Wat kun je met een goed KPI management dashboard?

Management dashboards zijn perfect om je belangrijke doelen en KPI’s te monitoren. Zo heb je in één oogopslag in de gaten wat de situatie binnen jouw organisatie is.

Wil je meer inzicht? Ga dan voor een KPI management dashboard met (dynamische) doorklikbare statistieken. Klik door op de cijfers in je dashboard en krijg direct een overzicht van de betrokken contacten.

Je kunt dus doorklikken op je doelen en KPI’s. Maakt jouw doorklikbare KPI management dashboard onderdeel uit van je CRM-systeem? Dan zijn de mogelijkheden zelfs nog groter. Tenminste als je over het juiste CRM-systeem beschikt.

In dit artikel vertel ik je over de dynamische doorklikbare dashboard mogelijkheden van HubSpot.

Wat is een management dashboard?
Het grote voordeel van doorklikbare KPI management dashboards.
Standaard rapporten, custom rapporten en analytics in HubSpot.
Richt je management dashboard naar wens in.
Nieuwsgierig geworden?
Wat is een management dashboard?

Wat is een dashboard eigenlijk precies? Mensen verwarren de termen ‘rapport’ en ‘dashboard' nogal eens met elkaar. Tijdens mijn trainingen leg ik daarom altijd het verschil uit.

Een rapport is een verslag van iets. Dit kan een geschreven verslag zijn, zoals een afstudeerscriptie. Maar ook een gevisualiseerde verzameling van data en statistieken. Zelfs externe content kan onderdeel uitmaken van jouw rapport. Denk bijvoorbeeld aan een deeplink naar Googledoc. Of een Excelfile in Google Drive.

Een management dashboard is een verzameling van jouw rapporten. Ieder rapport is een soort tegel op jouw dashboard.

Het grote voordeel van doorklikbare KPI management dashboards

Hoe meer inzicht je hebt hoe betere beslissingen je kunt nemen. Dankzij doorklikbare dashboards krijg je als het ware een ingezoomd beeld. Bijvoorbeeld van:

• De behaalde omzet.
• De gemiddelde ordergrootte.
• Het aantal en soort deals in de sales pijplijn.
• Conversieratio’s.
• Winstpercentages.
• Waar in het verkoopproces je (toekomstige) klanten kwijtraakt.
• De gemiddelde tijd om een deal te sluiten.
• De verkoopverwachtingen.
• De tijd die er gemiddeld aan een verkoop besteed wordt.
• Hoeveel leads er nodig zijn om een bepaalde omzet te genereren.
• Wat een aanbieding opgeleverd heeft.
• Het aantal en de soort websitebezoekers.

Superhandige informatie voor je strategische beslissingen dus! Maak jouw marketingcampagne bijvoorbeeld nog succesvoller door je op een paar verkoopkanalen te focussen. En gebruik jouw dashboard kennis voor je toekomstige marketingcampagnes. Pas jouw CTA-knop (calls-to-action) aan als je conversieratio’s tegenvallen. En wijzig je CRM-strategie als dat nodig is.

Daarnaast helpt een goed KPI management dashboard je om je persoonlijke doelen te verbeteren. Je krijgt bijvoorbeeld een fantastisch inzicht in het aantal openstaande deals en taken. Zo weet je altijd welke werkzaamheden de hoogste prioriteit hebben.

Standaard rapporten, custom rapporten en analytics in HubSpot

Jouw KPI management dashboard bestaat dus uit een verzameling rapporten. In HubSpot zijn er verschillende soorten rapporten, die je kunt toevoegen. Hieronder leg ik je de verschillen uit:

Standaard rapporten

Standaard rapporten zijn gebaseerd op de standaard velden in HubSpot. Deze rapporten zijn voor alle (gratis) HubSpot-gebruikers beschikbaar. Ze helpen je om waardevolle inzichten te krijgen.

Het aantal en de soort standaard rapporten is afhankelijk van jouw HubSpot licenties. Er zijn tot wel 200 verschillende standaard rapporten beschikbaar! De meeste standaard rapporten kun je zelf naar wens instellen. Zoals het aanpassen van je filters. Je monitort jouw rapporten vervolgens op kant en klare dashboards, die je makkelijk instelt.

Met behulp van het 'Websiteverkeer Rapport' houdt Jamshed het aantal websitebezoekers bij. Hoeveel mensen hebben zijn website bezocht? Is dit aantal afgenomen of juist toegenomen? Het rapport geeft de data van de afgelopen 30 dagen weer. Jamshed wil weten wat er de afgelopen 365 dagen gebeurd is. Hij past het filter daarom aan.

