Hoe maak je jouw organisatie wendbaarder met custom CRM-records?

De voorkeuren en behoeften van klanten veranderen voortdurend. Als bedrijf moet je daar steeds weer op aanpassen. En dat is soms best lastig. Zeker als je een traditionele standaard CRM-oplossing gebruikt.

Customizable CRM-software helpt je om snel op ontwikkelingen en trends in te springen. De functies, functionaliteiten en data die je nodig hebt pas je namelijk snel aan. Daarnaast zorgen op maat gemaakte CRM-oplossingen voor een veel hogere gebruikersacceptatie. Omdat ze voor meer CRM-gebruikers goed werkbaar zijn.

HubSpot bevat een heleboel custom mogelijkheden. In mijn blog over CRM Customization geef ik je daar 8 voorbeelden van. In dit blog ga ik dieper op de custom mogelijkheden van CRM-cards op CRM-records in.

Deze onderwerpen komen aan bod:
➜ Wat zijn CRM-objecten in HubSpot?
➜ Waarom koppel je verschillende CRM-records aan elkaar?
➜ Waarom wil je de informatie op je records customizen? 
➜ Hoe organiseer je de informatie op je CRM-records in HubSpot?
➜ Wat is een record card in HubSpot? 
➜ Welke custom record cards zijn er in HubSpot?
➜ App-cards met UI-extensies 
➜ Ook starten met de customizable CRM-tools van HubSpot?

Wat zijn CRM-objecten in HubSpot?

Met objecten, records en eigenschappen organiseer je jouw CRM-data. Net zoals bij de kaartjes van een ouderwetse kaartenbak, maar dan digitaal. HubSpot bevat standaard records voor contactpersonen, bedrijven, deals en tickets. Deze hoofdcategorieën noem je objecten. De velden waarmee je deze gegevens op je records vastlegt noem je eigenschappen.

Het bedrijf ‘IT Experts’ heeft bijvoorbeeld 1.000 bedrijven en 3.000 contactpersonen in de CRM-database. Onder de hoofdcategorieën (de objecten) hangen de records van deze 1.000 bedrijven en 3.000 contactpersonen. Op deze records staat specifieke informatie. Bijvoorbeeld de naam van een contactpersoon of een bedrijfsnaam. Het adres en welke interacties er zijn geweest. 

Daarnaast leg je met custom objecten bedrijfsspecifieke informatie vast. Unieke gegevens die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Stel dat je bijvoorbeeld auto’s verkoopt. Dan wil je misschien een hoofdcategorie voor auto’s aan je CRM-software toevoegen. Hieronder hangen dan de records met de gegevens van de auto’s. Met de eigenschapsvelden leg je bijvoorbeeld het bouwjaar, het merk en de kilometerstand vast.

👉 TIP: Wil je meer uitleg hierover? Lees dan dit artikel: Waarom gebruik je records en objecten in HubSpot?

Waarom koppel je verschillende CRM-records aan elkaar?

In HubSpot heb je dus verschillende soorten objecten:

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Tickets
• Custom objecten

De records die hieronder hangen bevatten informatie. Deze informatie leg je met eigenschappen vast. 

Een voorbeeld. Bij het bedrijf 'Jansen BV' werken verschillende soorten mensen. Zoals marketeers, verkopers, service medewerkers, managers en directieleden. Dit zijn verschillende soorten contactpersonen. Stel dat 'Jansen BV' een lead van jouw organisatie is. Dan leg je de contactpersonen die je kent met contactpersoonrecords in je CRM-software vast.

In je CRM-software wil je zien dat deze personen bij ‘Jansen BV’ werken. Je koppelt de contactpersoonrecords daarom aan het bedrijfsrecord van 'Jansen BV'. Open je nu het bedrijfsrecord? Dan zie je in 1 oogopslag welke contactpersonen er bij 'Jansen BV' werken. Daarnaast wil je snel zien welke rollen zij vervullen. De functies leg je daarom ook vast.

Koppel je een contactpersoonrecord aan een bedrijfsrecord? Dan noem je dit een associatie. Ook andere soorten records kun je aan elkaar koppelen. Waarom ik je dit uitleg? Veel custom record cards bevatten gegevens over recordkoppelingen. Meer daarover lees je verderop in mijn artikel.

Waarom wil je de informatie op je records customizen? 

Denk nu even aan je eigen bedrijf. Welke functies zijn er allemaal? Directieleden, marketeers, verkopers, service medewerkers,…

Al deze mensen vervullen andere rollen. Maar daarbij hebben ze natuurlijk niet allemaal dezelfde informatie nodig.
 
Op een customizable record zet je de informatie neer die specifieke CRM-gebruikers nodig hebben. Voor een marketeer zijn dat bijvoorbeeld belangrijke marketinggegevens. En voor service medewerkers van alles wat met tickets te maken heeft.

