CRM Customization in HubSpot: wat zijn je mogelijkheden?

Bevat je CRM-software veel waardevolle data? Maar kost het moeite om de juiste informatie naar boven te halen en te gebruiken? Dan heeft je organisatie vast behoefte aan CRM Customization.

Daarmee personaliseer je namelijk de CRM-gebruikerservaring van individuele medewerkers en teams. En maak je precies die data beschikbaar, die je medewerkers voor hun rollen nodig hebben. Hierdoor is er minder afleiding, zodat er efficiënter gewerkt wordt. Daarnaast zijn er nog een heleboel andere voordelen. 

In dit artikel leer je hoe CRM Customization je organisatie productiever maakt. En welke aanpasbare mogelijkheden je in HubSpot hebt om beter aan je organisatiebehoeften te voldoen.

Wat is CRM Customization?

CRM Customization betekent dat je bepaalde functies van je CRM-systeem aan je organisatiebehoeften aanpast. Zoals de weergave van je CRM-records, dealpijplijnen en rapportages. Hierdoor verbetert de CRM-gebruikerservaring, de gebruikersacceptatie en de productiviteit. Het systeem maakt het werk namelijk leuker, makkelijker en efficiënter. Kortom: ‘CRM Customization’ helpt je om meer uit je organisatie te halen.

Customized CRM-software is dus rondom je eigen bedrijfsprocessen ontworpen. Hierbij houd je bijvoorbeeld rekening met je teams, doelgroepen en branches. Vergelijk je het met een generieke oplossing? Dan heb je veel meer mogelijkheden om je (repetitieve) taken en processen te vereenvoudigen. 

Bovendien verandert je CRM-software veel makkelijker met je organisatiedoelstellingen mee. Het is namelijk eenvoudiger (en goedkoper) om er wijzigingen in aan te brengen. Tenslotte draagt het ook bij aan een betere strategische besluitvorming. Er is namelijk meer specifieke data beschikbaar. Dit alles leidt ook nog eens tot concurrentievoordeel. Genoeg redenen dus om voor CRM Customization te kiezen!

Je CRM Customization mogelijkheden in HubSpot

Wil je de voorkeuren en het gedrag van je klanten goed begrijpen? En je bedrijfsactiviteiten en processen daar optimaal op afstemmen? Zodat je jouw (toekomstige) klanten écht centraal zet en duurzame klantrelaties opbouwt. Bijvoorbeeld met:

• Goed afgestemde producten en/of diensten.
• Gepersonaliseerde en goed getimede communicatie.
• Snelle en efficiënte op maat gemaakte follow-up.

Dan is een aanpasbaar CRM-platform van onschatbare waarde. Logisch dus dat de all-in-one CRM-software van HubSpot daar verschillende mogelijkheden voor biedt. Dit zijn de 8 meest gebruikte CRM Customization-mogelijkheden in HubSpot: 

Voorbeeld 1: Objecten, eigenschappen en associaties 

De standaard objecten in HubSpot zijn:

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Tickets
• (Leads)

Dit zijn een soort standaard categorieën, waarin je belangrijke informatie vastlegt. Net zoals in een ouderwetse kaartenbak, maar dan digitaal. 

Heb je meer mogelijkheden nodig om bepaalde gegevens op te slaan? Denk bijvoorbeeld aan een maakbedrijf, dat specifieke informatie over machines wil vastleggen. Zoals de specs, installatiedatum en installed-base. Of aan een transportbedrijf dat allerlei logistieke informatie wil monitoren. Dan gebruik je daar custom objecten voor. Onder deze custom objecten hangen objectrecords. Net zoals bij je gewone objecten. 

Laten we even teruggaan naar het maakbedrijf. Onder het custom object ‘Machines’ hangen objectrecords met de details van deze machines. Deze details leg je met ‘CRM-eigenschapsvelden’ vast. De informatie van deze machines haalt Hubspot bijvoorbeeld uit een gekoppeld ERP-systeem. Met associaties koppel je de objectrecords aan records van andere objecten. Zo koppel je bijvoorbeeld een machine-record aan een deal-record om snel te zien welke machines er verkocht zijn. 

👉 TIP: Hier vind je meer uitleg:
➜ Waarom gebruik je records en objecten in HubSpot?

Voorbeeld 2: CRM-records 

Wil je de data in je HubSpot-portaal optimaal managen? Dan moet je jouw records goed beheren. Met behulp van gegevensvalidatie zorg je ervoor dat de data consistent ingevoerd wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verplichte velden, regels voor gegevensopmaak en andere validaties op veldniveau.

Natuurlijk zijn er nog meer customization-opties voor je CRM-records. Zo pas je eenvoudig de standaardconfiguratie aan (contacten, bedrijven, deals, tickets, leads én custom objectrecords). Zodat je echt alleen de belangrijkste informatie ziet. Bijvoorbeeld de relevantste eigenschapswaarden, associaties, activiteiten en interacties. Zelfs op teamniveau.
 
