Lead management: zo ga je effectief met leads in de verkooptrechter om

Wil je als organisatie succesvol zijn? Dan moet je goed met je leads omgaan. Zodat je veel websitebezoekers in klanten omzet.

Maar hoe doe je dat? Hoe trek je de juiste doelgroepen aan? Hoe converteer je jouw nieuwe contacten effectief naar klanten? En hoe bouw je er duurzame relaties mee op? Zodat ze bij je blijven kopen.

Met efficiënt lead management ondersteun je jouw leads in de verkooptrechter. Stroomlijn je de activiteiten die hiervoor nodig zijn. En optimaliseer je de koopervaringen van je relaties. 

Wat is een verkooptrechter?

Een verkooptrechter is een verzamelnaam voor alle stapjes van een verkoopproces. 

Stel dat je online een nieuw paar schoenen koopt. Dan besluit je eerst dat je nieuwe schoenen nodig hebt. Vervolgens ga je online zoeken. Je komt op de website van ‘Schoenspecialist Hakky’ terecht. En daar vind je superleuke sneakers.👟 Je stopt ze daarom in je virtuele winkelmandje en rekent af.🧺 Klaar is kees!👏

Dit is natuurlijk maar een simpel verkoopproces. Gaat het om grote investeringen? Dan zijn verkoopprocessen meestal een stuk complexer. Daarom gebruik je een systeem om je leads effectief te managen. Met dit lead management systeem genereer je eerst geautomatiseerd nieuwe leads. Daarna structureert, prioriteert, kwalificeert en ondersteunt het systeem deze leads voor je. 

Kortom, een verkooptrechter is een gestroomlijnd proces voor lead management. Zodat jouw verkoopteam zich uitsluitend op de meest kansrijke leads richt. Leads die klaar zijn voor opvolging. En leads die je het makkelijkste naar betalende klanten converteert.

👉 TIP: Dit artikel vind je vast ook interessant: Effectief verkoopkansen managen met levenscyclussen & dealpijplijnen.

De 4 lead management fasen in HubSpot

Een verkooptrechter begint met leadgeneratie. Met je all-in-1 CRM-software van HubSpot doe je dit grotendeels geautomatiseerd. Bijvoorbeeld via:

• Reviews en online verwijzingen.
• Je berichten op je sociale media kanalen.
• De online marketing evenementen die je organiseert.
• Online advertenties op Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter (X) en Google.
• Organische zoekresultaten van je websitecontent.
• Een live chatgesprek over je producten.
• Een slimme Account Based Marketing (ABM) strategie.
• Voor conversie geoptimaliseerde landingspagina's op je website.

Daarnaast kun je natuurlijk ook nog handmatig leads toevoegen. Bijvoorbeeld na een telefoongesprek of beursbezoek.

Bij lead management leid je alle leads in je verkooptrechter in goede banen. Iedere lead doorloopt hierbij dezelfde 4 fasen. Dit zijn ze:

1. Leadgegevens achterlaten

Om je leads goed te managen heb je data nodig. Veel relevante data. Deze data verzamel je in je CRM-software. Dus wat doet je CRM-systeem? Je (toekomstige) kopers volgen en daar geautomatiseerd data van vastleggen. 

Het vastleggen van leadgegevens gebeurt al vanaf het eerste bezoek aan je website. Dus als je leads nog niet eens leads zijn! HubSpot doet dit met behulp van cookies. Je moet dus potentiële klanten naar je website lokken. Hiervoor maak je relevante en waardevolle content. Informatie die voor jouw doelgroep interessant is. Bijvoorbeeld blogs, online advertenties en sociale media berichten.

👉 TIP: HubSpot helpt je met je zoekmachine optimalisatie. Hier lees je hoe dit werkt: SEO-tool met tips voor een betere website ranking in zoekmachines.

De bezoekers op je website verleid je om hun contactgegevens achter te laten. Bijvoorbeeld door interessante e-books, proefversies en webinars aan te bieden. Want met deze contactgegevens kun je pas echt actief met je leads aan de slag. 

