Richtlijnen voor het kiezen van CRM

De zoektocht naar een geschikt CRM-systeem is een moeilijk en tijdrovend proces waarin je te maken krijgt met een hoop aanbieders die op het eerste gezicht allemaal hetzelfde aanbieden: CRM-software.

Wanneer de keuze wordt gemaakt voor de implementatie van een CRM-systeem is de eerste stap bewustzijn creëren binnen de organisatie. Dit wil zeggen dat de betrokken personen weten welke oplossingen de aanschaf van een CRM-systeem gaat brengen.

De richtlijnen in dit artikel bieden structuur in het proces wat je ingaat als je je oriënteert op een geschikt CRM-systeem.

1. Begrijp wat CRM inhoudt

Het eerste waar je je van bewust moet zijn bij de keuze van CRM, is dat CRM meer is dan alleen software. CRM is methodologie die bijdraagt aan het behalen van de doelen die binnen de organisatie gesteld zijn. Daarnaast staan beschrijvingen van CRM-systemen vaak vol technische taal en jargon. CRM-leveranciers moeten je duidelijk en simpel uitleg kunnen geven over CRM. Als dit niet het geval is, dan is de leverancier waarschijnlijk niet de juiste implementator voor jouw organisatie.

2. CRM vereisten

Als duidelijk is wat CRM inhoudt, dan is het belangrijk dat de managers en beslissingsbevoegden om de tafel gaan zitten om de vereisten van het CRM-systeem op te stellen. Uiteindelijk moeten er in het proces compromissen gesloten worden, maar het opstellen van deze vereisten zal je helpen bij de keuze van een geschikt CRM-systeem. Je kunt dit het beste doen aan de hand van een CRM checklist.

3. Stel doelen op

Wanneer je de voordelen van CRM wilt toepassen in jouw organisatie, is het verleidelijk om het systeem te kiezen wat een probleem wat speelt op korte termijn oplost. Maar het is noodzakelijk dat je ook doelen opstelt voor de lange termijn op basis van het CRM-proces en niet alleen de software. Dit reduceert de totale implementatiekosten en voorkomt problemen in de toekomst. Daarnaast helpt dit bij het meten van het succes dat CRM jou oplevert. 

In de volgende video leggen we je uit hoe je het beste CRM-systeem vindt als mkb-onderneming:

4. Maak een shortlist van CRM-leveranciers

Nu je weet wat de doelen en vereisten zijn kun je gaan kijken naar leveranciers die geschikt kunnen zijn om CRM te implementeren. Ga niet met één partij in zee, maar doe research naar meerdere partijen die jouw organisaties meerdere opties bieden. Stel een lijst van aanbieders op en vraag deze partijen om meer informatie. Aan de hand hiervan kun je een shortlist opstellen met de meest geschikte partijen. 

5. Vraag offertes aan bij meerdere leveranciers

De totale kosten van een CRM-implementatie bepalen is lastig. Zeker als er externe partijen bij betrokken zijn. Daarom is het belangrijk dat je bij meerdere CRM-leveranciers op je shortlist een offerteaanvraag doet. Zorg dat je duidelijk hebt wat de geboden oplossing van elke leverancier kost en kijk uit voor eventuele ‘verborgen’ kosten.

De verschillende offertes zorgen ervoor dat je gemakkelijk kunt vergelijken. Maar een offerte laat ook zien of de leverancier de vereisten en behoeften van de organisatie goed heeft begrepen.

6. Organiseer besprekingen en demonstraties

Niemand begrijpt je organisatie beter dan jijzelf. Nodig daarom leveranciers bij jou op het bedrijf uit zodat zij kunnen bewijzen dat zij de beste oplossing hebben. Een op maat gemaakte demonstratie geeft je een duidelijk beeld van de mogelijkheden van het CRM-systeem en helpt bij de uiteindelijke keuze voor CRM.

7. Vergelijk en onderhandel

Voordat je een keuze voor een CRM-systeem maakt, is het belangrijk dat je een vergelijking maakt op basis van mogelijkheden en prijs. Uiteindelijk moet er voor jouw organisatie de beste CRM-oplossing komen. En dat is niet altijd de goedkoopste. De goedkoopste oplossing kan veel valkuilen met zich meenemen die je wilt voorkomen. 

8. Introduceer de CRM-oplossing in de organisatie

Zodra je alle informatie hebt, dan is het een stuk eenvoudiger om de juiste CRM-leverancier te vinden. Nadat je de keuze hebt gemaakt is het belangrijk dat je het systeem geleidelijk introduceert binnen de organisatie. Zo kunnen medewerkers aan het nieuwe systeem wennen, zonder dat zij zich gedwongen voelen om zich aan te passen. 

Hulp bij jouw CRM keuze

Systony helpt je graag bij het kiezen van de juiste CRM-software. De volgende artikelen kunnen je verder helpen:

• Tips voor het kiezen van de juiste CRM-software
• Stappenplan CRM kiezen
• Hoe bereik je een succesvolle CRM-acceptatie
• CRM implementeren met succes

Of heb je liever alle informatie in een eBook?

In ons handboek CRM-selectie vind je alle tips en tricks die jou en jouw organisatie helpen bij CRM keuze. Download het handboek en breng je organisatie naar een hoger niveau met CRM.