Ook de lay-out van je CRM-records maak je naar wens op met de juiste rechten. Hierbij bepaal je bijvoorbeeld welke kaarten en tabbladen je ziet. Waar je kaarten op je CRM-records staan. En welke informatie je op je kaarten en tabbladen vindt.

Je kaarten bevatten specifieke gebundelde informatie. Bijvoorbeeld informatie die alleen maar voor 1 bepaalde locatie van toepassing is. Of specifieke adresinformatie. Accountmanagers zien daarop bijvoorbeeld het bezoekersadres. Terwijl voor je financiële collega's het factuuradres zichtbaar is. Je toont hierop dus alleen de informatie die medewerkers voor hun functie (snel) nodig hebben.

Op je rapportagekaarten toon je specifieke klantinformatie. Bijvoorbeeld een overzicht van de gesloten dealwaarde per sluitingsdatum. Het aantal servicetickets per creatiedatum. Of hoeveel contact er nou eigenlijk met de klant is geweest. En zo zijn er nog veel meer mogelijkheden met je CRM-kaarten.

Met je tabbladen groepeer je bepaalde recordinformatie in de middelste kolom van je records. Op ieder tabblad vind je kaarten met specifieke recordgegevens. Zo staan op het tabblad ‘Overzicht’ de belangrijkste recorddetails en de laatste interacties. De volgorde van je tabbladen bepaal je zelf.

Voorbeeld 3: Dealpijplijnen 

Met dealpijplijnen visualiseer je jouw verkoopproces om je inkomsten te voorspellen. Daarnaast spoor je er verkoopknelpunten mee op.

Iedere dealpijplijn bestaat uit verschillende stapjes. Dit noem je de dealfasen. Hoe verder je verkoopkansen in je dealpijplijn zijn hoe groter de kans is dat je de deals sluit.

Wil je zelf dealpijplijnen en (specifieke) dealfasen maken en bewerken? Dan kan dat met de CRM Customization-opties van HubSpot. Het is zelfs mogelijk om te bepalen welke dealeigenschappen CRM-gebruikers op de dealrecords zien. Dat is bijvoorbeeld handig als meerdere teams vanuit dezelfde dealpijplijnen werken. 

Daarnaast kun je ‘toestemmingsvereisten’ aan dealfasen toevoegen. Bijvoorbeeld voor als een manager bepaalde orders voor verzending moet goedkeuren.  

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Effectief verkoopkansen managen met levenscyclussen & dealpijplijnen.
➜ Lead management: zo ga je effectief met leads in de verkooptrechter om.

Voorbeeld 4: Offertes 

Met de offertetool maak je eenvoudig offertes in HubSpot, die je digitaal laat ondertekenen. Vervolgens monitor je de status ervan op een sales dashboard.

Stel nu dat de standaard offertetemplates van HubSpot ontoereikend voor je organisatie zijn. Bijvoorbeeld omdat je er bepaalde projectspecificaties aan wilt toevoegen. Zoals specifieke regelposten, kortingen, kosten en belastingen. Dan zijn er verschillende mogelijkheden om custom offertes in HubSpot te maken. 

Zo kun je bestaande offertetemplates aanpassen. Of met offertethema’s en - modules je eigen offertesjablonen bouwen. De mogelijkheden zijn vergelijkbaar met die van de websitetool. Maar voor je offertesjablonen is er nog geen drag&drop-module (slepen en neerzetten). Je moet de aanpassingen daarom in je offertesjablonen coderen.

De custom informatie programmeer je met HubL (HubSpot Markup Language). Daarmee leg je vast welke custom gegevens je in je offertes opneemt. Deze informatie haalt het systeem vervolgens uit je CRM-objecten op.

👉 TIP: Zijn de aanpassingen complex? Misschien is het dan verstandiger om een externe tool zoals PandaDoc of Qwilr te integreren.

Voorbeeld 5: Dashboards & rapportages 

Een goed dashboard bevat alleen die informatie die voor een snelle besluitvorming nodig is. Zonder allerlei afleidende statistieken en andere overbodige informatie. Pas je de dashboardindeling aan de gebruikersrollen van je medewerkers aan? Dan geef je ieder teamlid alleen toegang tot relevante gegevens. Dus de informatie die echt nodig is om de werkzaamheden goed uit te voeren.  

Voorbeeld
Sander van sales raadpleegt regelmatig de verkooppijplijn. Ondertussen monitort Thirza continu de campagneresultaten. Aan die informatie heeft Sander niets. Terwijl Thirza de verkooppijplijn niet hoeft te zien.

