8 Tips voor het maken van een effectief CRM-dashboard

Op een CRM-dashboard zie je in één oogopslag hoe jouw bedrijf ervoor staat. Hoeveel deals zitten er nog in de pijplijn? Wat brengen jouw marketingcampagnes op? En hoe staat het met de afhandeling van de servicetickets? Met behulp van grafieken en tabellen breng je al jouw CRM-data overzichtelijk bij elkaar. Per situatie, medewerker, afdeling of je organisatie als geheel. Net waar jij je op wilt focussen.

Maar de mogelijkheden hangen wel af van je CRM-software. Of de dashboard software, die je daaraan gekoppeld hebt. En hoe je de data uit jouw CRM-platform bij elkaar brengt. Schaf je een nieuw CRM-systeem aan? Dan levert je dat niet automatisch goede strategische bedrijfsinzichten op. Je krijgt pas bruikbare informatie met de juiste tools. En als je zelf de data daarmee logisch combineert.

Maar richt je jouw CRM-dashboards optimaal in? Dan beschik je over een geweldige basis voor je strategische beslissingen. In dit artikel geef ik je 8 tips, die je helpen bij het maken van een effectief CRM-dashboard. 

Hoe maak je een goed CRM-dashboard? 8 Tips

Een CRM-dashboard aanmaken is meestal in een paar minuten gebeurd. Maar beschik je dan over een CRM-dashboard waar je echt wat aan hebt? Met alle informatie die je nodig hebt voor je strategische beslissingen? Waarschijnlijk niet. De onderstaande 8 tips helpen je om jouw CRM-dashboard wél goed in te richten.

1. Zorg voor de juiste informatie op je CRM-dashboard

Richt je jouw CRM-dashboard niet meteen goed in? Dan kost het je later waarschijnlijk veel tijd om het aan te passen. Bepaal daarom vooraf wat je erop wilt hebben. Houd hierbij rekening met:

1. De informatie, die je echt nodig hebt.
2. Maken je collega's ook gebruik van het CRM-dashboard? Zorg dan dat het ook voldoet aan hun wensen en behoeften. 

Bepaal samen met alle betrokkenen welke data nodig is om de KPI’s te monitoren. 

TIP: Heb je de juiste mensen de juiste rechten gegeven? Stel dat je een prachtig marketing dashboard hebt gemaakt? Dan wil je niet dat Mehmet van de afdeling klantenservice jouw dashboard bewerkt. Hij mag het wel bekijken.

2. Maak een toegankelijk CRM-dashboard 

Is het CRM-dashboard voor alle betrokkenen toegankelijk? Een goed CRM-dashboard levert je ongelofelijk veel waardevolle informatie op. Daarnaast scheelt het je veel tijd als je altijd een goed overzicht voorhanden hebt. Maar dan moet iedereen het natuurlijk wel makkelijk kunnen vinden binnen het CRM-systeem. Anders wordt het onvoldoende of zelfs helemaal niet gebruikt. Of je bent veel tijd kwijt met ernaar te zoeken. 

TIP: Maak je dashboard als standaard 'homepage'. Dan wordt de pagina als eerste geopend bij het opstarten van het CRM-systeem. Maak je gebruik van meerdere dashboards? Stel bepaalde dashboards dan als favoriet in om ze toegankelijker te maken. 

3. Houd de data op je CRM-dashboard actueel 

Kun jij goede beslissingen nemen op basis van verouderde en/of vervuilde CRM-data? Ik niet! Op basis hiervan maak je misschien zelfs de verkeerde keuzes.

Zorg er daarom voor, dat jouw data altijd actueel is. Daar is trouwens wel wat discipline voor nodig. Zo zijn alle CRM-gebruikers gezamenlijk verantwoordelijk, dat de CRM-data up-to-date blijft. Dit betekent dat ze de data op dezelfde manier moeten bijhouden. Het is verstandig om regelmatig te monitoren of dit ook echt gebeurt.

Tegenwoordig verzamelen veel CRM-systemen ook automatisch veel online CRM-data. Deze CRM-systemen kunnen bijvoorbeeld websitebezoekers tracken, die hun gegevens hebben achtergelaten. Ook is het mogelijk om CRM-data automatisch te verrijken. Ons favoriete CRM-systeem (HubSpot) heeft daar verschillende tools voor. Bijvoorbeeld Inbox Automation en HubSpot Insights. 

HubSpot beschikt ook over tools om de kwaliteit van je data te verbeteren. Dankzij de workflows van de Operations Hub worden typfoutjes bijvoorbeeld automatisch gecorrigeerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan hoofdletters en teveel spaties. 

TIP: Ben je benieuwd naar de beste tools van HubSpot? Ontdek ze in dit blog: [VIDEO] De top 10 beste functies van HubSpot. 

4. Kies relevante statistieken

Dankzij de statistieken op je CRM-dashboard zie je snel hoe het met jouw doelstellingen gaat. Van de KPI's van een individuele medewerker tot de doelen van de complete organisatie. En van de verschillende campagnes, die je voert. Personen, afdelingen en de hele organisatie zien in een paar minuten hoe het ervoor staat.

