Deel artikel
door Maarten de Wit op 22-4-24 8:30
Houd je jouw bestellingen nog handmatig bij? Werk je met onhandige offertesoftware? Of wil je prijsafspraken en staffelkortingen makkelijk aan je offertes toevoegen? Dan bespaar je met CPQ-software veel tijd. Bovendien richt je jouw verkoopcyclus er soepel mee in.
Met sjablonen zet je namelijk snel en eenvoudig op maat gemaakte offertes in elkaar. Om het koopproces te versnellen laat je die daarna met eSignature ondertekenen. Via je CPQ-software zet je vervolgens jouw orders in gang en regel je de facturering. Je gebruikt het bovenop je CRM-platform van HubSpot.
In dit artikel vertel ik je wat CPQ-software precies is. En waarom het handig is om het met HubSpot te integreren.
Wat is CPQ-software?
CPQ is de afkorting van ‘Configure Price Quote software’. Je gebruikt het om je verkoopproces efficiënter te maken. Met CPQ-software maak je namelijk snel en nauwkeurig prijsoffertes voor bestellingen van klanten. Je stroomlijnt je facturerings- en orderprocessen ermee. En je bespaart tijd met het uitvoeren van allerlei administratieve taken. Óók als je bedrijf, sales en productaanbod groeien!
Een CPQ-proces bestaat uit 6 belangrijke stappen. Hieronder zoom ik daarop in.
1. Configureren
Steeds meer kopers zoeken producten en diensten op maat. Hoe beter ze bij hun persoonlijke behoeften en wensen aansluiten hoe beter. ‘One-size-fits-all’ producten worden dan ook steeds minder populair.
👉 Weet je dat 1 op de 5 kopers zo’n 20% meer wil betalen voor producten op maat? Dat blijkt uit een onderzoek van Onderzoeksbureau Deloitte.
Stel dat jouw organisatie een uitgebreide catalogus met modulaire producten heeft. En dat je deze producten op allerlei manieren kunt aanpassen. Met de configuratiefuncties van je CPQ-systeem maak je hiervoor razendsnel een aanbieding. Afgestemd op de specifieke behoeften van je prospects.
Voorbeeld
Sporty verkoopt sportkleding op maat. Evelien koopt er teamkleding voor het voetbalteam van haar werkgever. Alle sportkleding moet van donkerblauw katoen zijn. Op de achterkant van de shirts komt het logo te staan. En aan de voorkant alleen klein de bedrijfsnaam. Uiteraard allemaal in de huisstijl van het bedrijf. Met de CPQ-software legt Robin van Sporty de specificaties van de bestelling snel en nauwkeurig vast.
Dit proces waarbij je de specifieke wensen en behoeften vastlegt noem je configureren.
2. Prijsstrategie bepalen
Heb je de wensen van een koper geconfigureerd? Dan is het tijd om een prijsstrategie te bepalen. De CPQ-software bevat hier een speciale prijsfunctionaliteit voor. Uiteraard houd je hierbij rekening met:
- Het maatwerk dat je geconfigureerd hebt.
- Kortingen.
- Belastingen, zoals de BTW.
- De prijzen van de concurrentie.
- Wetgeving en regelgeving.
De prijsfunctionaliteit bevat handige functies voor je prijsstrategie, zoals een dynamische prijsstelling. Hierbij bereken je een (fluctuerende) prijs, die afhangt van de vraag van je klant.
Of wat vind je van een op waarde gebaseerde prijsstelling? Hiermee bereken je hoeveel een klant bereid is om te betalen. Met een ‘cost-plus-prijsbepaling’ verhoog je de prijs met productiekosten en winst. En met uurtarieven breng je de hoeveelheid geleverd werk in rekening. Zo stel je dus makkelijk de juiste prijs voor je deals vast.
3. Specificeer je prijzen
Hoe ziet de prijsstelling van je producten er precies uit? Met de CPQ-software bepaal je dat automatisch. Precies zoals je dat zelf wilt. Houd hierbij bijvoorbeeld rekening met prijzen die afhankelijk van elkaar zijn. En de hoeveelheid producten die iemand afneemt.
Eerste voorbeeld
Koopt Evelien 15 sportshirts bij Sporty? Dan betaalt ze per sportshirt € 50,-. Neemt ze er 20 af? Dan betaalt ze per sportshirt € 42,-. Ze bestelt er 22. De CPQ-software berekent automatisch de juiste prijs (€ 42,- per sportshirt).
