Ben je de eilandjes binnen je organisatie zat? Zo kom je er wél vanaf!

Google je op ‘eilandjescultuur’ en ‘eilandjes binnen organisatie’? Dan krijg je allemaal hits van coachings- en trainingsbedrijven in de zoekresultaten. Zij hebben namelijk allemaal 'fantástische strategieën' ontwikkeld om het hardnekkige probleem op te lossen. 

Veel organisaties proberen de eilandjespijn met zo’n strategie aan te pakken. Maar na een heftig traject en een flinke investering zijn de eilandjes er nog steeds. Tsja… en als dat gebeurt blijft de situatie daarna maar doorsudderen. Wat kun je er verder nog aan doen?

In dit artikel leer je wat eilandjes binnen een organisatie zijn. Waardoor ze ontstaan. Hoe coachings- en trainingsbedrijven een eilandjescultuur proberen te doorbreken. En hoe HubSpot je een veel effectievere oplossing biedt. Zodat je organisatie er voor altijd van verlost is!

Wat is een eilandjescultuur binnen een organisatie?

Bij een eilandjescultuur richten medewerkers zich vooral op hun eigen afdelingen, doelen en taken. Niet op het algemene belang van de organisatie. In de praktijk betekent dit dat:

• Afdelingen allemaal een beetje op zichzelf functioneren. Ze werken langs elkaar heen. Medewerkers hebben vaak geen idee waar hun collega’s zich mee bezig houden. 
  
  
• Er weinig samenwerking tussen de verschillende afdelingen is. Kennis blijft bij medewerkers en afdelingen hangen. Er wordt daardoor ook niet zoveel ‘afdelingsoverschrijdend’ nagedacht of opgelost.
   
  
• De interne communicatie een knelpunt is. Waarom? Medewerkers vertrouwen hun collega’s van andere afdelingen onvoldoende. En daarom lossen ze problemen het liefste zelf op. In plaats van om (gespecialiseerde) collega’s om hulp te vragen. Ook delen ze daardoor maar weinig informatie met elkaar.
  
  
• De schuld van problemen naar andere afdelingen wordt afgeschoven: ‘Wij gaan de rotzooi níet opruimen.’ Werk over de schutting gooien komt ook vaak voor. Helaas blijft dat werk daardoor vaak liggen.

Wordt er daarnaast ook nog eens veel over collega’s van andere afdelingen geroddeld? Dan voelt dat super onveilig en oncomfortabel. Misschien durven collega’s daardoor niet eens vragen aan andere afdelingen te stellen. 

Natuurlijk kennen alle medewerkers (hopelijk) de missie en de doelstellingen van de organisatie wel. Maar ze werken daar allemaal op hun eigen manier naartoe. En soms zijn er zelfs subculturen binnen afdelingen. Eigen gewoontes en gebruiken: ‘Zo doen we het hier altijd’. ‘Zij houden zich nooit aan de afspraken.’ En 'zij zijn nooit te bereiken’. 

Er is dus géén uniforme werkwijze. Voor de buitenwereld lijkt de organisatie 1 geheel. Zij ziet de naam en een logo. Maar intern staan de neuzen allemaal verschillende kanten op. En dit kan best vergaande gevolgen hebben. Zo worden klanten misschien niet zo goed geholpen als zou kunnen. Of lopen projecten vertraging op, doordat bepaalde informatie binnen de organisatie is blijven hangen. 

Kortom: er ontstaan veel frustraties bij medewerkers én bij klanten. Een eilandjescultuur heeft dan ook impact op het werkplezier, de productiviteit en de klantloyaliteit. Niet echt een goede basis om waardevolle medewerkers en klanten vast te houden!

Waardoor ontstaat er een eilandjescultuur?

Organisaties bestaan meestal uit verschillende afdelingen. Zeker als je het over de wat grotere bedrijven hebt (daar komen eilandjes dus ook vaker voor). Deze afdelingen houden zich allemaal met hun eigen taken bezig. Denk maar eens aan:

• De afdeling marketing die voor brand awareness en leads zorgt. 
• Accountmanagers die nieuwe klanten aantrekken. En de contacten met bestaande klanten warm houden.
• De afdeling productontwikkeling die zich de hele dag met productinnovaties bezighoudt. 
• De afdeling logistiek die ervoor zorgt dat monteurs en chauffeurs op de juiste plek terecht komen. 
• De service afdeling die vragen, klachten en problemen verhelpt. 
• De inkoopafdeling die de beste prijsafspraken voor onderdelen regelt.
• De IT-afdeling die voor software issues en technische storingen verantwoordelijk is.
• De financiële afdeling die alle facturen en betalingen verwerkt.
• De HR-afdeling die alle personeelszaken regelt en nieuwe medewerkers aantrekt.

En ga zo maar door. Iedere afdeling houdt zich met de eigen werkzaamheden bezig. Natuurlijk is er bij bepaalde werkzaamheden wel contact met andere collega’s. Je kunt niet alles binnen je eigen afdeling oplossen. Maar vaak alleen met een kleine (hechte) groep collega’s.

Het is heel logisch dat er dan een eilandjescultuur ontstaat. Stel dat er 100 medewerkers bij een bedrijf werken. Dan is het lastig om iedereen goed te leren kennen, toch? En om met iedereen een goede band op te bouwen. Zeker met collega’s die je voor je werkzaamheden niet echt nodig hebt.