Moeten mensen veel invoervelden invullen? Dan vergroot je de weerstand om gegevens achter te laten. En steeds opnieuw dezelfde gegevens invullen wekt irritatie op. Om het converteren makkelijker te maken gebruik je daarom korte dynamische en gepersonaliseerde websiteformulieren. 

👉 TIP: Maak buyer persona’s om je content optimaal op je doelgroepen af te stemmen. 

2. Leadgegevens verzamelen

De gegevens van je leads leg je in 1 centraal CRM-systeem vast. Hierdoor kun je de leadinformatie structureren en stroomlijnen. Bovendien is de data voor meerdere teams beschikbaar. 

Maar niet iedere lead wordt klant. Of is interessant genoeg om er energie in te steken. Dus je wilt je leads filteren en targeten. En je beste verkoopkansen op het juiste moment opvolgen. Om dit voor elkaar te krijgen volg je jouw leads voortdurend. Alle interacties – kleine en grote – leg je geautomatiseerd en handmatig vast.

Bijvoorbeeld als je leads:

• Iets op je website doen.
• Op 1 van je online advertenties klikken.
• Een e-mail van je nurturing campagne openen. 
• Reageren op een sales sequence.
• Telefonisch contact opnemen.
• Een live chatgesprek starten.
• Je sociale media bericht liken.

Hoe je de gegevens vastlegt is afhankelijk van de interactie. Bekijkt je lead een webpagina of downloadt je lead een e-book? Dan gebeurt dit helemaal automatisch. Maar belt deze persoon? Dan kan een medewerker het gesprek handmatig loggen. Dankzij de transcriptietool is geautomatiseerd loggen trouwens ook mogelijk.

Daarnaast verrijk je jouw leadinformatie met relevante data van externe bronnen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Clearbit
• HubSpot Insights
• Geïntegreerde systemen waar je organisatie mee werkt.

Want hoe meer inzicht je in je leads hebt hoe beter je ze kunt bedienen. 

👉 TIP: Kwalificeer je leads met behulp van AI. Hier lees je hoe dit werkt: Voorspellende leadscores met AI: worden jouw leads klanten? 

3. Leaddata inzetten

Stel dat je voor het eerst een product advertentie op Facebook of LinkedIn tegenkomt. Klik je er dan gelijk op om het product te kopen? Waarschijnlijk moet je eerst wat meer aan het product wennen. De meeste mensen moeten je advertentie eerst wat vaker zien. Daarom is het handig als je een goed beeld van je buyer persona's hebt. En zelf kunt bepalen wie je advertenties precies te zien krijgen.

Gaat je advertentie over een interessant webinar of gratis e-book? Daar klikken mensen waarschijnlijk sneller op dan op product advertenties. Vervolgens komen deze mensen op je website uit waar ze meer informatie vinden. Laten zij hun gegevens hier achter? Dan komen ze op een gesegmenteerde lijst te staan. Je weet namelijk al een beetje waar hun interesses naar uitgaan. En zo bied je meteen al ervaringen op maat aan.

Met de contactgegevens kan jouw organisatie de leads nurturen met e-mails. Je leads ontvangen dan geautomatiseerde e-mails, die bij hun behoeften en interesses aansluiten. En die op hun individuele tempo zijn afgestemd. Een lead opent bijvoorbeeld op een willekeurig moment 1 van je nurturing e-mails. 2 Dagen later verstuurt het systeem automatisch de volgende nurturing e-mail.

Doet deze lead nog meer interessante dingen? Zoals verschillende websitepagina’s bezoeken, referenties bekijken en blogs lezen? Dan wordt het klantprofiel steeds completer. Bovendien raakt de lead steeds meer vertrouwd met je producten en diensten. Totdat hij of zij overtuigd genoeg is om een product te kopen of een afspraak te plannen. In deze fase maak je dus contact en bouw je een relatie op.

👉 TIP: Hoe maak je een succesvolle website met dynamische content? Je leest het hier:
➜ Verbeter je website conversie met gepersonaliseerde dynamische content.
➜ Personaliseer je zakelijke website met het CMS van HubSpot.
➜ Je conversie verhogen met de dynamische content tools van HubSpot.

