van ons ontvangen? Dan kun je je altijd afmelden voor onze dienstverlening. Dat doe je via een link in onze e-mails of door contact met ons op te nemen.

Het gebruik van cookies

Systony gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Bezoek je onze website? Dan wordt er een klein tekstbestandje (cookie) opgeslagen in de browser van jouw computer, tablet of smartphone. Dit kleine tekstbestandje bevat informatie over jouw websitebezoek.

Cookies slaan jouw browsergegevens op. Daardoor verbetert jouw online ervaring. Cookies bewaren onder andere jouw inloggegevens en jouw website voorkeuren (bijvoorbeeld jouw voorkeurstaal).

De eerste cookie plaatsen wij als je onze website de eerste keer bezoekt. Bij een volgend bezoek kunnen wij jou daardoor herkennen. Met de informatie van deze cookies zien wij hoe jouw surfgedrag is. Ook verbeteren we onze website met deze informatie.

De verschillende soorten cookies:

  • Functionele (technische) cookies plaatsen wij om onze website goed te laten werken. Zij onthouden onder andere bepaalde voorkeuren, die jij ingevoerd hebt. Jouw gebruikerservaring wordt er dus beter door.

  • Analytische cookies zijn van derden, zoals Google Analytics en HubSpot. Met deze cookies meten wij de bezoekersaantallen van onze website. Ook geven deze cookies informatie over het (surf)gedrag van de bezoekers op onze website. Deze cookies helpen ons om de prestatie van onze website te verbeteren.

  • Tracking cookies (marketing/ reclame cookies) zijn ook van derden. Dit zijn speciale cookies, waarmee wij internetgebruikers op één of meerdere websites (surfgedrag) kunnen identificeren. Met behulp van deze cookies krijgen wij inzicht in hoe jij onze website gebruikt. Ook krijgen wij een beeld bij wat jouw interesses zijn.

Door jouw gedrag op onze website te volgen kunnen wij jou gerichter helpen. Met deze informatie stemmen wij onze producten en diensten zo goed mogelijk op jouw voorkeuren af.

Jouw instellingen voor cookies wijzigen

Bij het eerste bezoek aan onze website ga je akkoord met onze cookie instellingen. Wil je de cookies op jouw elektrische apparaten verwijderen of jouw cookievoorkeuren aanpassen? Dan kun je dit bij de instellingen van jouw webbrowser regelen.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alle cookies toe te staan of juist te blokkeren. Ook kun je voorkeuren voor individuele websites instellen. Verwijder je al jouw cookies? Dan verdwijnen jouw opgeslagen voorkeuren, zoals je inloggegevens en je taalvoorkeur.

In Google Chrome wijzig je de instellingen eenvoudig. Open eerst Google Chrome op jouw computer. Klik dan op rechtsboven op Meer  Instellingen. Onder ‘Privacy en beveiliging’ vind je ‘Alle cookies en sitegegevens’. Pas hier jouw voorkeuren aan.

Statistieken met waardevolle informatie voor ons

We gebruiken de statistieken van Google Analytics en HubSpot. Die statistieken verzamelen onder andere de volgende gegevens van onze websitegebruikers:

  • Het browsertype
  • IP-adres
  • Websitegedrag
  • Besturingsprogramma, dat je gebruikt
  • De domeinnaam van de website, die jou naar onze website gestuurd heeft.

Deze statistieken gebruiken we om het surfgedrag van onze bezoekers te analyseren. Op basis van deze informatie kunnen wij onze website optimaliseren. Jouw gegevens in deze statistieken zijn anoniem. Behalve als je op onze website een formulier hebt ingevuld en akkoord bent gegaan met onze AVG-melding.

Ook verzamelen we statistieken over wanneer je onze e-mails leest. Wij krijgen daardoor informatie over hoe vaak je op een link in onze e-mails hebt geklikt. Tenslotte zijn er statistieken over het gebruik van onze sociale media. We gebruiken al deze statistische gegevens om onze diensten te verbeteren. En/of eventuele problemen goed te kunnen analyseren en oplossen.

Systemen waar wij gebruik van maken

We gebruiken de volgende systemen om support te leveren, te analyseren, te meten, te herkennen en te herleiden:

  • HubSpot: helpt ons om bezoekers te herkennen, voorkeuren van bezoekers te registreren, (geautomatiseerde) e-mails te versturen en om te zien welke pagina’s bezocht worden.

  • TeamViewer: dit systeem helpt ons om support op afstand te leveren. TeamViewer werkt met versleuteling op basis van een 2048 RSA Private/Public sleuteluitwisseling en AES (256 bit) sessiecodering. Deze technologie is gebaseerd op dezelfde standaarden als https/SSL en voldoet aan de huidige standaarden voor beveiliging.

Initiëren wij een TeamViewer-sessie? Dan bevestig je automatisch, dat alle benodigde toestemming (van de eigenaar) aanwezig is om de zichtbare data tijdens de sessie in te zien.

