Gebruik dashboards binnen CRM om data inzichtelijk te maken

Het gebruik van CRM geeft je een schat aan informatie. Je krijgt niet alleen meer inzicht in je (potentiële) klanten, maar ook in de voortgang van verschillende teams binnen jouw organisatie. Al deze informatie kun je gebruiken om op data gebaseerde keuzes te maken. Maar daar zit ook gelijk de crux. De ‘schat’ aan bruikbare data is zo groot dat het inzichtelijk maken van data een lastige opgave kan zijn.

Door gebruik te maken van dashboards binnen CRM-software zorg je ervoor dat data inzichtelijk wordt.

Begin met een plan

Het inzetten van dashboards zal niet automatisch leiden tot meer inzicht en in sommige gevallen zal het zelfs lastiger worden om goede analyses uit te voeren. Daarom is het belangrijk om voordat je begint met het creëren van dashboards eerst een plan te maken. Focus je hierbij op kwaliteit in plaats van kwantiteit.

Voordat je kunt gaan denken aan het opzetten van een dashboard moet je eerst inzicht hebben in de KPI’s die voor jouw bedrijf belangrijk zijn.

Na het opstellen van de KPI’s ga je per dashboard na:

• Wat je inzichtelijk wilt maken;
• Welke data je daarvoor nodig hebt;
• Wie deze inzichten uit het dashboard moet halen;
• Hoe je de data zo eenvoudig mogelijk kan presenteren.

Het opzetten en optimaliseren van de dashboards

Nadat je een plan hebt gemaakt kun je de dashboards op gaan zetten. Je zult merken dat het goed opzetten van een dashboard enige oefening vereist. Vaak is data niet zo makkelijk inzichtelijk als dat je in eerste instantie dacht. Daarom is optimalisatie van het dashboard een stap die je niet mag overslaan. Betrek hierbij ook je collega’s die gebruik gaan maken van de dashboards, zij zullen vaak ook goede ideeën hebben.

Neem regelmatig even wat afstand en kijk daarna objectief naar de data die je te zien krijgt. Vraag jezelf af of deze data klopt, of de juiste bronnen ervoor gebruikt zijn en of de data snel het juiste inzicht geeft.

Tip: Maak zo min mogelijk gebruik van tabellen en maak gepresenteerde data visueel. Dit zorgt ervoor dat gebruikers veel sneller kunnen zien hoe de voortgang gaat.

Organisaties veranderen, dus dashboards ook

Organisaties en de markt waarin zij actief zijn veranderen continu. Het is daarom logisch dat dashboards ook veranderen. Bekijk daarom regelmatig je dashboards en KPI’s en bepaal of ze inzicht geven in het huidige werkveld. Zo niet, pas dan aan waar nodig. Het kan zijn dat veranderingen zo ingrijpend zijn dat dashboards overbodig worden of dat er nieuwe dashboards nodig zijn voor beter inzicht. Schroom niet om dit te doen. Hoe beter de dashboards zijn, des te makkelijker wordt het om hierop te acteren.

Houd ook bij of collega’s nog gebruik maken van de dashboards. Als bepaalde dashboards niet meer gebruikt worden, dan kan het zijn dat er bepaalde aanpassingen nodig zijn zodat de inzichten weer up-to-date worden. Ga daarom ook op vaste tijdstippen met de gebruikers zitten om de dashboards te bespreken. Alleen wanneer dashboards bijgehouden worden en mee veranderen met de organisatie, zullen de inzichten relevant blijven.

Wil jij ook prestaties verbeteren door gebruik te maken van CRM-software? Download dan de whitepaper In 4 stappen naar betere CRM-prestaties.