De gegevens op je rapportages zijn afhankelijk van je filters. Zo filter je bijvoorbeeld op datumbereik, specifieke eigenaren of teams en specifieke pijplijnen.

Daarnaast pas je eenvoudig het formaat en de dashboardlocatie van de statistieken aan. En voeg je er notities aan toe als je dat handig vindt. Met de gebruikersinstellingen leg je vast wie je dashboards mogen bekijken en bewerken.

In de standaard rapportages van HubSpot vind je de standaard velden. Wil je ook custom informatie in je rapportages hebben? En bepaalde data combineren waar geen standaard rapportages voor zijn? Zoals omzetgegevens, winstpercentages en het aantal leads die je marketingcampagnes opleveren? Dan moet je daar custom rapportages voor maken. HubSpot heeft daar een handige Custom Report Builder voor.

👉 TIP: In dit blog vind je er meer informatie over:
 ➜ Wat zijn standaard en custom rapportages in HubSpot?

Voorbeeld 6: Gebruikersrechten & toestemmingen

Met gebruikersrechten en toestemmingen bepaal je de CRM-rollen in HubSpot. Zodat je medewerkers alleen toegang hebben tot de informatie die ze echt nodig hebben. Door rollen en toestemmingsniveaus in te stellen waarborg je de veiligheid van je data. Daarnaast werkt het veel efficiënter als er geen onnodige informatie beschikbaar is.

Gaan we even terug naar de customized CRM-records van voorbeeld 2? Dan kunnen individuele gebruikers normaalgesproken alleen hun eigen record-weergaven aanpassen. Zoals de zichtbare eigenschappen van de linkerkolom. En de volgorde van de kaarten in de linker- en rechterzijbalken. Voor meer record-customization heb je een speciale machtiging nodig. 

Voorbeeld 7: UI-extensies

Met UI-extensies passen developers CRM-records en de helpdesktool-UI aan. Denk bijvoorbeeld aan:

• Waar CRM-kaarten in de gebruikersinterface van HubSpot komen te staan (in de middelste kolom of rechter zijbalk van CRM-records, op specifieke tabbladen en meer). 
• Het embedden van gegevens van externe URL's. Voeg bijvoorbeeld informatie van Wikipedia aan je CRM-records toe. 
• Gegevens vanuit je ERP-oplossing in een 'viewing card' tonen.
• Externe formulieren koppelen en de gegevens makkelijk vanuit je records invullen.
• De CRM-records waar een UI-extensie op verschijnt.

Voorbeeld 8: CRM-Integraties 

Werkt je organisatie naast de CRM-software ook nog met andere systemen? Zoals een e-mailapplicatie, een ERP-oplossing en software voor projectmanagement? En is je CRM-platform daar goed mee geïntegreerd? Dan werken deze systemen naadloos met elkaar samen. 

Bijvoorbeeld om de data ervan te synchroniseren. Om medewerkers meer functiespecifieke informatie te bieden. Om workflows met custom code ook op de gekoppelde apps toe te passen. En om meer data in data analyses mee te nemen. 

Voorbeeld
Als klantenservice medewerker heeft Micha bepaalde sales informatie nodig. Zoals welke producten een klant precies heeft en wanneer deze producten gekocht zijn. Micha hoeft niet te weten welke kortingen er door de verkoopafdeling zijn afgesproken. Met CRM Customization scherm je deze informatie daarom af.

HubSpot biedt je tal van integratiemogelijkheden met andere tools. In de App Marketplace vind je meer dan 1500 standaard softwarekoppelingen. Maar heb je een maatwerkkoppeling nodig? Dan kunnen wij je daar prima mee helpen. Onze eigen developers hebben namelijk meer dan 35 herbruikbare softwarekoppelingen voor HubSpot-klanten ontworpen. 

Voor HubSpot CRM Customization kiezen

Met CRM Customization in HubSpot stem je jouw content optimaal op je doelgroepen af. De data sla je in een centrale database op en je tools zijn volledig op je organisatie afgestemd. Zodat je voor unieke klantervaringen en CRM-gebruikerservaringen zorgt. Of het nou om dynamische websitecontent, complete marketingcampagnes, gepersonaliseerde e-mails of face-to-face klantcommunicatie gaat. 

Daarnaast werkt je personeel efficiënter. De productiviteit schiet hierdoor omhoog. En je medewerkers houden tijd over voor leukere werkzaamheden. Uiteraard maakt CRM Customization de kans op (kostbare) fouten ook kleiner. Tenslotte geven de customized rapportages je organisatie betere inzichten voor je strategische besluitvorming. 

Ben je nu benieuwd hoe HubSpot eruit ziet en wat je er nog meer mee kunt? Bekijk onze ultieme HubSpot CRM demo video hieronder. Neem eens een kijkje bij onze andere blogs en casestudies. Of download het productoverzicht.