Om op afstand in te loggen in jouw HubSpot-database maken wij gebruik van jouw gebruikersnaam en wachtwoord. Deze zijn veilig opgeslagen in een AES-256 versleutelde database, genaamd KeePass. Een beperkt aantal medewerkers van Systony heeft toegang tot KeePass.

Verstrekking van gegevens aan derden

Verzamelde gegevens behandelen wij met grote zorgvuldigheid. Je persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden. Wel kan het zijn, dat je gegevens worden gedeeld met onze directe partner HubSpot. HubSpot gebruikt jouw gegevens dan voor administratieve- en statistieke doeleinden. Zonder toestemming zal HubSpot jou niet benaderen. Ook zal HubSpot jouw gegevens zonder toestemming niet delen met derden. Lees meer over de privacy policy van HubSpot zelf.

Ook kan het voorkomen, dat wij jouw persoonsgegevens aan een bevoegde autoriteit moeten overhandigen. Denk bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, rechterlijke instanties en partijen die namens ons factureren en/ of vorderingen innen. Uiteraard maken wij dan afspraken met deze partijen om jouw privacy te beschermen. Ook als wij verplicht zijn om persoonsgegevens op basis van de wet te delen. Is er sprake van een geheimhoudingsverklaring tussen ons en een klant? Dan respecteren wij de inhoud van die verklaring (voor zover dit mogelijk is op basis van de wettelijke regelgeving, die van toepassing is).

De bewaartermijn van persoonsgegevens

De persoonsgegevens bewaren wij zo lang als nodig is om de gevraagde dienst(en) te leveren. Hoe lang wij jouw gegevens bewaren hangt onder andere af van de soort klantrelatie, die wij hebben.

Ben je klant van ons maar beëindigt onze klantrelatie? Dan bewaren wij de gegevens nog maximaal een jaar voor de beschreven statistische doeleinden. Wij wissen jouw gegevens daarna, behalve als er een wettelijke bewaarplicht geldt om de gegevens langer te bewaren. Zoals bij de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor betaalgegevens. In dat geval bewaren wij jouw gegevens zolang als dat nodig is voor deze bewaarplicht (of verjaringstermijn).

Werk je voor een klant van ons? Dan bewaren wij jouw gegevens in principe zolang als de onderneming onze klant is. Hoe lang wij jouw gegevens daarna nog bewaren hangt van de specifieke situatie af (zoals in de vorige paragraaf beschreven). Er kan ook een andere reden zijn waarom wij jouw persoonsgegevens langer bewaren. Bijvoorbeeld als er een juridisch proces loopt of als er een geschil is. In dat geval bewaren wij jouw gegevens, totdat het issue volledig is opgelost en afgerond (tenzij er andere geldige redenen zijn om jouw gegevens langer te bewaren).

Hoe beschermen wij jouw persoonlijke informatie?

Wij hechten grote waarde aan het zorgvuldig verwerken en beveiligen van jouw persoonsgegevens. We nemen daarom de nodige maatregelen om de veiligheid en de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te beschermen. Denk daarbij aan administratieve, technische (o.a. SSL-encryptie, je ziet een slotje rechtsonder of linksboven in je browser) en organisatorische maatregelen.

Bij de bescherming van jouw gegevens maken wij gebruik van de diensten van HubSpot. We beschermen jouw persoonsgegevens (conform de wet- en regelgeving, die van toepassing is) onder andere tegen:

  • Ongeoorloofde toegang
  • Misbruik
  • Ongewild verlies of wijziging
  • Ongewenste openbaarmaking

Je hebt daarbij de volgende rechten:

  • Het recht om jouw persoonsgegevens in te zien.
  • Het recht om jouw persoonsgegevens te laten verbeteren.
  • Het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • Het recht om onze gegevensverweking te laten beperken.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (het recht op verzet)
  • Het recht om jouw persoonsgegevens van ons te ontvangen en ze aan een andere partij (verwerker) over te (laten) dragen.

Meer informatie over deze rechten vind je op de website van de Autoriteit voor Persoonsgegevens.

Wil je gebruik maken van een van deze rechten? Stuur ons dan een e-mail (info@systony.nl) met jouw verzoek. Vermeld daarin van welk recht je gebruik wilt maken en de reden waarom.

Om misbruik te voorkomen controleren wij jouw identiteit aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Stuur daarom een digitale kopie mee met jouw verzoek. We verzoeken je om jouw pasfoto, BSN-nummer en ID-nummer daarop zwart te maken (in verband met jouw privacy).

Verder doen wij er alles aan om jouw persoonsgegevens zo up-to-date mogelijk te houden. Wijzigt er iets in je persoonsgegevens? Dan verzoeken wij je om dit aan ons door te geven.

De Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij graag als er klachten zijn over onze verwerking van jouw persoonsgegevens. Ben je niet tevreden over onze verwerking? Dan heb je het recht om een klacht daarover in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring en ons cookiebeleid

Wij behouden ons het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring en ons cookiebeleid. Het verdient daarom aanbeveling om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Deze privacyverklaring is het laatst aangepast op 21-12-2021. De meest recente versie vind je op deze pagina.