Snel akkoord op offertes? Verstuur ze via je CRM-systeem!

Offertes opmaken is altijd een tijdrovende klus, al zeg ik het zelf. Herkenbaar? Voor veel mensen wel! Het liefst stuur je natuurlijk gelijk na de toezegging een offerte toe. Op het moment dat jouw prospect of klant er nog mee bezig is. Uit onderzoek blijkt namelijk dat je dan de grootste kans op akkoord hebt.

Het versturen van een offerte wil je dus anders aanpakken, maar hoe doe je dat? Met een goed allround CRM-systeem met een geïntegreerde offertetool natuurlijk! Zo’n CRM-systeem bevat veel tools om van jou een topverkoper te maken. Hiermee breng je jouw offertes wèl supersnel uit en ontvang je sneller een akkoord.

Offertes via je CRM-systeem versturen: wat zijn de voordelen?

Door de stijgende energietarieven verwisselen veel bedrijven hun energiecontracten. Joessef heeft het razenddruk met offertes uitbrengen. Het is daarom belangrijk, dat:

• Hij snel een offerte verstuurt als iemand erom vraagt.
• Een contactpersonen de offerte digitaal kan ondertekenen.
• Hij een toekomstige klant makkelijk over de streep trekt.
• Bestaande klanten zoveel mogelijk blijven.

Een geïntegreerde offertetool helpt jou om snel offertes te maken en versturen. Meerdere CRM-systemen bevatten offertetools. Maar in hoofdlijnen werken ze hetzelfde:

• De klantgegevens staan al in jouw CRM-systeem. Die neemt de offertetool automatisch over. Dat scheelt tijd. En je hoeft niet bang te zijn voor foutjes bij het overtikken.
  
  
• Een offerte stel je makkelijk samen. Zo zijn er herbruikbare stukken tekst opgeslagen als sjabloon. Bijvoorbeeld in een speciale content-bibliotheek. Je hoeft ze alleen maar te selecteren en toe te voegen. En dat geldt ook voor informatie over jouw producten en diensten. Uiteraard is de offerte opgemaakt in je eigen huisstijl. In pdf-vorm als je dat wilt.
  
  
• Is er een tweede akkoord nodig, voordat je een offerte verstuurt? Bijvoorbeeld vanwege een speciale voorwaarde, die je hebt opgenomen. Of een korting die je hebt toegepast. Dan laat je jouw CRM-systeem daar automatisch een taak voor aanmaken. Jouw bevoegde collega ziet gelijk, dat er een tweede akkoord nodig is.
  
  
• Laat jouw (toekomstige) klanten de offerte digitaal ondertekenen (met een handtekening). Zo worden jouw offertes sneller geaccepteerd. Het ondertekenen gaat met een eSignature. Na het elektronisch ondertekenen zijn jouw offertes daarom gewoon rechtsgeldig.
  
  
• Jouw CRM-systeem bewaart alle offertes en houdt de gegevens overzichtelijk bij. In één oogopslag zie je welke offertes je nog moet nabellen. Automatiseer je jouw verkoopprocessen met workflows? Dan geeft jouw CRM-systeem bijvoorbeeld automatisch een seintje als je actie moet ondernemen. Je ontvangt een e-mail of er verschijnt een taak in jouw actielijst.
  
  
• De offertedata zie je op jouw dashboards terug. Zoals het aantal offertes dat verstuurd is. Voor welke producten en/of diensten er offertes verstuurd zijn. En hoeveel offertes geaccepteerd zijn. Per verkoopmedewerker als je dat wilt. Bovendien kun je de offertedata combineren met andere data in jouw CRM-systeem. Zoals van de afdeling marketing.
  
  Via de zoekresultaten is Renan op de website van Lucky Software terecht gekomen. Hij bekeek een video en liet zijn e-mailadres achter om een E-book te downloaden. Daarna ontving hij een paar interessante e-mails.
  
  Na een paar dagen ontving hij van consultant Latifa een uitnodiging voor een demo. Het was een boeiend gesprek. Na wat wikken en wegen heeft Renan de software voor zijn bedrijf aangeschaft.
  
  Latifa bestudeert de rapportages van Lucky Software. Ze is vooral benieuwd hoeveel mensen via organische zoekresultaten (SEO) geconverteerd zijn. Personen zoals Renan dus.
  
