Vul je relatiegegevens in je CRM-systeem aan met Inbox Automation

Je kent het wel. Zojuist had je een leuk gesprek met een klant. De telefoon rinkelt alweer en je hebt nog wat terugbelnotities liggen. Eigenlijk moet je eerst nog wat relatiegegevens in het CRM-systeem opvoeren. Vanochtend ontving je namelijk een e-mail van een nieuwe klant, die met jou in zee gaat. Maar je hebt het zo druk. En er gaat zoveel tijd in al die kleine handelingen zitten.

Misschien is Inbox Automation wat voor jou? Dit is één van de vele handige tools van HubSpot, waarmee je eenvoudig tijd bespaart. De tool is nog gratis ook!

Wat is Inbox Automation van HubSpot?

Dankzij Inbox Automation neemt HubSpot automatisch gegevens van e-mailhandtekeningen over in je CRM-systeem. Zoals:

• Voornaam
• Achternaam
• Telefoonnummer
• Functietitel
• Mobiele telefoonnummer
• Fax
• Straat en huisnummer
• Postcode
• Stad
• Land

Zo vult HubSpot dus automatisch jouw relatiegegevens aan. HubSpot kan ook de hoofdtekst van e-mails scannen op een telefoonnummer. Superhandig toch?! Dit is trouwens mogelijk dankzij Artificial Intelligence (AI).

TIP: Weet je dat HubSpot jouw telefoongesprekken kan opnemen en omzetten naar tekst? Zo hoef je geen lange gespreksverslagen meer te typen!

Hoe vul je jouw relatiegegevens met Inbox Automation aan?

Het enige wat je hoeft te doen is jouw inbox met HubSpot verbinden. Bijvoorbeeld met de Gmail of Outlook plug-in. Sla je jouw e-mails nu op in je CRM-systeem? Dan scant HubSpot deze e-mails automatisch voor je (en ook jouw antwoorden hierop). Tenminste als je dat wilt natuurlijk!

De Inbox Automation tool werkt alleen met persoonlijke e-mailadressen. Het kan geen e-mails scannen, die naar e-mailadressen van teams worden gestuurd. Inbox Automation maakt ook geen nieuwe contacten aan (de mail-plugin maakt wél nieuwe contacten aan). Inbox Automation vult de gegevens alleen maar aan. Het overschrijft dus géén data in jouw CRM-systeem!

Daarnaast helpt HubSpot je om de communicatie met jouw relaties makkelijk terug te vinden. HubSpot slaat hiervoor namelijk automatisch bepaalde gegevens van jouw bewaarde e-mails op. Denk hierbij aan:

• Het e-mailadres
• De naam van de contactpersoon
• Het onderwerp
• De inhoud

Na verloop van tijd verwijdert HubSpot sommige data weer (automatisch). De bewaartermijnen zijn verankerd in je CRM-systeem. 

Ook kan HubSpot taken aanbevelen op basis van de inhoud van jouw e-mails. Lijkt het erop dat er een op te volgen taak in je e-mail staat? Dan markeert HubSpot dat automatisch voor je. Zo zie je dus minder snel iets over het hoofd. Tenslotte is al jouw e-mailverkeer via HubSpot erg goed beveiligd. HubSpot versleutelt bijvoorbeeld de gegevens. Meer over de veiligheid vind je hier: Hoe veilig is HubSpot?

TIP: Misschien vind je dit artikel ook interessant? Je e-mail aan je CRM-systeem koppelen. Wat zijn de voordelen?
Meer weten over HubSpot?

Op onze website vind je heel veel informatie over HubSpot. Bijvoorbeeld in ons kenniscentrum met video’s en downloads. Bovendien hebben we veel blogs geschreven over de belangrijkste functies. Zoals deze:

De top 10 beste functies van HubSpot.
De 6 beperkingen van gratis HubSpot CRM.
Wat kun je met HubSpot?
HubSpot: alwéér B2B Marketing Automation software leider bij Gartner!
Een goed CRM-systeem verdien je terug.

Bekijk hieronder onze ultieme HubSpot CRM demo video voor een algemene indruk.