Veel CRM-systemen bevatten talloze standaard statistieken, die je aan je CRM-dashboard kunt toevoegen. Het is misschien ook wel mogelijk om dit aan te vullen met rapportages op maat. Hoeveel statistieken er ook zijn. Gebruik alleen de statistieken, die echt van belang zijn voor jouw doelen. Een CRM-dashboard moet in één oogopslag het juiste inzicht geven. Vermijd daarom informatie die niet relevant is.

TIP: In HubSpot kun je kiezen uit standaard en maatwerk rapportages. In dit blog leggen we je het verschil uit: Wat zijn standaard en custom rapportages in HubSpot?

5. Zorg voor een overzichtelijke opmaak van je CRM-dashboard

Wat is de beste vorm om jouw data te tonen? Kies voor een visuele opmaak, die hierbij past. Zo lees je de data van jouw CRM-dashboard het makkelijkst af. 

Weet je dat je ook Google sheets en docs kunt toevoegen? En dat je jouw rapportages in je eigen huisstijl kunt opmaken? Daarnaast geef je met behulp van tekstblokken toelichting aan je statistieken.

TIP: In HubSpot kun je op de de meeste grafieken en tabellen doorklikken. Je zoomt dus makkelijk in op bepaalde data. In dit blog vertellen we je er meer over: Wat kun je met een goed KPI management dashboard?

6. Denk goed na over de indeling van je CRM-dashboard

OK, je hebt goed nagedacht over de inhoud van je CRM-dashboard. Inmiddels is je duidelijk wat erop moet staan. Je hebt de perfecte grafieken en tabellen geselecteerd. En die zien er ook nog eens mooi uit. 

Maar... hoe deel je jouw CRM-dashboard nou het beste in? Is de indeling niet logisch? Dan maakt dat jouw CRM-dashboard namelijk minder efficiënt. Ook hier moet je dus goed over nadenken. In HubSpot versleep je jouw statistieken trouwens makkelijk met een drop-and-drag editor. Het aanpassen van de indeling van je CRM-dashboard is dus een fluitje van een cent!

TIP: Misschien vind je dit ook een interessant artikel: Wat meet je op jouw HubSpot Sales Dashboard?

7. Maak een actiegerichtheid CRM-dashboard

Effectieve CRM-dashboards geven niet alleen informatie weer. Ze zijn ook actiegericht. Dit betekent dat ze richting geven aan wat je moet doen.

Stel je voor: je werkt op een service afdeling. Dagelijks komen er talloze servicetickets binnen. In welke volgorde handel je die af? Een goed ingericht CRM-dashboard ordent de servicetickets. Je ziet welke er nog openstaan en welke al afgehandeld zijn. Je ziet ook welke servicetickets de hoogste prioriteit hebben. Bijvoorbeeld omdat ze als eerste zijn binnengekomen. Of omdat er een Service Level Agreement (SLA) is afgesproken.

Een ander voorbeeld: Als verkoper heb je verschillende offertes uitstaan. Je CRM-dashboard maakt inzichtelijk wat de status van jouw offertes is. Welke offertes zijn digitaal ondertekend teruggekomen? Welke offertes zijn niet doorgegaan? Wanneer verlopen de offertes? En welke klanten moet je nabellen? Je ziet het in één oogopslag op jouw CRM-dashboard. 

TIP: Welke informatie plaats je op een Marketing Dashboard? Je ontdekt het in dit artikel: Hoe werkt een online Marketing Dashboard in HubSpot?

8. Kies een CRM-dashboard, dat je overal kunt raadplegen

Steeds meer mensen werken buiten kantoor. Het is daarom prettig als je CRM-dashboards overal beschikbaar zijn. Kies daarom voor een mobiel CRM-dashboard. Zo kun je de data raadplegen wanneer en waar dat nodig is.

Zoek je een CRM-systeem met goede dashboard mogelijkheden?

Ik heb ons favoriete CRM-systeem al een paar keer genoemd: HubSpot. En dat is niet alleen vanwege de dashboard mogelijkheden! HubSpot is namelijk gebruiksvriendelijk, flexibel, schaalbaar en betaalbaar. Daarnaast bevat het eigenlijk alles wat je als klantgerichte organisatie nodig hebt. Zoals de meest fantastische tools voor marketing, sales en service. Daarbij stem je de processen van je afdelingen makkelijk op elkaar af. 

Voorheen implementeerden wij ook nog 3 andere CRM-systemen, namelijk Maximizer, Teamleader en Microsoft Dynamics 365. HubSpot kwam bijna altijd het beste uit de bus. Vooral bij de maakindustrie en MKB-organisaties in de zakelijke dienstverlening. Eind 2021 hebben wij daarom besloten ons alleen nog op HubSpot te focussen.

Wij (en onze klanten) zijn niet de enigen, die gek zijn op HubSpot. Het internationale onderzoeksbureau Gartner ziet HubSpot als een leider voor Marketing Automation software. Bovendien vind je online talloze enthousiaste reviews van HubSpot-gebruikers. Bijvoorbeeld op de website van G2. In dit artikel leggen we je uit waarom dat zo is: Ontdek HubSpot: beste schaalbare all-in-1 CRM software voor het MKB.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Bekijk onze ultieme HubSpot CRM demovideo dan eens. Zo krijg je gelijk een goede indruk van de CRM-software.