Je e-mail aan je CRM-systeem koppelen. Wat zijn de voordelen?

Jouw CRM-systeem is de basis van je bedrijfsvoering

• Wie zijn jouw klanten en leads?
• Welke behoeften en wensen hebben zij?
• Wat vinden zij interessant?
• Op welke informatie reageren ze?
• Welke producten of diensten nemen zij af (of zijn ze geïnteresseerd in)?
• Welke contactmomenten zijn er geweest?
• Hoe is de relatie met jouw klanten?

Het grote voordeel van het centraal beheren van jouw data

Veel contacten vinden per e-mail plaats. Intern met collega’s en extern met klanten. E-mail is dus belangrijk voor bedrijven. Daar ben je het vast mee eens.

Zojuist belde Amir met een joekel van een klacht. Alleen… vorige week is zijn accountmanager Marcel bij een nieuwe werkgever gestart. Mira probeert te achterhalen wat er gebeurd is. Dat valt niet mee! In het CRM-systeem is amper iets weggeschreven.

Dit kan natuurlijk ook heel anders. Hoe fijn zou het voor Mira zijn als ze wel alle e-mailcontacten in het CRM-systeem terugvindt? En alle andere interactie, zoals gespreksverslagen van telefoongesprekken tussen Amir en Marcel. En het online gedrag van Amir. Zo heeft Mira namelijk een compleet beeld van de situatie.

Mira heeft Marcel maar gebeld over de klacht. Hij kon er niets aan doen. Amir was wel geïnformeerd over de wijziging. Kennelijk had hij die e-mail over het hoofd gezien. 

Stel dat er vanuit het CRM-systeem een e-mail of een nieuwsbrief naar Amir gestuurd was. En dat Mira in één oogopslag kon zien, dat Amir het bericht niet gelezen had? Hoeveel kostbare tijd zou zij dan besparen? Hoeveel minder frustratie zou er zijn? Het is heel dus handig als je alle klantcommunicatie centraal beheert. Zo weten alle CRM-gebruikers altijd direct wat er bij een klant speelt!

Zorg voor een professionele communicatie met jouw CRM-strategie 

Een allround CRM-systeem helpt een organisatie dus om beter te functioneren. Bijvoorbeeld omdat je alle contactmomenten erin terugziet. Maar je kunt er ook allerlei handmatige handelingen mee automatiseren. Afdeling overstijgend zelfs! Jouw CRM-systeem houdt namelijk nog veel meer interacties bij.  

In jouw CRM-strategie bepaal je welke processen je op elkaar wilt afstemmen. Daarna richt je jouw CRM-systeem helemaal naar wens in. Klantgericht ondernemen wordt zo een makkie. Interne communicatie knelpunten verdwijnen als sneeuw voor de zon. Jouw communicatie wordt een stuk professioneler en klantvriendelijker. En voor managers is het een stuk makkelijker om de organisatie te leiden!

Er zijn wel 3 belangrijke vereisten:

• Het CRM-systeem moet goed geïmplementeerd zijn.
• Gebruikers moeten het systeem fantastisch bijhouden.
• Zorg ervoor dat je de data schoon en up-to-date houdt (en blijf dat doorlopend evalueren!).

Met allround data bewerk je de markt optimaal!

In een allround CRM-systeem koppel je de data van de verschillende afdelingen. Daardoor weet je gewoon van alles. Je kunt allerlei relaties leggen tussen leads, klanten, producten, diensten, service, winsten, omzetten … en noem maar op. Deze data maak je inzichtelijk op een CRM dashboard. Natuurlijk helpt jou dit om jouw markt beter te bewerken!

Via de website heeft Trala Verlichting warme leads vergaard. Hoe? Oh simpel! Via inbound marketing. Verkoper Mo weet dus al veel over het online gedrag van zijn warme leads. Via een handige sales sequentie maakt hij de leads nog wat warmer.

👉 Een sales sequentie is een reeks sales activiteiten. E-mails zijn daar een belangrijke onderdeel bij. Stuur als verkoper bijvoorbeeld een persoonlijke videoboodschap naar jouw lead. Gebruik je daarbij een tracking tool? Dan weet je precies wanneer jouw e-mail gelezen is!

Het is de zoveelste keer dat Kasper te laat betaalt. Amélie van de afdeling boekhouding ziet een reeks aan betalingsherinneringen onder zijn naam staan.

👉 Kasper heeft al meerdere e-mails met betalingsherinneringen ontvangen. Misschien is het beter om afscheid te nemen van deze klant? Of misschien is het verstandiger om Kasper vooraf te laten betalen? Of het wordt tijd, dat een accountmanager een gesprek hierover aangaat.

Aandachtig bekijkt Rayan het dashboard. In één oogopslag ziet hij hoe de sales pijplijn eruit ziet. Ook heeft hij inzicht in de resultaten van de individuele medewerkers van het sales team. Handig, want nu weet hij waar hij tijdens het teamoverleg op moet sturen.

