Zo maak je jouw vervuilde CRM-data weer schoon

“Zojuist werd ik gebeld door Klaas van onze grootste klant in Amsterdam. Hij had een joekel van een klacht over mijn collega Hans. Via ons CRM-systeem probeerde ik te achterhalen wat er precies gebeurd is. Helaas werd ik er weinig wijs uit.

Klaas vertelde me over 6 gesprekken in de afgelopen maand. Ik kon maar 2 kleine aantekeningen terugvinden. Alle andere informatie is veel ouder. Daar had ik helemaal niets aan. Ontzettend irritant. Hoe kan ik deze klacht nou goed oplossen zo? Wat zou het fijn zijn als ik wel alle informatie had!”

Is dit herkenbaar voor jou? In dit blog leggen wij je uit hoe je jouw CRM-data schoonmaakt en actueel houdt.

Hoe kom je van de vervuilde CRM-data in jouw CRM-systeem af?

Start je met een nieuw CRM-systeem? Dan wil je jouw data natuurlijk gelijk goed bijhouden. Maar soms gaat het toch mis.

Wij horen regelmatig, dat gegevens in CRM-systemen vervuild zijn geraakt. Organisaties willen het probleem graag oplossen. Maar vaak weten ze niet zo goed hoe ze het aan moeten pakken. Het kost namelijk veel tijd en moeite om alle data schoon en up-to-date te krijgen.

Toch is het natuurlijk slimmer om wel iets aan het probleem te doen. Hoe langer je met het vervuilde systeem doorwerkt hoe groter het probleem wordt. Met schone en actuele data kun je jouw klanten bovendien veel beter bedienen. Gelukkig is het opschonen van jouw data gemakkelijker dan je denkt. Als je maar precies weet wat je daarvoor nodig hebt. Maak daarom vooraf een plan van aanpak.

TIP: Twijfel je of het slim is om over te stappen naar een nieuw CRM-systeem? Lees dan ons blog over hoe je een CRM-strategie maakt.

Zo schrijf je jouw plan van aanpak

In jouw plan van aanpak beschrijf je hoe je het project aanpakt. Ook bepaal je of jouw CRM-systeem een update nodig heeft.

Voldoet jouw CRM-systeem nog wel aan alle behoeften? Kun je jouw CRM-systeem goed afstemmen op jouw organisatie van nu? Misschien is het wel verstandiger om over te stappen naar een nieuw CRM-systeem? Jouw plan van aanpak helpt je om dat inzichtelijk te krijgen. Bovendien wil je natuurlijk voorkomen, dat het probleem weer ontstaat. Daarom bedenk je hoe je jouw CRM-data voortaan gaat bijhouden.

Dit neem je in jouw plan van aanpak op:

Het CRM-systeem & jouw organisatie

• Een korte beschrijving van de situatie.
• Wat wil je met jouw CRM-systeem bereiken?
• Welke bedrijfsprocessen zijn er belangrijk voor jouw organisatie? Bijvoorbeeld veel leads genereren.
• Welke bedrijfsprocessen wil je stroomlijnen met jouw CRM-systeem? Bijvoorbeeld meer klanten van jouw leads maken.
• Welke knelpunten wil je oplossen met jouw CRM-systeem? Bijvoorbeeld dat medewerkers van verschillende afdelingen van elkaar weten wat ze doen.

TIP: Bedenk welke bedrijfsprocessen je zoveel mogelijk wilt automatiseren.

Gebruikers

• Wie maken er nu gebruik van het CRM-systeem? Wat doen zij ermee?
• Wie zouden het CRM-systeem allemaal moeten gebruiken en waarom?
• Hoe betrek je jouw collega’s bij het project?

CRM-functionaliteiten

• Welke CRM-functionaliteiten zijn belangrijk voor jouw organisatie? Denk bijvoorbeeld aan de afdelingen marketing, sales en service.
• Zijn er CRM-functionaliteiten, die je zou willen toevoegen? Biedt jouw CRM-systeem deze functionaliteiten standaard aan (tegen meerkosten)? Ontdek hier wat je met het CRM-systeem van HubSpot kunt doen.
• Heb je alle gewenste functionaliteiten gelijk al vanaf dag 1 nodig? Zijn er functionaliteiten, die je later toe wilt (en kunt) voegen? Maak ook onderscheid tussen ‘nice to have’ en ‘need to have’.