Tweede voorbeeld
Glasvezel leverancier 'Glezel' biedt verschillende abonnementen aan. Voor het starter abonnement betaal je € 59,- per maand en eenmalige aansluitkosten van € 750,-. De maandelijkse kosten voor het premium abonnement bedragen €79,-. Daarnaast betaal je eenmalig aansluitkosten van €1.000,-. De aansluitkosten zijn bij de 2 abonnementen verschillend en de maandelijks terugkerende abonnementskosten ook. De CPQ-software verwerkt dit automatisch op basis van de gekozen abonnementen.
4. Offerte opmaken en versturen
Offertes opmaken en versturen doe je eenvoudig met de offertetool van je CPQ-software. De CPQ-software leidt verkopers met vragen door het dealproces heen. De benodigde goedkeuringen en handtekeningen verzamel je vervolgens elektronisch.
Verkopers vergissen zich niet meer in de prijzen. Ook kunnen ze geen verouderde prijzen meer toepassen. De software haalt automatisch de juiste gegevens op. Bovendien zien alle offertes er allemaal ongeveer hetzelfde uit. In de huisstijl, met een professionele uitstraling en met gepersonaliseerde informatie.
5. Betalingsintegratie toevoegen
Maak je gebruik van een betalingsfunctie? Dan ontvang je de betalingen van je kopers bijvoorbeeld via een betaallink.
6. Meten en evalueren
Dankzij de rapportagefuncties krijg je waardevolle verkoopinzichten.
👉 TIP: Is jouw CPQ-software met HubSpot geïntegreerd? Dan houd je nauwkeurig bij wat er in elke deal is verkocht. Welke offertes er ondertekend zijn. En welke deals er nog in de pijplijn zitten. Op je sales dashboards in HubSpot komt al deze verkoopdata van beide systemen samen.
CPQ-software & HubSpot
In HubSpot sla je klantgegevens op. Meet je de betrokkenheid van leads en kopers. En beheer je alle dealinformatie. Je krijgt een diep inzicht in je (toekomstige) leads, kopers en andere relaties. Daarnaast automatiseer je allerlei tijdrovende en handmatige taken ermee. Van het maken van afspraken tot het benaderen van je relaties.
De all-in-1 CRM-software van HubSpot bevat ook een aantal CPQ-functies. Met de HubSpot Sales Hub houd je jouw producten en diensten bijvoorbeeld eenvoudig bij in de ‘productenbibliotheek’. Van hieruit voeg je jouw producten snel aan je offertes toe. Met de bijbehorende kosten, prijzen en valuta’s.
Maar misschien heb je meer en uitgebreidere tools nodig voor je salesproces. Zoals functies voor de (automatische) prijsbepaling. De mogelijkheid om online te betalen. En prijs- en kortingsdrempels, die automatisch met workflows worden goedgekeurd. Of die automatisch bij de juiste collega terecht komen voor een handmatige beoordeling. De integratie met CPQ-software is dan een waardevolle aanvulling op je HubSpot-portaal.
Dankzij de integratie wordt de data van de beide softwarepakketten automatisch gesynchroniseerd. Jouw gepersonaliseerde offertes zet je binnen een handomdraai in elkaar. Met aangepaste hoeveelheden, kortingen, een betalingsmogelijkheid en meer. Afhankelijk van welke CPQ-software je integreert. Bovendien zijn wijzigingen direct in beide softwarepakketten zichtbaar.
Tussen de 2 systemen schakelen is niet nodig. De informatie pas je met 1 klik op de knop aan. Zo beschik je altijd over de meest actuele informatie. Je voegt eenvoudig een beschrijving en productcodes toe. Je geeft jouw producten een start- en einddatum. En ook stel je makkelijk in hoe vaak en wanneer je wilt factureren (eenmalig, per maand, kwartaal, jaar).
Je maakt jouw offertes met dynamische content op. De speciale offertetool haalt alle belangrijke gegevens rechtstreeks uit je CRM-systeem. Is er een interne goedkeuring nodig? Dan regel je dat met HubSpot. Na het versturen laat je jouw offertes digitaal ondertekenen. Je volgt je offertes vervolgens via het dashboard van je CRM-systeem. Populaire CPQ-softwarepakketten van HubSpot-gebruikers zijn bijvoorbeeld DealHub en Younium.
Ben je inmiddels benieuwd naar HubSpot? Als je deze video bekijkt zie je hoe de gebruiksvriendelijke CRM-software eruit ziet:
