Hoe HubSpot je helpt om fouten binnen je organisatie te voorkomen

Werkt je organisatie niet efficiënt? Dan ontstaan er gemakkelijk allerlei 'onnodige' fouten. Die je bedrijf bergen met geld kosten. Ondanks dat al je medewerkers hun stinkende best doen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Verkeerd geknipte en geplakte informatie.
• Vertraging door informatie die in de organisatie blijft hangen. 
• Ontevreden klanten door kennis die verloren is gegaan. 
• Fouten doordat er verschillende documentversies in omloop zijn.
• Te late besluiten.
• Excelsheets met fouten in rapportages.

Zoek je een oplossing om het aantal menselijke fouten in je organisatie te minimaliseren? Lees dan verder!
4 Oorzaken van menselijke fouten binnen organisaties

Voer je taken handmatig uit? Dan is er altijd een risico op menselijke fouten. Door bedrijfsprocessen te automatiseren beperk je dit risico.

Of het nu gaat om het versturen van je e-mails. Het beheren van je leads. Of het bijhouden van klantgegevens. Met automatisering voer je repetitieve taken consistent en foutloos uit. Bovendien focussen medewerkers zich makkelijker op strategische en creatieve werkzaamheden.

Hieronder ga ik eerst dieper op de oorzaken van menselijke fouten in. Daarna leg ik je uit hoe HubSpot je helpt om menselijke fouten te voorkomen.

Oorzaak 1: Gebrek aan klantinzicht

Is er een gebrek aan klantinzicht? Dan ontstaan er al snel fouten. Bedrijven weten dan namelijk meestal niet goed wat hun klanten willen of nodig hebben. Hierdoor nemen ze makkelijk de verkeerde beslissingen.

Stel dat je veel energie in een nieuw product steekt. Maar de verkoop loopt voor geen meter. Het product sluit namelijk onvoldoende bij de behoeften van je (toekomstige) klanten aan. Dan is dat doodzonde, toch?

Bedenk je nu eens wat er gebeurt als je onpersoonlijke marketingberichten verstuurt. Zullen veel leads of klanten ze openen en lezen? Waarschijnlijk leveren ze alleen maar frustraties op. Bovendien vergroot je de kans dat mensen zich gelijk voor je mailings uitschrijven. Precies het omgekeerde van wat je wilt bereiken.

Verkeerde beslissingen leiden vaak tot ontevreden klanten en gemiste verkoopkansen. Niet goed voor het imago van je bedrijf. En dus ook niet voor je omzet en bedrijfsgroei.  

Oorzaak 2: Interne communicatie knelpunten

Communiceren je teams niet goed met elkaar? Dan kan belangrijke informatie verloren gaan. Tsja, en dan ontstaan er natuurlijk al snel vertragingen en misverstanden in je projecten. Dit heeft allerlei nadelige effecten, die de productiviteit beïnvloeden. Zoals:

• Teamleden die langs elkaar heen werken.
• Tijdrovend knip- en plakwerk.
• Deadlines die je mist.
• Verkeerde beslissingen.
• Gefrustreerde en ongemotiveerde medewerkers.
• Ontevreden klanten.

Medewerkers hebben extra tijd nodig om misverstanden en problemen op te lossen. En om alle benodigde informatie bij elkaar te scharrelen. De werkdruk en werkstress zijn hierdoor hoger dan nodig is.

Een slechte interne communicatie belemmert ook je innovatieve slagkracht. Er is namelijk te weinig inzicht om goede creatieve oplossingen te verzinnen. Hierdoor kan je organisatie achterblijven op concurrenten. Opereer je in een competitieve markt? Dan is dat natuurlijk ontzettend schadelijk.

Oorzaak 3: Samenwerkingsproblemen tussen afdelingen

Heb je van de bovenstaande problemen last? Waarschijnlijk kampt je organisatie dan ook met een eilandjescultuur. Waarbij allerlei afdelingen enorm langs elkaar heen werken.

Stel dat je marketingafdeling een marketingcampagne lanceert. Zónder dat de verkoopafdeling hiervan op de hoogte is. Dat inkoop van leverancier wisselt of allerlei onderdelen bestelt. Maar dat de nieuwe onderdelen niet goed aansluiten bij wat je nodig hebt.

Of dat je klantenservice niet goed samenwerkt met de technische afdeling. En daardoor niet precies weet wat klanten hebben gekocht. En dat bepaalde salesinformatie over gemaakte afspraken ontbreekt. Waardoor klanten de verkeerde informatie te horen krijgen. 

Spreken klanten verschillende klantenservicemedewerkers. Maar zijn de antwoorden die ze krijgen inconsistent. Dan zijn de rapen ook gaar! Hoe reageer je zelf als je verschillende antwoorden op dezelfde vragen krijgt? Het is superverwarrend als dit gebeurt. 

Je kunt vast een aantal soortgelijke voorbeelden opsommen. Ik hoef je niet uit te leggen wat dit allemaal voor je organisatie betekent. 

Oorzaak 4: Trage en verkeerde strategische besluiten

Trage en verkeerde strategische beslissingen leiden tot veel schade. Zoals verspilling van tijd en middelen. Stel dat je organisatie te langzaam op marktveranderingen reageert. Wat betekent dit dan voor je klantenbestand? Stappen er klanten over naar concurrenten, die wel snel op klantbehoeften inspelen? 

En hoe zit dat als je logistieke afdeling niets van een productlancering afweet? En daardoor alle extra bestellingen niet kan bijbenen? Zodat er een flinke leveringsvertraging optreedt. Of als je financiële afdeling niets van een nieuwe marketingcampagne afweet? Waardoor er budgettaire problemen ontstaan.

En als de marketingcampagne niet goed meetbaar is? Waardoor je géén idee hebt of je jouw marketingbudget slim inzet. En hoeveel nieuwe klanten de marketingcampagne uiteindelijk oplevert. Of dat je een gigantische berg met leads nabelt. Terwijl je géén inzicht in de kwaliteit van deze leads hebt. En echt niet weet of je timing goed is.

Hoe komt het over als er ineens een nieuwe medewerker voor je neus staat? Terwijl je daarover géén bericht van HR hebt ontvangen. Alle systemen moeten nog in orde gemaakt worden. Je nieuwe collega heeft het arbeidscontract getekend. Maar verder is er niets voorbereid.

Minder fouten in je organisatie met HubSpot?

Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Dat kun je niet helemaal voorkomen. Maar het aantal menselijke fouten kun je wel minimaliseren. Zo biedt HubSpot je de tools, die je helpen om:

• Je klantgegevens efficiënt te beheren. Zodat je altijd over een actueel en centraal klantbeeld beschikt. Precies weet welke interacties er met je leads en je klanten zijn geweest. Problemen oplost voordat ze problemen veroorzaken. Trends en veranderde klantbehoeften snel identificeert. En je jouw producten en diensten beter op je doelgroep afstemt. 
  
  
• Processen over de afdelingen heen te stroomlijnen en automatiseren. Waardoor je het aantal repetitieve taken minimaliseert. Medewerkers op dezelfde manier gaan werken. En je teams beter kunnen samenwerken. Zo is het bijvoorbeeld veel makkelijker om informatie te delen. En om taken te prioriteren en aan collega's over te dragen. 
  
  
• Snel goed gefundeerde beslissingen te nemen met real-time data. Waarmee je bijvoorbeeld de resultaten van je gepersonaliseerde en meetbare marketingcampagnes optimaliseert. En je jouw leads slim opwarmt, terwijl je ze kwalificeert voor verkoop. 

Dankzij HubSpot werkt iedereen vanuit 1 centraal systeem. Waar je al je andere systemen mee integreert. Iedereen heeft dus toegang tot dezelfde informatie. Hierdoor voorkom je misverstanden, fouten en verspilling van tijd en geld. En verbeter je de klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid.