De laatste HubSpot ontwikkelingen | november 2022

HubSpot heeft weer de nodige updates doorgevoerd. Wat vind je bijvoorbeeld van nauwkeurigere prijzen in je offertes en prijsopgaven? Van de nieuwe offertesjablonen? En van de vernieuwde belservice van HubSpot?

Hier vind je de belangrijkste veranderingen:
➜ Nauwkeurigere prijzen in je offertes en prijsopgaven.
➜ Vernieuwde belservice: via HubSpot bellen met je mobiele telefoon.
➜ Apps in meerdere talen.
➜❗️LET OP! Nieuwe offertesjablonen – er is actie nodig! 📢
➜ Marketing e-mails goedkeuren vóór verzending.

Nauwkeurigere prijzen in je offertes en prijsopgaven

Stel: je hebt te maken met prijzen met meerdere cijfers achter de komma. Bijvoorbeeld omdat je deze prijzen wilt omrekenen naar een andere valuta. Zoals van de euro naar de Amerikaanse dollar. Of van de euro naar de Britse pond. Dan is deze HubSpot update superhandig voor jou!

In het veld ‘eenheidsprijs’ kun je nu namelijk prijzen kwijt tot wel 6 cijfers achter de komma. Óók als iemand iets via jouw website bestelt. En is jouw boekhoudprogramma (goed) aan HubSpot gekoppeld? Dan worden de juiste prijzen natuurlijk gelijk gesynchroniseerd in beide systemen. HubSpot neemt jouw nauwkeurige prijzen automatisch over in je offertes en prijsopgaven.

Voorheen was je afhankelijk van inregelingen per valuta. Zo kon je bij de Amerikaanse dollar bijvoorbeeld maar 2 cijfers achter de komma kwijt. En bij de Japanse yen helemaal geen. Het aantal decimalen is dus nu niet meer afhankelijk van de valuta. Deze update geldt bovendien voor alle HubSpot-klanten.

Vernieuwde belservice: via HubSpot bellen met je mobiele telefoon

Beschik je over de HubSpot app op je mobiele iOS of Android telefoon? Dan is het vanaf nu mogelijk om via HubSpot te bellen. Dat is handig, omdat HubSpot deze gesprekken voor je opneemt als je dat wilt. Met behulp van de ‘gespreksintelligentie tool’ speel je ze daarna af (op je mobiele telefoon of desktop).

Koppel je ook je vaste telefoonnummer aan jouw HubSpot app? Dan kun je kiezen welk telefoonnummer degene die je belt te zien krijgt. Je mobiele telefoonnummer of je vaste telefoonnummer.

Het was al mogelijk om vanuit de mobiele app te bellen. Maar alleen via het netwerk van je eigen telefoonprovider. Je kon daardoor alleen jouw mobiele telefoonnummer tonen. Nu kies je dus tussen de belminuten van HubSpot en die van je eigen telefoonprovider (en welk telefoonnummer je laat zien).

Met de mobiele app bel je naar elk geregistreerd nummer in 50 ondersteunende landen. Of het nu om een mobiel, vast of HubSpot-nummer gaat. Dat maakt voor deze belservice niet uit. Je selecteert daarbij dus zelf met welk uitgaand nummer je belt (mobiel of vast). Een nadeel: de gebelde telefoonnummers staan niet meer bij de calls in je mobiele telefoon.

Voor deze functionaliteit heb je een betaalde Sales Hub of Service Hub licentie nodig. Verder moet ‘HubSpot bellen’ zijn ingeschakeld in je HubSpot-instellingen. Wil je ermee aan de slag gaan? Download of update eerst de nieuwste versie van de HubSpot mobiele app. Kom je er daarna niet uit? Neem contact met ons op als je een serviceovereenkomst hebt! 

Apps in meerdere talen

Zoals je waarschijnlijk wel weet beschikt HubSpot over honderden standaard koppelingen. Je vindt ze in de App Marketplace van HubSpot. De meeste apps en software systemen zijn hierdoor makkelijk te integreren. En is er toch maatwerk nodig of is een koppeling niet beschikbaar? Dan helpt een gespecialiseerde partner zoals Systony je daar wel mee.

Organisaties met een niet-Engelse voorkeurstaal liepen wel eens tegen problemen aan. Vaak was het voor hen namelijk lastig om de juiste standaard HubSpot-integraties te vinden. Daar is nu verandering in gekomen!

Spreek je Frans, Duits, Spaans, Portugees of Japans? Dan zijn er in jouw taal app-verzamelingen in de App Marketplace. Zo vind je natuurlijk veel sneller de integraties, die je nodig hebt! De update is beschikbaar voor alle HubSpot-gebruikers. Meer informatie vind je op de website van HubSpot.

