Waarom gebruik je KPI's op de dashboards van je CRM-systeem?

Een dashboard is een soort samenvatting van belangrijke informatie: KPI's (Kritieke Prestatie Indicatoren). Deze KPI's helpen jou om belangrijke beslissingen te nemen.

Bovendien is de informatie op het dashboard van jouw CRM-systeem altijd actueel. Misschien is de situatie van gisteren anders dan die van vandaag. Er kunnen belangrijke wijzigingen plaatsvinden. De gevolgen hiervan wil je weten. Hoe bepaal je anders goed wat er moet gebeuren? Kijk maar eens naar onderstaand voorbeeld:

Hoe presteert de klantenservice? Via welke kanalen komen de meeste servicetickets binnen? Hoe snel reageren medewerkers op chats? Hoeveel servicetickets staan er nog open? En hoe gaat het eigenlijk met de algehele klanttevredenheid? Dit en meer monitort Katja op het klantenservice dashboard. 

Waarom gebruik je KPI's voor de dashboards van je CRM-systeem?

Organisaties hebben belangrijke informatie nodig voor hun strategische beslissingen. Het is bijvoorbeeld niet slim om nieuwe mensen aan te nemen als de (verwachte) omzet tegenvalt. Of om nieuwe klanten aan te trekken als je ze niet goed kunt helpen. En verwacht je een boost in je sales? Dan wil je snel voor extra handjes zorgen!

Door alle digitale ontwikkelingen is er steeds meer data beschikbaar. Waardevolle informatie, die organisaties helpt om verstandige beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld over de richting die de organisatie opgaat. Of om de sales te voorspellen.

Deze waardevolle informatie maak je beschikbaar op een dashboard. Hapklaar. Bijvoorbeeld in de vorm van duidelijke grafieken en tabellen. Zo zie je in één oogopslag hoe de organisatie ervoor staat. Deze data wordt meestal bewaard in een CRM-systeem. Het is daarom handig als je over een CRM-systeem met goede dashboard functies beschikt!

Op je dashboards wil je alleen de belangrijkste informatie terugzien. Daarom bepaal je eerst wat de belangrijkste organisatiedoelen en KPI's zijn. Een organisatie heeft bijvoorbeeld als doel om binnen 5 jaar met 10% te groeien. Om dit doel te bereiken stelt het KPI's op. Hierdoor maakt de organisatie het doel meetbaar.

Met een KPI meet je de prestaties van iets. Zoals je product, merk of bedrijf. En de individuele prestaties van een verkoopmedewerker. Of de opbrengst van een marketingcampagne. Maak je jouw KPI's inzichtelijk op je dashboards? Dan heb je altijd een actueel beeld van de status van jouw doelstellingen. Natuurlijk stuur je zo makkelijker bij als dat nodig is!

KPI voorbeelden voor de dashboards van je CRM-systeem

Welke doelen en KPI's je formuleert is natuurlijk afhankelijk van de situatie. Voor je sales afdeling wil je bijvoorbeeld andere dingen weten dan voor je klantenservice. Het management is juist vooral in overkoepelende informatie geïnteresseerd. De dashboard behoeften binnen een organisatie verschillen dus.

Hieronder zijn wat voorbeelden van populaire KPI's:

• Aantal websitebezoekers
• Aantal nieuwe leads
• Aantal nieuwe klanten
• Omzetgroei
• Aantal en soorten deals in de sales pijplijn
• Conversieratio's
• Gemiddelde reactiesnelheid op e-mails
• Aantal klachten
• De snelheid van de afhandeling van servicetickets
• Hoeveel leads er nodig zijn om een bepaalde omzet te genereren
• De gemiddelde verkooptijd
• Aantal volgers op LinkedIn en Facebook.

Deze KPI's kun je koppelen aan iets. Hoeveel leads en nieuwe klanten heeft jouw marketingcampagne bijvoorbeeld opgeleverd? En tot welke omzetgroei heeft dat geleid? De KPI's die je formuleert zorgen dus voor belangrijke inzichten. Op basis van deze informatie ben je in staat om weloverwogen beslissingen te nemen. Gebaseerd op feiten!

Experimenteer zelf met KPI's en dashboards van HubSpot

Ben je toe aan overzichtelijke en gebruiksvriendelijke dashboards met je belangrijkste doelen en KPI's? Mijn collega's Maarten, Martijn en Floris helpen je er graag mee. Ook kun je eerst zelf wat experimenteren met het gratis CRM-systeem van HubSpot. Zo krijg je er alvast wat feeling mee!