  
• Heeft jouw klant vragen over de offerte? Dan heb je de gegevens altijd bij de hand. 

Waarom kiezen wij voor de offertetool van HubSpot?

Vanwege het totale pakket aan mogelijkheden vinden wij HubSpot een geweldig CRM-systeem. En dat zeggen we niet zomaar! We beschikken namelijk over jarenlange ervaring met 4 hoogstaande CRM-systemen. Namelijk Maximizer CRM, Teamleader, Microsoft Dynamics 365 en HubSpot. Het CRM-systeem van HubSpot springt er bovenuit.

Wil je weten waarom? Bekijk dan onze HubSpot CRM demo video.

De geïntegreerde offertetool van HubSpot kan alles wat ik hierboven beschreven heb. Maar dat geldt misschien ook voor de offertetools van andere CRM-pakketten. Waarom kiezen wij dan toch voor HubSpot?

Dat is heel simpel! HubSpots totaalpakket aan functies kan tegen geen enkel ander CRM-pakket op. Je beschikt met dit pakket over alle sales, marketing en service tools voor een super super klantgerichte organisatie.

Voeg bijvoorbeeld een persoonlijke video aan jouw offerte toe. Zo val je veel meer op dan bij begeleidend schrijven. Het komt persoonlijker over. Het is onderscheidend. En... wordt jouw offerte intern doorgestuurd? (dat gebeurt vaak) Dan krijgt iedereen dezelfde informatie. Dat is natuurlijk veel handiger dan een telefonische toelichting, die niet terug te luisteren is. 

Bovendien is het CRM-systeem geweldig vormgegeven. Daardoor is het super super gebruiksvriendelijk. De CRM-functies spreken meestal voor zich. Iedereen leert er zo mee werken. Daarnaast is het schaalbaar, onderhoudsvriendelijk en eenvoudig te implementeren. Óók bij grote (complexe) organisaties!

TIP: Lees hier waarom HubSpot volgens ons een gouden medaille verdient.
Jouw ERP koppelen aan HubSpots offertetool
Veel van onze klanten kiezen ervoor om hun ERP-systeem aan HubSpot te koppelen. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Je regelt er allerlei (digitale) bedrijfsprocessen mee. Bijvoorbeeld voor de boekhouding, logistieke afdeling, productie afdeling, HR-afdeling en verkoopafdeling. Bekende ERP-systemen zijn: SAP, Microsoft Navision, Oracle, Exact Online, Visma, Salesmanager Online, Afas en Odoo.

Waarom kies je voor een koppeling met HubSpot? De gegevens van HubSpot en jouw ERP worden automatisch gesynchroniseerd. Het handmatig kopiëren van product- en prijsinformatie is dus verleden tijd. Bij het opstellen van je offertes maak je gebruik van herbruikbare stukjes content. Natuurlijk zijn jouw offertes zo veel sneller klaar!

Je offerte creëer je in je CRM-systeem óf ERP-systeem. Maar de verzending en het volgen van jouw offerte gebeurt altijd via HubSpot. Je CRM-systeem houdt precies voor je in de gaten wat er met jouw deal gebeurt.

En is er actie nodig? Dan ontvang je daar automatisch een seintje voor. Bovendien is voor alle CRM-gebruikers duidelijk wat de klantstatus is. HubSpot slaat de offertes in het CRM-systeem op. Erg makkelijk voor als er klantvragen zijn!

De data uit jouw ERP-systeem combineer je met de data van jouw CRM-systeem. Deze data laat je op de dashboards van je CRM-systeem terugkomen. Het management heeft zo zeer waardevolle informatie ter beschikking om de organisatie te leiden.

Hoe verloopt het verkoopproces bijvoorbeeld? Vanaf het moment dat de lead op de website komt, totdat een deal gesloten is. En ook nog daarna. Wat levert de meeste offertes op? Welke sales knelpunten zijn er? Welke sales stapjes werken goed of moeten verbeterd worden?

TIP: Wil je meer weten over de andere verkooptools van HubSpot? Lees dan: Verhoog je omzet met de slimme verkooptools van HubSpot.

Kies het beste CRM-systeem

Ben je op zoek naar een passend CRM-systeem? Start dan met onze CRM checklist. Hiermee breng je jouw CRM-behoeften in kaart en vind je snel het juiste CRM bij jouw organisatie.