👉 Het CRM-systeem registreert alle interactie. Daardoor krijgt het management inzicht in de resultaten. Van individuele medewerkers, teams en de organisatie als geheel. E-mail is dan ook een belangrijk onderdeel voor de statistieken.

Koppel je jouw e-mail aan je CRM-systeem? Dan kun je het data gestuurd inzetten. Jouw communicatie maak je ondertussen zo persoonlijk en professioneel mogelijk. Hoe gaaf is dat?!

Jouw e-mail gekoppeld aan je CRM-systeem: de 7 belangrijkste voordelen

Goed, je wilt alle communicatie dus graag centraal bijhouden. Zo heb je altijd een compleet overzicht van wat er bij klanten speelt. Van alle verschillende afdelingen. Zoals marketing, sales, service en de boekhouding. Met een e-mail koppeling wordt jouw systeem nog krachtiger.

De 7 belangrijkste voordelen op een rij:

1. Complete data op één centrale plek. Zo heb je altijd een goed overzicht van alle communicatie met jouw klanten! Ook als een medewerker vertrekt of met vakantie is. Is er iets met een klant? Dan kun je zo veel sneller, beter en professioneler helpen natuurlijk.
   
   
2. Maak gebruik van effectieve moderne marketing en sales technieken. Bijvoorbeeld marketing automation en sales sequenties. Communiceer data gedreven en persoonlijk. Automatiseer zoveel mogelijk taken. En maak jouw werkzaamheden makkelijker en efficiënter.
   
   Stuur bijvoorbeeld automatische e-mails vanuit jouw naam! Zoals opvolg e-mails en bedank e-mails. En laat jouw CRM-systeem op basis van de interactie automatisch taken in jouw agenda aanmaken. Of deel een afspraaklink in jouw e-mail. Dan kunnen klanten daarmee een afspraak in jouw agenda boeken!
   
   
3. Bedien jouw klanten beter, doordat je precies weet wat ze willen. Welke informatie vinden ze interessant? Wanneer openen ze jouw e-mails? Waar zijn ze naar op zoek? Op welke communicatie reageren ze? Waar zijn ze in het sales traject (buyer journey)? Wat is het beste moment om ze te benaderen? Wanneer verandert een klantsituatie?
   
   Leer jouw doelgroepen kennen. En stem jouw producten, diensten en/of communicatie daarop af. Natuurlijk helpen buyer persona’s jou daarbij.
   
   
4. Stel snel uniforme e-mails op met behulp van e-mail sjablonen en snippets in jouw CRM-systeem. Zorg gelijk voor de perfecte opmaak. Alle e-mails zien er dan mooi, verzorgd, foutloos en professioneel uit! Al jouw collega’s gebruiken natuurlijk dezelfde mooie e-mails, die ze vanuit hun persoonlijke mailboxen versturen.
   
   👉 TIP: Lees hier het verschil tussen sjablonen en snippets. 
   
   
5. Bouw slim klantrelaties op. Zo maak je eenvoudig loyale klanten van jouw leads! Uiteraard zet je daar (geautomatiseerde) e-mails voor in. Bijvoorbeeld uit naam van een accountmanager of een klantenservicemedewerker. Misschien leidt dit wel tot meer cross-selling en/ of up-selling?
   
   
6. Combineer de data op jouw dashboards. Controleer jouw bedrijfsresultaten en stuur snel bij als dat nodig is. Profiteer van complete statistieken en creëer een helicopterview.
   
   
7. Met al deze data is het mogelijk om geweldige campagnes op te zetten. Segmenteer jouw klanten op basis van alle data in jouw CRM-systeem. Combineer persoonlijke nieuwsbrieven, content op de website, kortingsacties en e-mails. Maak het zo gek als je zelf wilt. Met wat A/B-testen vind je zo uit wat het beste bij jouw klanten werkt.
   
   En ook campagnes automatiseer je natuurlijk grotendeels. Dat bespaart jou enorm veel tijd! Bovendien zijn handmatige handelingen foutgevoelig. Laat je CRM-systeem dus het meeste werk voor je doen. En focus je vooral op de echte sales kansen! De koppeling met jouw persoonlijke e-mail helpt jou daar enorm bij.

Kortom, een koppeling tussen e-mail en een CRM-systeem is erg handig. Je gebruikt jouw data om jouw klanten zo persoonlijk mogelijk te benaderen. Via persoonlijke e-mails, de content op jouw website en andere tools. Het is dan ook zeker een belangrijk onderdeel van een CRM-strategie!

Meer weten?

Wij popelen om jou meer over de e-mail koppeling met een CRM-systeem te vertellen. Wil je meer weten over het CRM-systeem waar wij mee werken? Boek dan gerust een gratis demo in de agenda van onze consultants! Wij vertellen je dan graag over de mogelijkheden van HubSpot.