Koppelingen met andere softwareprogramma’s

• Welke softwareprogramma’s zijn al gekoppeld aan jouw CRM-systeem? Bijvoorbeeld jouw e-mailprogramma, boekhoudprogramma of ERP.
• Welke andere softwareprogramma’s zou je nog willen koppelen en waarom? Is dit ook mogelijk?

De data

• Welke data wil je precies bijhouden in jouw CRM-systeem?
• Moeten alle (nieuwe) gebruikers alle data kunnen inzien en gebruiken?
• Hoe ga je de data opschonen? Welke (geautomatiseerde) mogelijkheden zijn daarvoor?
• Hoe houd je de data schoon en actueel?

Beschikbare middelen

• Hoeveel interne capaciteit is er beschikbaar? Denk bijvoorbeeld aan de medewerkers, die de data moeten opschonen.
• Welke werkzaamheden wil je uitbesteden?
• Waar heb je maatwerk voor nodig?
• Hoeveel budget is er beschikbaar?

Bereid jouw project dus goed voor. En start pas met het proces als je precies weet wat je nodig hebt.

TIP: Lees ons blog: Hoe je gemakkelijk naar een modern CRM-systeem overstapt en met schone data start.

10 Tips om de data in jouw CRM-systeem schoon te houden

Is de data in jouw CRM schoon en actueel? Dan is het belangrijk dat je de gegevens goed onderhoudt. Gedeeltelijk kun je dit proces gelukkig automatiseren (afhankelijk van jouw CRM-systeem). Het allerbelangrijkste is, dat je het systeem samen met jouw collega’s bijhoudt.

Met de volgende tips krijg je dat zeker voor elkaar:

1. Betrek de gehele organisatie vanaf het begin bij jouw project. Zorg dat iedereen er blij van wordt. Gebruikerservaringen en tips van collega’s neem je natuurlijk mee.
   
   
2. Stem jouw CRM-systeem helemaal af op de behoeften van jouw organisatie (en collega’s).
   
   
3. Het is heel belangrijk, dat iedereen goed met het systeem gaat werken. Vertel alle gebruikers hoeveel makkelijker hun werk erdoor wordt. En hoe belangrijk het is, dat de gegevens actueel blijven.
   
   
4. Zorg ervoor dat iedereen jouw CRM-systeem begrijpt. Met een gebruiksvriendelijk CRM-systeem leert iedereen snel werken. Is jouw CRM-systeem niet zo gebruiksvriendelijk? Misschien wordt het dan tijd om over te stappen naar een moderner CRM-systeem!
   
   
5. Train alle bestaande en nieuwe medewerkers, zodat ze het CRM-systeem goed leren kennen. Help ze snel als ze vragen hebben.
   
   
6. Wijs één of een paar CRM-verantwoordelijken binnen jouw organisatie aan. Zij beantwoorden alle CRM-vragen van collega’s. Ook zien zij erop toe, dat gebruikers het systeem goed gebruiken.
   
   
7. Automatiseer het schoonhouden van jouw data zoveel mogelijk. Laat jouw CRM-systeem bijvoorbeeld automatisch bepaalde taalfoutjes corrigeren.
   
   
8. Synchroniseer de data van jouw gekoppelde softwareprogramma’s (automatisch). Zo zijn de gegevens in al jouw systemen altijd hetzelfde.
   
   
9. Evalueer de data van jouw CRM-systeem regelmatig. Werkt het CRM-systeem, zoals jij dat wilt? Zijn er knelpunten? Wil je bepaalde functionaliteiten aanpassen, toevoegen of verbeteren? Is er meer training nodig?
   
   
10. Blijf het systeem afstemmen! Zo groeit jouw CRM-systeem mee met jouw organisatie.

Kortom, houd de data van jouw CRM-systeem schoon, volledig en actueel. Bepaal hoe je dit wilt doen en zorg dat het zo gebeurt!

Hulp of advies nodig?

Heb je hulp of advies nodig bij het opschonen en onderhouden van jouw CRM-data? Dan helpen wij je graag op een moment, dat het jou uitkomt. Plan zelf je online kennismakingsafspraak in onze agenda.