❗️LET OP! Nieuwe offertesjablonen – er is actie nodig! 📢

Sinds kort heeft een aantal offertesjablonen in HubSpot een nieuwe naam. De ‘Standard’ Modern, Basic en Original sjablonen heten nu ‘Legacy’ Modern, Basic en Original. Waarom? Deze offertesjablonen verdwijnen binnenkort! Tot 12 december 2022 werkt alles nog normaal. Daarna kun je de oude (legacy) sjablonen niet meer gebruiken!

Voor de offertes die je al verstuurd hebt is er niets aan de hand (gelukkig). Bij wijzigingen ontstaat er wel een probleem. Breek je jouw offertes na 12 december open? En wil je ze daarna opnieuw publiceren? Dan krijg je wél met de nieuwe situatie te maken.

Stap daarom zo snel mogelijk over naar de nieuwe Modern, Basic en Original offertesjablonen. Óf de nieuwe ‘Flow’ offertesjablonen. De nieuwe sjablonen zijn bijna hetzelfde gestyled. Maar ze hebben veel meer mogelijkheden en functies.

Bij de nieuwe offertesjablonen kun je bijvoorbeeld:

• Kolommen toevoegen en verwijderen bij de ‘regelitemtabel’. Een regelitemtabel is een bibliotheek met producten (regelitems) waar je kenmerken aan toevoegt. Bijvoorbeeld de naam, de prijs en een omschrijving.
• Secties volledig verbergen (bijvoorbeeld voorwaarden en opmerkingen).
• Afbeeldingen weergeven in de ‘regelitemtabel’ (en dus de offerte). Deze nieuwe functie is nog niet live, maar komt spoedig.
• Personalisatietokens insluiten, zodat je minder gegevens hoeft in te voeren. Personalisatietokens zijn gegevens van een deal. Deze gegevens neem je automatisch op in je offerte. Bijvoorbeeld de begin- en einddatum van een contract. 
• Rich text-modules aan je secties toevoegen. Dit gebruik je bij de afbeeldingen en video's in je sjablonen.
• Je offertes op een apart domein hosten, dat aan jouw HubSpot-account is gekoppeld.

Daarnaast zijn de nieuwe offertesjablonen op een hele andere manier opgebouwd. Hierdoor is er veel meer mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een drag & drop editor (slepen en neerzetten).
• Rapportage mogelijkheden wanneer een koper een offerte leest of tekent.
• Onderscheid tussen bewerkbare en vergrendelde secties

Wil je die legacy offertesjablonen nog behouden? Dan moet je die klonen en een andere naam geven. Vervolgens dien je de oude legacy sjablonen te verbergen. In deze instructie vertellen we je hoe je dit doet.

Let op! Beschik je over een Sales Professional of Enterprise account? Dan kun je veel extra aanpassingen aan je offertesjablonen doen. Bijvoorbeeld aan je ontwerp en de lay-out (logo’s, teksten, lettertype, kleuren, etc.). Je nieuwe offertesjablonen moet je natuurlijk nog wel aan jouw wensen aanpassen.

Met een gratis of Starter Sales Hub abonnement zijn er ook aanpassingsmogelijkheden. Maar die zijn minder uitgebreid. Zo is het mogelijk om je taal-, domein- en landinstellingen te bewerken. En je kunt een beetje ‘customisen’ met de thema-instellingen van je offertesjabloon.

Marketing e-mails goedkeuren vóór verzending

Heb je liever niet, dat al je marketingmedewerkers zomaar marketing e-mails kunnen versturen? Voeg dan ‘toestemming voor verzending’ toe. Een collega moet de marketing e-mail dan eerst goedkeuren. Bijvoorbeeld een marketingmanager of -teamleider.

Het is ook mogelijk om verschillende goedkeurders toe te wijzen in het systeem. De andere teamleden moeten dan één van die goedkeurders om toestemming vragen. Het is wel verstandig om duidelijke afspraken te maken over de goedkeuring. Veel van deze afspraken kun je vastleggen in jouw HubSpot-platform.

Bijvoorbeeld wie de ontvangers van de e-mail toevoegt. Wie de e-mail mag bewerken en wanneer (alleen voor de goedkeuring of ook nog daarna). Wie de e-mail verzendt. En wanneer een aanvrager geen goedkeuring mag geven. Bijvoorbeeld als er eerst iets belangrijks gewijzigd moet worden.

Deze functie is alleen nog in bèta beschikbaar voor Marketing Hub Enterprise licenties.