Waarom gebruik je records en objecten in HubSpot?

Ga je aan de slag met workflows, dashboards en lijsten? Dan is het handig om te weten hoe HubSpot is opgebouwd. Objecten en records zijn namelijk de ruggengraat van je CRM-systeem. Na het lezen van dit artikel begrijp je hoe het zit.

De records en objecten in je CRM-systeem

In een CRM-systeem beheer je alle belangrijke data van je relaties. Zoals je (toekomstige) klanten en andere contacten. Deze data sla je niet alleen op; je gebruikt het ook. Bijvoorbeeld om (automatisch) een marketing e-mail te versturen. Of om je bedrijfsresultaten te monitoren op een dashboard.

Om deze data te ordenen gebruik je records en objecten. Objecten gebruik je voor het opslaan van data in een CRM-systeem. Aan deze objecten koppel je eigenschappen. Dit zijn kenmerken van deze objecten. De 4 standaard  objecten in HubSpot zijn: 

1. Contacten

Contacten zijn de personen waarmee je communiceert. Zoals bellen, e-mailen en chatten. De eigenschappen van jouw contacten zijn bijvoorbeeld:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Functie
• Toestemming om te e-mailen (AVG)

Maar HubSpot slaat (automatisch) nog veel meer contactgegevens op. Zoals alle touchpunten met jouw bedrijf. Wanneer heeft een contact bijvoorbeeld jouw website bekeken? En jouw e-mails geopend? En welke verkoopactiviteiten hebben er plaatsgevonden? Daarnaast kun je ook gegevens loggen bij jouw contacten. Bijvoorbeeld wat er tijdens een telefoongesprek is besproken.

Al deze persoonsgegevens sla je op in klantenrecords. Dit zijn profielen met alle belangrijke data van jouw contacten. Net zoals bij een kaartenbak, maar dan digitaal. Dankzij objecten en eigenschappen is de indeling op al deze ‘digitale kaarten’ hetzelfde.

TIP: Weet je dat je de data van je contactpersonen makkelijk kunt aanvullen? HubSpot vult de gegevens dan automatisch aan met behulp van van e-mailhandtekeningen. Je leest er hier meer over: Vul je relatiegegevens in je CRM-systeem aan met Inbox Automation.

2. Bedrijven

Je zakelijke contacten werken bij bedrijven. Bij één bedrijf kun je meerdere contactpersonen hebben. Contactpersonen kun je ook aan meerdere bedrijven koppelen. De eigenschappen van jouw bedrijven zijn bijvoorbeeld:

• Bedrijfsnaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• Website
• Branche
• Aantal werknemers
• Jaarlijkse omzet

Ook van je bedrijven houdt HubSpot automatisch allerlei data bij. Al deze bedrijfsgegevens sla je op in je bedrijvenrecords. Dit zijn dus de ‘digitale kaarten’ van al jouw B2B-relaties. Met HubSpot Insights verrijk je jouw bedrijfsdata trouwens makkelijk.

TIP: Weet je dat je ook de relaties tussen personen en bedrijven kunt vastleggen? Dat is interessant als één persoon bij meerdere bedrijven werkt. Sheila werkt bijvoorbeeld als ZZP-er bij verschillende ondernemingen. Ze is eigenaar van HupHup Financieringen en adviseur bij de andere bedrijven. Je gebruikt hier association labels voor.

3. Deals

Met deals organiseer je jouw verkoopproces vanaf het begin tot het einde. Jouw deals bestaan dan ook uit verschillende fasen. De sales funnel eindigt als je de deal sluit of verliest. Eigenschappen van je deals zijn bijvoorbeeld:

• Omzet van de deal
• Verwachte verkoopdatum
• Verkoper

Een dealrecord kun je aan meerdere bedrijven koppelen. Je kunt er ook meerdere contactpersonen van die bedrijven aan koppelen. Bovendien kun je contactpersonen aan meerdere deals van een bedrijf koppelen.

TIP: Met dealpijplijnen visualiseer je jouw verkoopproces. Maak je hierin de stapjes van je verkoopkansen goed inzichtelijk? Dan wordt het makkelijker om verkoopvoorspellingen te doen (forecasting). Verschillen de salesprocessen en doorlooptijden van je producten? Maak in HubSpot dan meerdere dealpijplijnen aan. 

4. Tickets

Zet je HubSpot CRM ook voor je service activiteiten in? Dan maak je waarschijnlijk gebruik van servicetickets. Ik illustreer dit even met een voorbeeld.

Het doorverbinden van telefoontjes lukt niet meer. Tess wordt er helemaal moedeloos van. Ze belt de IT-afdeling voor een oplossing. Karel maakt een serviceticket aan. Het probleem wordt dezelfde dag nog opgelost. Dankzij een klantenportaal kan Tess de status van het serviceticket volgen.

Ook je servicetickets doorlopen een aantal fasen. Vanaf het moment dat het serviceticket aangemaakt is, totdat het weer gesloten wordt. Op dashboards volg je de status van jouw servicetickets. Eigenschappen van servicetickets zijn bijvoorbeeld:

• Tijdstip van aanmaken.
• Bron: hoe is het serviceticket ontvangen? Via een chatbot, via WhatsApp, telefonisch, per e-mail, etc.
• Tijd totdat het serviceticket opgepakt is.
• Tijd tussen de aanmaaktijd en de sluitingstijd.
• Medewerker die het serviceticket opgepakt heeft.

Servicetickets kun je aan (meerdere) contacten, bedrijven en deals koppelen. Bedrijven, contacten en deals kunnen ook meerdere servicetickets hebben.

Andere objecten zijn bijvoorbeeld gesprekken, producten, offertes en objecten op maat. Je kunt ze segmenteren en erover rapporteren. Wat er precies mogelijk is hangt van je HubSpot-licentie af.

Meer leren over records en objecten in HubSpot?

Zo, nu heb je wat meer kennis over records en objecten in HubSpot. Volg je bij ons een HubSpot CRM Training? Dan laten wij je in HubSpot zien hoe je ermee aan de slag gaat. Zo leer je bijvoorbeeld hoe je jouw records en objecten inzet bij workflows, rapportages en lijsten. Vraag gerust een gratis adviesgesprek aan als je meer over de mogelijkheden wilt weten.