4. Leaddata onderhouden

Zonder up-to-date informatie kun je jouw leads en klanten niet goed bedienen. Je moet je gegevens daarom schoon houden en verrijken. Schoon houden doe je door:

• Te controleren of ingevoerde data klopt.
• Fouten in je data te verbeteren.
• Verouderde gegevens te verwijderen.

Heb je andere systemen aan HubSpot gekoppeld? Dan kun je de gegevens synchroniseren. Zo zorg je ervoor dat de data in deze systemen ook up-to-date is.

👉 TIP: Hier vind je meer informatie: 5 Tips om de datakwaliteit in je HubSpot-portaal te optimaliseren. 

Uiteraard houd je bij je lead management rekening met de regels van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Zo moeten je leads toestemming geven dat je hun gegevens opslaat. En zijn er regels hoe lang je deze gegevens mag bewaren. 

De leadstatus in de verkooptrechter beheren

Nu weet je hoe je met de data van je leads in de verkooptrechter omgaat. Maar nog niet hoe je de leadstatus van je gekwalificeerde verkoopleads effectief beheert. Om dit goed te snappen heb je wat CRM-kennis nodig. Een CRM-systeem bestaat uit:

1. Objecten
Met objecten leg je de relaties en processen in je CRM-systeem vast. Dit zijn de 5 standaard objecten in HubSpot: contacten, bedrijven, leads, deals en servicetickets.

2. CRM-records
Je CRM-records vallen onder je objecten. Zo valt bijvoorbeeld een contactrecord onder het object contacten. Hierop vind je alle gegevens van 1 contact in je CRM-software. Net zoals bij een ouderwetse kaartenbak, maar dan digitaal. Maar je kunt de verschillende records ook aan elkaar koppelen. Zo zijn leadrecords bijvoorbeeld altijd aan contactrecords en/of bedrijfsrecords gekoppeld.

3. Eigenschappen
Eigenschappen zijn de velden waarmee je de gegevens op je CRM-records opslaat. Op een contactrecord vind je bijvoorbeeld deze velden:

• Voornaam
• Achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Een lead is een persoon of bedrijf, die in je producten of diensten geïnteresseerd is. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het gedrag op je website. Laat een websitebezoeker gegevens achter? Dan converteert hij of zij naar een lead, die je kunt gaan kwalificeren. 

👉 TIP: Hier lees je hoe leadkwalificatie werkt: Voorspellende leadscores met AI: worden jouw leads klanten?

De leadstatus beheren doe je met het object ‘leads’. Onder dit object vallen alle leadrecords met hun specifieke eigenschappen. Zodat je ze kunt volgen en managen in een speciale 'prospecting workspace'.

In deze 'prospecting workspace' orden en prioriteer je de leads geautomatiseerd. Houd je alle leadtaken bij. Maak je inzichtelijk waar de leads zich in de verkooptrechter bevinden. En hoe groot de kans is dat je er iets aan verkoopt. Zodat je op je beste verkoopkansen focust en het maximale uit de verkooppijplijn haalt.

Met leadrouting wijs je jouw voor verkoop gekwalificeerde leads aan medewerkers toe. Zo routeer je deze leads bijvoorbeeld op basis van:

• Locatie
• Product eigenschappen
• Bedrijfsgrootte

Salesmedewerkers hebben daarom meestal allemaal een eigen 'prospecting workspace'.

👉 TIP: Hier lees je meer over de 'prospecting workspace' tool: Wat kun je met de vernieuwde HubSpot Sales Hub met meer AI functies?
 
Uiteraard rapporteer je ook over je leads. Je hebt hier verschillende verkoopanalyses voor. Zo bieden kant-en-klare leadrapporten inzicht in hoe effectief je verkopers met leads omgaan. En krijg je een geweldig beeld van de leadconversie percentages. 
 
👉 TIP: Misschien vind je dit artikel ook interessant? Genereer meer omzet met deze 10 populaire salestools van HubSpot.

Effectief met je leads in de verkooptrechter omgaan

Wil je effectief met de leads in je verkooptrechter omgaan? Dan moeten marketing en sales goed samenwerken. Met HubSpot stem je de processen van deze afdelingen moeiteloos op elkaar af. 

Wil je meer over de mogelijkheden van de allround CRM-software weten? Bekijk dan deze uitgebreide CRM demo video!