Custom rapporten

Custom rapporten zijn afgestemd op jouw specifieke rapportagebehoeften. Ze bevatten organisatie specifieke data. Zoals gegevens van jouw boekhoudprogramma of ERP-systeem als je die aan HubSpot gekoppeld hebt. Het zijn rapporten, die niet standaard in de rapportagebibliotheek van HubSpot zitten.

Wat betekent dit? Jouw HubSpot-omgeving kan zelf aangemaakte velden bevatten. Zoals de gemiddelde ordergrootte van jouw klanten. Of de winstpercentages van jouw productlijnen. Dat noem je ‘custom properties'. Wil je een rapport aanmaken met deze velden? Dan heb je een custom rapport nodig.

Webshop Peertje regelt haar betalingstransacties via Mollie. Javid bestelt bijvoorbeeld een nieuwe fiets. Dankzij Mollie kan Javid de nieuwe fiets betalen. Èn ontvangt webshop Peertje het bedrag op haar rekening.

Hoeveel Mollie-transacties hebben er eigenlijk plaatsgevonden? Welke betaalmethoden worden het meest gebruikt? En hoe zit het precies met de retouren? Welke producten worden het vaakst teruggestuurd? Welk bedrag is er in totaal teruggestort? En hoeveel voor deze geretourneerde producten?

Webshop Peertje wil deze informatie graag terugzien op een KPI management dashboard. Met een custom rapport kan de webshop zelfs Mollie-data combineren met andere relevante CRM-data.

Jouw KPI management dashboard bestaat uit standaard en custom rapporten. Je bouwt jouw management dashboard simpel op met een drag & drop editor (slepen en neerzetten). Denk aan mooie staafdiagrammen, tabellen en andere grafieken waar jouw data in is verwerkt. Daar laat je natuurlijk graag je eigen filters op los! Jij bepaalt zelf wat er precies op komt te staan.

Custom rapporten zijn alleen beschikbaar voor HubSpot gebruikers met professional en enterprise licenties.

Analytics

Analytics zijn rapporten waarmee je het gedrag van jouw klanten (en medewerkers) analyseert. Bijvoorbeeld om het webverkeer van jouw website te monitoren. Om te zien welk effect jouw marketinginspanningen hebben. En om te bepalen waar jouw klanten zich in de sales funnel bevinden.

Analytics zijn vooral interessant voor marketeers en verkopers. Ook deze rapporten voeg je eenvoudig toe aan jouw KPI management dashboard.

Richt je management dashboard naar wens in

Natuurlijk kun je jouw management dashboards instellen, zoals je dat zelf wilt. Voeg bijvoorbeeld je eigen merkkleuren toe. En een dashboardbeschrijving om iets toe te lichten aan dashboard gebruikers.

Pas de rechten van jouw management dashboards aan. Zo voorkom je dat gebruikers ongewenste wijzigingen doorvoeren. Of verrijk je dashboard met externe content, zoals leuke GIFjes en Google Drive bestanden.

TIP: Weet je dat je jouw dashboards automatisch naar gebruikers en teams kunt mailen? Bijvoorbeeld iedere maandagochtend om 9.00 uur.

De tegeltjes op jouw management dashboard zijn helemaal dynamisch. Verplaats ze eenvoudig met je muis. Maak ze simpel kleiner of groter door met je muis aan een hoekje te trekken. En filter als dat nodig is. Supermakkelijk!

In jouw CRM-systeem kun je meerdere dashboards naast elkaar maken. Maak bijvoorbeeld KPI management dashboards voor verschillende rapportagedoeleinden aan.

Deel je KPI management dashboards met andere gebruikers in je HubSpot-omgeving. Kloon ze (kopieën maken als basis voor je nieuwe dashboards) en verwijder verouderde versies. Zo houd je jouw KPI management dashboards snel en makkelijk up-to-date.

Nieuwsgierig geworden?

Wil je meer weten over de management dashboard mogelijkheden van HubSpot? Mijn collega’s Maarten, Martijn en Floris vertellen je er graag meer over.

TIP: Probeer de standaard KPI management dashboards van HubSpot vast zelf gratis uit. Je zit nergens aan vast. Het CRM-systeem blijft onbeperkt gratis beschikbaar, totdat je jouw account verwijdert.