Vervuilde CRM data is hetzelfde als vervuilde benzine - 7 tips om dit te voorkomen

Vervuilde brandstof zorgt ervoor dat de brandstof injectoren in je auto problemen veroorzaken: falende uitstoot, rook uit de uitlaat, een lager toerental en vervuiling. In het ergste geval leidt dit tot een kapotte motor. Simpel gezegd, vuile brandstof is smerig en kan je het beste vermijden. Wanneer er goede en schone brandstof in de tank zit zal de motor veel soepeler draaien, maar blijven ook de functies van de motor efficiënt en het onderhoud betaalbaar.

Een vergelijking tussen een schoon CRM-systeem en een schone rijervaring kan gemakkelijk gemaakt worden, omdat uiteindelijk beiden een gevulde ‘tank’ eisen met een katalysator van hoge kwaliteit. In het geval van een CRM systeem is de puurheid van de data wat zorgt voor een effectief en efficiënt systeem. ‘Slechte’ of vervuilde data betekent dat de database verstopt raakt met ineffectieve en overtollige contactgegevens. Dit resulteert in slecht gesegmenteerde klantprofielen en campagnes zonder response.

Wanneer een bedrijf een grote investering in een CRM-systeem doet, zowel in tijd als geld, is het essentieel dat CRM een positieve ROI (Return On Investment) oplevert. Volg deze 7 tips en je data zal weer schoon worden en betere resultaten opleveren.

1. CRM Gebruikerstraining

Een goed CRM-trainingspakket is een intensief traject met geselecteerde werknemers. Zij worden vanaf het begin getraind zodat alleen schone gegevens worden geïmporteerd. Hoe eerder de CRM-gebruikers het belang van het intelligent analyseren van data begrijpen, hoe sneller de database op de juiste wijze gevuld kan worden. Hierdoor kunnen campagnes op de juiste wijze gesegmenteerd worden. De meest gemakkelijke manier is regelmatig trainingen te organiseren waarin gebruikers leren wat schone data betekent vanuit organisatorisch perspectief en hoe je gemakkelijk data selecteert en invoert. Daarnaast is een training over de verschillende functies een van CRM-systeem ook belangrijk.

2. Vergrendel je bronnen

Door de veelzijdigheid van beschikbare kanalen, kan data met hoge snelheid uit veel verschillende bronnen komen. Het is belangrijk dat je weet waar de data vandaan komt en dat geen mogelijkheid over het hoofd wordt gezien. Verschillende bronnen kunnen zijn:

• E-mail inbox;
• Lijsten van contactpersonen;
• Mobiele telefoons;
• Projectboeken;
• Facturen;
• Formulieren op de website;
• Interne data.

Vind, volg en bewaak deze datastromen goed.

3. Opschonen en ontdubbelen

Ontdubbelen is een essentiële activiteit die snel oude, deels ingevoerde, verouderde of onjuiste gegevens zal vinden. Dit kan ook gebruikt worden wanneer er data van oude databases in een nieuw systeem wordt ingevoerd. Zorg dat alleen hoogwaardige data in het nieuwe systeem komt. Dubbele gegevens kunnen vaak worden samengevoegd, zodat de records uniek en duidelijk zijn. Dit proces betekent dat de juiste gegevens schoon en up-to-date worden gemaakt voor degenen die er gebruik van gaan maken.

4. Wees kieskeurig en waakzaam

Niet alle data die wordt gegenereerd is waardevolle data. Sales- en marketingmedewerkers verzamelen complexe data in dashboards die voortvloeien uit verschillende campagnes. Ten eerste is het verstandig om een beleid te bepalen welke informatie de aandacht verdient en voldoet aan de strenge gestandaardiseerde regels voor gebruikers binnen het systeem. Ten tweede is het verstandig om steeds test records in kleine hoeveelheden te uploaden. Dit geeft bewijs dat de juiste gegevens in het juiste gedeelte van het CRM-systeem worden ingevoerd, zodat geplande campagnes soepel en vlot verlopen. Zorg ervoor dat je altijd de juiste data invoert. 

5. Label alle campagnes

Helaas is een CRM-systeem geen robot die gedachten kan lezen. Tenzij een gebruiker precies vertelt welke gegevens hij nodig heeft voor een bepaalde campagne en op welke datum deze verstuurd moeten worden, is de kans groot dat het niet zal gebeuren of dat er fouten gemaakt worden. Datasegmentering zal gedoe op dit gebied zoveel mogelijk beperken.

6. Draai regelmatige audits

Er is altijd een kleine kans dat verkeerde gegevens in het CRM-systeem terecht komen. Dit gebeurt door zowel menselijke als technische fouten. Data moet vers worden gehouden en je moet weten hoe oud bepaalde data is. Bijvoorbeeld als je gebruik maakt van een externe telemarketing campagne die gegevens nodig heeft en daarna weer overschrijft in het CRM systeem (bijvoorbeeld het aanpassen van de status van een klant). Oude data wordt hierbij verwijderd. Net als een goede gebruikerstraining, is het even belangrijk om de reguliere controles in te plannen. Bijvoorbeeld voor:

• Nieuwe databronnen;
• Nieuwe CRM-systeem versie updates;
• Opleidingsbehoeften van gebruikers;
• Validiteit van data;
• Het identificeren van strategieën die het proces optimaliseren.

Hierbij worden eventuele knelpunten in de schone datastroom verkleind.

7. Kies een CRM met ingebouwde tools voor een schone datastrategie

Het kiezen van een CRM die je schone datastrategie ondersteund is het belangrijkst. Een volledig uitgerust CRM-systeem moet contacten van verschillende bronnen kunnen synchroniseren en dubbele data op kunnen sporen. Velden die door gebruikers zijn gedefinieerd, zullen zorgen dat alle gegevens die nodig zijn om een taak uit te voeren, aanwezig zijn.

Tip: Gebruik je HubSpot CRM en wil je datavervuiling voorkomen? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van de HubSpot Operations Hub.