In HubSpot pas je de inhoud van je records op teamniveau aan. Daarnaast kun je bepaalde recordgegevens ook op gebruikersniveau aanpassen. Je helpt je medewerkers zo om efficiënter te werken en om productiever te zijn.  

Hoe organiseer je de informatie op je CRM-records in HubSpot?

Je organiseert je recordinformatie met tabbladen. Deze tabbladen vind je in de middelste kolom van je records. Ieder tabblad bevat (meerdere) record cards met specifieke recordgegevens. 

Op het standaard tabblad ‘Overzicht’ vind je bijvoorbeeld allerlei belangrijke highlights. Ook zie je daar de laatste communicatie staan. En belangrijke gegevens over de koppelingen met andere records. Op het tabblad ‘Activiteiten’ staan juist record cards over de interacties. Zoals telefoongesprekken die er geweest zijn en e-mails die er verstuurd zijn.

Je kunt zelf tabbladen toevoegen. De volgorde van je tabbladen aanpassen en tabblad-namen wijzigen.

Wat is een record card in HubSpot? 

Record cards gebruik je om informatie op je records te clusteren. Informatie die op de rollen van je medewerkers is afgestemd. Zodat je medewerkers de klantbehoeften vanuit hun eigen functies beter begrijpen. En daar optimaal op in kunnen springen.

Niet al deze informatie is op alle records van toepassing. Je toont daarom alleen maar de informatie die relevant is. Om dit voor elkaar te krijgen voeg je 'voorwaardelijke record cards' aan je records toe. Zo zie je de klantgegevens-kaart bijvoorbeeld alleen als de levenscyclusfase van een contactpersoon ‘klant’ is.

Er zijn allerlei custom record cards waar je uit kunt kiezen. En op al deze cards vind je andere gegevens. Wat je zelf kunt instellen hangt van de plek en het type record card af. Denk daarbij aan:

• Informatie toevoegen.
• Tabellen aanpassen.
• Gegevens filteren en sorteren.
• Rapportages tonen.

Stel dat je een record card aan de linkerkant van je record plaatst. Dan zie je misschien andere informatie dan als de record card in het midden staat. 

Daarnaast breid je de card-mogelijkheden met UI-extensies (User Interface) uit. Een uitbreiding van hoe je de informatie ziet dus. Voor UI-extensies heb je development skills nodig. In dit artikel ga ik hier verder niet op in.

Welke custom record cards zijn er in HubSpot?

In HubSpot zijn er standaard record cards en record cards die je naar wens aanpast. Hierop vind je informatie die specifiek voor jouw bedrijf relevant is. Hieronder neem ik 12 veel gebruikte custom record cards onder de loep.

Record card 1: Activity totals 

Wil je snel inzicht over de activiteiten van een record hebben? Bijvoorbeeld van het aantal e-mails, telefoongesprekken, afspraken en taken van een dealrecord. Dan voeg je deze record card toe. Hierbij kies je welke inkomende en uitgaande activiteiten je wilt tonen. Bijvoorbeeld de inkomende en uitgaande telefoontjes van een contactpersoon.

Filter je op de gegevens? Dan zie je de gegevens van een bepaalde periode. Bijvoorbeeld van de afgelopen week. Wil je op bepaalde activiteiten inzoomen? Dan klik je op het nummer onder de activiteit.

Record card 2: Lijst met associatie labels 

Deze record card geeft labels van gekoppelde records (associaties) weer. In dit voorbeeld zijn er bijvoorbeeld 2 contactpersonen gekoppeld, die beslissingsbevoegd (label) zijn. Wil je de bijbehorende records van deze contactpersonen zien? Dan klik je op hun namen.

Record card 3: Associatie eigenschappenlijst 

Op deze record card zie je recordgegevens van 1 object (van 1 of meerdere records). In het voorbeeld hierboven is er bijvoorbeeld een ticket gekoppeld. Op de record card vind je informatie over de ticketnaam, de ticketeigenaar, de prioriteit en de ticketstatus. 

Je kunt maximaal 24 bewerkbare recordeigenschappen van gekoppelde records toevoegen. Die je eenvoudig filtert en sorteert. Wil je een gekoppeld record bekijken (het ticket in dit voorbeeld)? Dan klik je op de naam (question about order). 

Record card 4: Associatietabel met meerdere records 

Deze record card toont ook informatie van de gekoppelde records van 1 specifiek object. Maar dan in een tabel. Hierin zie je bijvoorbeeld alle (lopende) deals of tickets van een bedrijf in je CRM-database. Of alle aan een bedrijfsrecord gekoppelde contactpersonen. 

De eigenschappen die je in de tabel ziet bepaal je zelf. De informatie hiervan vind je in de kolommen. Met snelfilters filter je vervolgens op de records in de tabel. Iedere associatielabel kaart kan maximaal 12 eigenschappen (kolommen) en 5 snelfilters bevatten.

