Wat zijn standaard en custom rapportages in HubSpot?

Hoeveel nieuwe klanten levert jouw marketingcampagne op? Welke sales inspanningen werken het beste? Met welke kanalen trek je de meeste sollicitanten aan? Hoe scoort jouw klantenservice afdeling? Er is zoveel wat je kunt meten met goede rapportages.

Steeds meer mensen zien het belang van rapportages in. Logisch ook. Goede rapportages zijn hartstikke waardevol voor organisaties. De mogelijkheden zijn echt oneindig. Als CRM Consultant vertel ik je graag over de uitgebreide rapportage mogelijkheden van HubSpot. Er zijn namelijk tot wel 200 (gratis en betaalde) standaard rapportages in de rapportagebibliotheek beschikbaar. Op kant en klare dashboards zie je in één oogopslag hoe jouw organisatie ervoor staat.

Heb je juist behoefte aan meer specifieke rapportages? Kies dan voor custom rapportages: rapportages op maat dus. Met een uitgebreider abonnement kun je namelijk ook zelf rapportages maken. Combineer de verschillende rapportages vervolgens op jouw dashboard. Precies zoals jij dat wilt. In dit artikel vertel ik je onder andere over:

Je eigen standaard en custom rapportages maken.
Welke rapportages zet je op jouw dashboards?
Het verschil tussen standaard en custom rapportages in HubSpot

Je eigen standaard en custom rapportages maken

Deze rapportages baseer je op jouw belangrijkste doelen en KPI's. Persoonlijke doelen, afdelingsdoelen en organisatiedoelen. Je kunt er alles mee meten! Wat je maar wilt. Zolang de data maar beschikbaar is in jouw CRM-systeem.


Allemaal afzonderlijke rapportages zijn natuurlijk niet zo handig. Je wilt in één oogopslag zien hoe iets ervoor staat. Daarom maak je dashboards aan. Bijvoorbeeld een marketing dashboard, een klantenservice dashboard, een sales dashboard, een management dashboard en een HR-dashboard. Je kunt namelijk prima verschillende dashboards naast elkaar gebruiken.

Je kunt zelfs nog wat specifieker zijn. Maak bijvoorbeeld een speciaal dashboard aan voor jouw marketingcampagne. Of een dashboard met jouw persoonlijke targets, KPI's en taken. De mogelijkheden zijn echt superuitgebreid.

Jouw dashboards zijn een soort samenvatting van verschillende rapportages. Hoe dat eruitziet? Als losse tegeltjes met grafieken, tabellen en zelfs leuke GIFjes. De informatie op deze tegeltjes kun je aanpassen met filters. Natuurlijk voeg je alleen relevante tegeltjes aan jouw dashboards toe.

Welke rapportages zet je op jouw dashboards?

Met behulp van de rapportages op jouw dashboards monitor je of alles goed gaat. HubSpot bevat een groot aantal standaard rapportages. Welke standaard rapportages je kunt kiezen hangt van je licenties af. Heb je behoefte aan meer rapportages? Dan breid je de mogelijkheden uit met custom rapportages.

Hoe beïnvloeden de marketingactiviteiten de omzet van Domino Lampen? Marketingmanager Lida wil dat graag weten. Ze maakt daarom een dashboard met de volgende rapportages aan:

• Opbrengst per marketingkanaal.
• Opbrengst per marketingcampagne.
• Opbrengst van de verschillende soorten content (blogs, e-books, video's,…).
• Welke onderwerpen het populairst zijn.
• Welke content de beste deals oplevert.
• Welke content de meeste conversies oplevert.
• Hoe marketingcampagnes de sales pijplijn beïnvloeden.

In dit voorbeeld combineert Lida de resultaten van marketingcampagnes, marketingkanalen en content. Bovendien voegt ze daar omzetgegevens aan toe. Zo ontdekt ze welke inspanningen het meeste opleveren!

Uiteraard kan Lida uit dit voorbeeld nog veel meer meten. Bijvoorbeeld hoe de website het doet. Via welke kanalen de meeste bezoekers op de website terecht komen? Hoeveel bezoekers er terugkomen. Welke apparaten ze hierbij gebruiken. En waar leads zich tijdens hun aankoopproces bevinden.

TIP: Wil je meer over (automatisch) leads genereren weten? Lees dan ons blog: Wat zijn leads en wat is leadkwalificatie?

Jeroen is benieuwd waar de grootste sales kansen liggen. Welke deals zitten er in de pijplijn? Hoe groot is de kans dat deze deals doorgaan? Hoeveel deals gingen er het afgelopen kwartaal niet door? En hoe presteren eigenlijk de individuele sales medewerkers? Gaan zij hun persoonlijke doelen behalen?

Hij maakt een sales dashboard aan met de volgende rapportages:

• Behaalde omzet ten opzichte van de salesdoelen.
• De behaalde omzet per verkoopmedewerker.
• Gewonnen en verloren deals.
• Gewonnen en verloren deals per verkoopmedewerker.
• Alle openstaande verkoopkansen.
• De openstaande verkoopkansen per verkoopmedewerker.
• Individuele targets en prestaties per verkoopmedewerker (omzet, gewonnen en verloren deals, openstaande verkoopkansen).

Wat gaat er goed en wat moet er beter? Dankzij dit dashboard heeft Jeroen een fantastisch inzicht in de sales resultaten. Bovendien kan hij zo een goede inschatting maken van welke sales er nog aankomen.

TIP: HubSpot is ook geschikt voor Account Based Marketing (ABM). Er zijn rapportages om meer inzicht in je accounts te krijgen. Ontdek meer over ABM in ons blog: Account Based Marketing: zo meet je het succes met HubSpot.

Het verschil tussen standaard en custom rapportages in HubSpot

De standaard rapportages in HubSpot zijn gebaseerd op standaard velden. Wil je ook andere informatie op jouw dashboards hebben? En bepaalde data combineren? Zoals omzetgegevens, winstpercentages en het aantal leads dat je met jouw marketingcampagne gegenereerd hebt? Dan zijn er ‘custom velden’ nodig.

De voorbeelden hierboven bestaan uit een combinatie van standaard en custom rapportages. Wil je bijvoorbeeld weten welke deals een verkoopmedewerker gewonnen heeft? Dan is dat een standaardveld. Vermeld dat je daar de ‘omzet van de deals’ bij? Dan is dit is een ‘custom veld’ (veld op maat).

Deze data moet dan natuurlijk wel beschikbaar zijn in jouw CRM-systeem. Uiteraard is het mogelijk om deze ‘extra’ data toe te voegen. Koppel bijvoorbeeld je ERP-systeem, zoals SAP en Microsoft Navision. En verrijk jouw data met financiële informatie.

Is jouw website nog geen onderdeel van je CRM-systeem? Koppel je website dan voor specifieke websitedata. En koppel je e-mailprogramma om het effect van jouw e-mails beter te kunnen meten. Zoals Outlook of Gmail.

TIP: In de marketplace van HubSpot zijn veel standaard koppelingen beschikbaar. Toch zijn er vaak maatwerk koppelingen nodig. Onze developers helpen je daar graag bij!

Meer weten?

Ben je enthousiast geworden over de dashboard mogelijkheden van HubSpot? Of wil je er gewoon meer over weten? Vraag gerust een demo aan als je dat wilt. Maarten, Martijn of Floris laat je dan zien hoe de standaard en custom rapportages werken.



TIP: Misschien vind je deze artikelen ook interessant?

★ Zo werkt HubSpot Sales reporting.
★ Gebruik dashboards binnen CRM om data inzichtelijk te maken.