Het is veel makkelijker om een band met collega’s van je eigen afdeling op te bouwen. Zij werken op dezelfde plek en ze doen werk dat je begrijpt. Je deelt er automatisch al kennis en ervaring mee. Niet alleen over je eigen vakgebied trouwens. Ook over het reilen en zeilen binnen de organisatie.

Stel bijvoorbeeld dat je computer vastloopt. En dat je voor de zoveelste keer lang op de IT-afdeling moet wachten. En dat je directe marketingcollega’s die ervaring ook met de IT-afdeling hebben. Dan begrijpen zij je frustraties. Door dit soort situaties ontstaat er een onderlinge verbondenheid, die de eilandjescultuur verder vergroot.

Dat geldt natuurlijk niet alleen voor jouw afdeling. Want op dezelfde manier hebben de andere afdelingen ook een onderlinge verbondenheid. Zo ontstaat er eigenlijk automatisch verdeeldheid binnen een organisatie. Zijn er ook nog eens verschillende vestigingen en/of doelgroepen? Dan is de kans op eilandjes nog veel groter.

Hoe pakken coachings- en trainingsbureaus eilandjes aan?

Een eilandjescultuur is irritant voor bedrijven, omdat het de bedrijfsgroei belemmert. Daarom zijn zij vaak bereid om flink in een oplossing te investeren. Zo’n traject met een eilandjes-expert levert vaak prachtige inzichten op. Maar toch is het meestal lastig om daarmee de hardnekkige eilandjescultuur te doorbreken. 

Veel coachings- en trainingsbedrijven richten zich voornamelijk op:

• Het verbeteren van de contacten tussen de medewerkers van verschillende afdelingen. Waardoor zij elkaar beter leren kennen. En er meer vertrouwen en betrokkenheid komt.
  
  
• Het blootleggen en onderstrepen van gezamenlijke doelen en belangen. Zodat medewerkers bewust worden hoe belangrijk het is om samen te werken. Zo leiden tegenvallende cijfers misschien wel tot ontslagrondes. Of tot bonussen die niet uitbetaald kunnen worden.
  
  
• Het implementeren van werkprocessen en -instructies, waarbij kennis en informatie gedeeld wordt. En waarbij medewerkers hun verantwoordelijkheden nemen.

Na zo'n training- en coachingstraject weten medewerkers precies wat er moet gebeuren. En wat ze zouden moeten doen om de communicatie en samenwerking te verbeteren. Dat wel. Maar toch blijven ze vaak op de oude manier doorwerken. 

Vaak is iedereen na zo’n sessie supergemotiveerd om iets aan de eilandjescultuur te doen. En gaat het een tijdje beter. Maar daarna zakken de medewerkers makkelijk weer terug in hun oude patronen. Als dat gebeurt is het een dure en (grotendeels) mislukte oplossingspoging geweest.

Hoe los je de eilandjescultuur dan wél effectief op?

Om een eilandjescultuur op te heffen is er een gevoel van eenheid nodig. Afdelingen en medewerkers die samen de organisatiedoelstellingen proberen te behalen. Met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. En bedrijfsprocessen die iedereen naleeft. Dit voor elkaar krijgen kan dus een uitdaging zijn. Maar met de all-in-one CRM-software van HubSpot wordt het een stuk makkelijker.

HubSpot is namelijk een gebruiksvriendelijk en centraal klantenplatform. Waarin je allerlei belangrijke bedrijfsprocessen over de afdelingen heen verankert. Zodat je de samenwerking en communicatie binnen je organisatie stroomlijnt. Je klanten staan hierbij centraal. Alle afdelingen hebben toegang tot dezelfde klantgegevens en tools. Al zijn de tools wel afhankelijk van je rol binnen de organisatie. Hierdoor doorbreek je de eilandjescultuur. En gaan teams daadwerkelijk effectiever samenwerken.

Denk bijvoorbeeld aan gedeelde dashboards en rapportages. Waardoor iedereen automatisch dezelfde doelen nastreeft. Aan toestemmingsprocessen die je in je CRM-software vastlegt. Aan herbruikbare e-mailtemplates, playbooks, belscripts, afsprakenplanners, meldingen, taken en software integraties. En nog zoveel meer! 

Daarnaast neemt de CRM-software ontzettend veel (repetitief) werk uit handen. En haal je alle afleidende informatie weg. Waardoor je organisatie veel productiever, slagvaardiger en wendbaarder wordt. Er komt meer openheid in je organisatie. Kennis blijft bewaard als medewerkers vertrekken. En er blijft meer ruimte voor strategische samenwerking over. Kortom: het is de perfecte basis om afscheid van je eilandjes te nemen.

Meer weten?

➜ Bekijk onze HubSpot CRM demovideo om vast een indruk van de software te krijgen.
➜ Download het productoverzicht met een beschrijving van de belangrijkste features.
➜ Neem eens een kijkje bij onze andere HubSpot-video’s en downloads.
➜ Verdiep je in HubSpot met onze case studies en blogs.

Tenslotte laat ik je ook graag zelf zien hoe HubSpot je bedrijfsprocessen stroomlijnt. Daarbij vertel ik je gelijk hoe wij het implementatietraject aanpakken. Want om je eilandjescultuur effectief op te lossen is er een goede voorbereiding nodig. De software is het gereedschap. Samen managen we de verandering binnen je organisatie.

Plan hieronder gerust een afspraak in mijn agenda.