Er zijn een paar vereiste eigenschappen. Die zie je altijd in de tabel terug. Voor contactpersonen zijn dat bijvoorbeeld de voornamen en de achternamen. Om op de informatie in te zoomen filter je op de informatie. Daarnaast kun je rijen toevoegen, verwijderen en bewerken als je dat wilt.

Record card 5: Engagement 

Wil je snel inzicht over de betrokkenheid van gekoppelde records? Gebruik dan de engagement card. In dit voorbeeld zie je een gekoppeld bedrijf met maximaal 4 betrokkenheidseigenschappen. De informatie op deze record card gaat altijd over 1 soort object (een bedrijf in dit geval).

Record card 6: Lifecycle stage tracker 

Plaats je deze record card in de middelste kolom van je records? Dan zie je de voortgang van een bepaald proces. Bijvoorbeeld van de levenscyclusfasen van gekoppelde contactpersonen en bedrijven. Of de pijplijnstatus van deals of tickets.

Voor contactpersonen en deals is het ook mogelijk om per fase bepaalde berekeningen te maken. Zoals de tijd die een deal in een bepaalde fase van de dealpijplijn heeft doorgebracht.

Record card 7: Data highlights

Op deze card zie je de highlights van maximaal 4 eigenschappen, die je zelf selecteert.

Record card 8: Datum tracker

Wil je de voortgang tussen 2 datum eigenschappen inzichtelijk maken? Dan is dit de perfecte record card. Bijvoorbeeld de tijd tot een contractverlenging. 

Record card 9: Eigenschapslijst

Er zijn 2 soorten record cards voor de eigenschapslijst. Eentje voor in de linker recordkolom (en de voorbeeld zijbalk) en eentje voor in de middelste recordkolom.  De record card geeft een flink aantal bewerkbare eigenschappen weer. Tot 50 in de linkerzijbalk en tot 24 in de middelste kolom. In het voorbeeld hierboven zie je de versie voor de middelste recordkolom.

Verander je als individuele CRM-gebruiker de eigenschappen op deze record card? Dan zijn die gegevens alleen voor jou zichtbaar. Andere CRM-gebruikers zien de wijzigingen dus niet. Welke eigenschappen je kunt bewerken hangt wel van je gebruikersrechten af.

Record card 10: Rapportages

Wil je rapportage informatie over 1 object in beeld krijgen? Dan is dit de juiste record card daarvoor. Je kunt gegevens filteren op basis van:

• Het record waar je in zit.
• Gekoppelde records.
• Een selectie van records (van dit ene object). 

Record card 11: Contact stage tracker 

In dit voorbeeld zie je hoe de records van contactpersonen door de levenscyclusfasen bewegen. Dezelfde informatie maak je ook zo voor bedrijven inzichtelijk. Voor deals, tickets en custom objecten toont deze record card de pijplijnvoortgang. Voor deals en contactpersonen bereken je er ook bepaalde waarden mee. Bijvoorbeeld de tijd die in de fasen is doorgebracht.

Record card 12: Statistics 

Met deze record card bereken je gegevens voor gekoppelde recordeigenschappen. Bijvoorbeeld het gemiddelde dealbedrag. Of het gemiddelde aantal dagen dat gekoppelde bedrijven nodig hebben om een deal te sluiten.

App-cards met UI-extensies 

Met UI-extensies voeg je ook speciale app-cards aan je CRM-records toe. Zodat je in je CRM-records gegevens van gekoppelde softwarepakketten bundelt. Bijvoorbeeld van DealHub (CPQ-software) of PandaDoc (offertes en contracten).

Je haalt hiermee dus meer gegevens uit de softwaretools, die belangrijk voor je organisatie zijn. Ook deze app-cards zijn dynamisch. Je richt ze naar wens in, zodat ze op je zakelijke behoeften aansluiten. En je snel de juiste inzichten krijgt.

👉 TIP: Misschien vind je dit artikel ook interessant? HubSpot Enterprise: bedrijfssoftware voor groeiende ondernemingen.

Ook starten met de customizable CRM-tools van HubSpot?

Naast customizable record cards biedt HubSpot nog veel meer custom mogelijkheden. En deze opties worden steeds uitgebreider. Je creëert eenvoudig functies, die je in de meeste kant-en-klare CRM-pakketten niet vindt. En beweegt daarmee moeiteloos met de trends van je doelgroep mee. 

Kortom: je beschikt over alle tools om de juiste data snel inzichtelijk te maken. Op de plek waar je die data nodig hebt. Om je klantprocessen in te richten zoals jouw organisatie ze nodig heeft. Om de samenwerking tussen je medewerkers en teams te verbeteren. Om je (toekomstige) klanten een geweldige customer experience te bieden. En om de productiviteit flink te vergroten.

Je organisatie wordt pas echt succesvol als je de juiste CRM-software selecteert. Die je volledig op de unieke behoeften van je bedrijf kunt afstemmen. Nu en in de toekomst!