Deel artikel
door Maxime Buis op 24-11-23 10:32
Met HubSpot voeg je geautomatiseerd klantgegevens aan je CRM-systeem toe. Registreer je automatisch allerlei verkoopactiviteiten. En houd je al je klantgegevens geautomatiseerd schoon en up-to-date. Met én zonder AI. Je beschikt dan ook over een geweldige basis voor een optimaal verkoopproces.
Bovendien houdt HubSpot alle interacties met je contacten bij. Deze gegevens gebruik je voor je marketing-, verkoop- en klantenservice activiteiten. Je hebt alle data en tools op 1 centrale plek. En met handige filters vind je precies wat je zoekt. Waar het ook om gaat. Van je verkoopgesprekken tot sociale media informatie en ingevulde formulieren op je website.
Je verzamelt dus geautomatiseerd klantgegevens. Je vult ze automatisch aan. Je houdt ze geautomatiseerd schoon én je gebruikt ze. Met jouw complete realtime overzicht bedien je jouw klanten zo persoonlijk en gericht mogelijk. Want iedere medewerker met klantencontact weet precies wat er speelt. En jouw computer weet dat ook.😊
Deze onderwerpen komen hieronder aan bod:
➜ Hoe sla je jouw klantgegevens met records en contact eigenschappen in HubSpot op?
➜ Met AI de contact eigenschappen van je contactpersonen automatisch aanvullen.
➜ Je bedrijfsgegevens in HubSpot met AI verzamelen en aanvullen.
➜ De kwaliteit van je klantgegevens monitoren, controleren en corrigeren met AI.
➜ De beste data-gedreven bedrijfsbeslissingen neem je met complete klantgegevens.
Hoe sla je jouw klantgegevens met records en contact eigenschappen in HubSpot op?
Iedere organisatie heeft klantgegevens. Bijvoorbeeld van leads en prospects. En van de deals en servicetickets die er lopen. In HubSpot sla je deze gegevens in de volgende objecten op:
- Contacten
- Bedrijven
- Deals
- Servicetickets
- Leads
Maak je in HubSpot CRM een record aan? Dan wil je daar allerlei gegevens in vastleggen. Bijvoorbeeld een e-mailadres, een functietitel en de levenscyclus fase van je contactpersoon. En de verschillende interacties die er met je organisatie zijn. Zoals het moment waarop je contactpersoon een formulier invult. Of even met de klantenservice belt. Of wat denk je van een dealbedrag in je dealrecord? En de reden van een serviceticket in het desbetreffende ticketrecord?
Dit doe je met de ‘eigenschappen’ van je records. Voor elk soort record zijn er standaard contact eigenschappen om belangrijke klantgegevens op te slaan. Veel van deze contact eigenschappen vult HubSpot automatisch voor je in. Je kunt ook zelf eigenschappen maken, die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Dit noem je ‘aangepaste eigenschappen’.
Voorbeeld
Annisa downloadt de CRM-Checklist van Systony voor haar werkgever Lalalo. Ze vult een websiteformulier met haar naam en haar e-mailadres is. Het is de eerste keer dat Annisa de website van Systony bezoekt. HubSpot maakt daarom automatisch een contactrecord voor haar aan. De gegevens van Annisa worden in de contact eigenschappen ‘naam’ en ‘e-mailadres’ opgeslagen.
Hoe meer er van Annisa bekend is hoe meer HubSpot opslaat (met of zonder workflow). Denk hierbij aan:
- Het bedrijf waar Annisa voor werkt: Lalalo.
- De branche, de locatie, de website, het telefoonnummer en het e-mailadres van Lalalo.
- De functie van Annisa.
- De jaarlijkse omzet en het aantal werknemers van Lalalo.
- De levenscyclusfase van Lalalo als lead en de datum waarop deze fase veranderd is.
- De marketingcampagne (advertentie, e-mail, etc.) waardoor Annisa de CRM Checklist van Systony heeft gedownload.
- De LinkedIn-gegevens van Annisa en Lalalo (je bekijkt de gegevens met de LinkedIn Sales Navigator integratie. Daarna kun je ze handmatig opslaan als je dat wilt).
- De buyer persona van Annisa.
- De websitepagina’s en landingspagina’s die Annisa heeft bekeken en wanneer dat was.
- De voorspellende leadscore en de gewone leadscore van Lalalo.
- De datum waarop de records van Annisa en Lalalo zijn aangemaakt.
- Welke lead nurturing e-mails Annisa heeft ontvangen en geopend.
- Sales sequences waar Annisa voor is ingeschreven.
- Feedback informatie (enquêtes) en nog heel erg veel meer!
In dit voorbeeld van Annisa en Lalalo zijn er eigenlijk 2 soorten records:
- Het bedrijf waar Annisa voor werkt. En alle gegevens die daarbij horen.
- Annisa als contactpersoon voor dit bedrijf. Met haar eigen klantgegevens.
Downloadt Annisa de CRM-Checklist met haar werke-mailadres? Bijvoorbeeld annisa@lalalo.nl. Dan herkent Hubspot automatisch het bedrijfsdomein: lalalo.nl. HubSpot maakt nu automatisch 2 records aan: eentje voor Lalalo en eentje voor Annisa. Een bedrijfsrecord en een contactrecord. Vervolgens koppelt HubSpot deze 2 records automatisch aan elkaar. Zo zie je in 1 oogopslag dat Annisa een contactpersoon van Lalalo is.
Wordt er nu een deal met Lalalo gesloten? Of is er een probleem? Dan maak je hier een dealrecord of serviceticket voor aan. Ook deze records koppel je aan Lalalo. Deze records bevatten allemaal hun eigen eigenschappen. Om geautomatiseerd nieuwe records aan te maken gebruik je workflows. Hiermee koppel je ook geautomatiseerd deal-, ticket- en bedrijfsrecords aan elkaar. 
Met AI de contact eigenschappen van je contactpersonen automatisch aanvullen
Stel dat je een e-mail van een contactpersoon ontvangt. En dat daar allemaal waardevolle informatie in staat. Zoals een telefoonnummer, adresgegevens en een functietitel. Dan wil je die klantgegevens graag in je CRM-systeem bewaren, toch? Zónder dat je alles moet overtypen.
Met behulp van Artificial Intelligence (AI) slaat HubSpot deze contactgegevens automatisch voor je op. Het scant de e-mailhandtekening hiervoor. Staan de gevonden contactgegevens nog niet in het contactrecord? Dan vult HubSpot deze contact eigenschappen met de klantgegevens uit de e-mail. En zo neemt HubSpot deze klantgegevens van de e-mailhandtekening automatisch over:
- Voornaam
- Achternaam
- Telefoonnummer (dit haalt HubSpot ook uit de tekst)
- Mobiel telefoonnummer (dit haalt HubSpot ook uit de tekst)
Functie- Fax
- Stad
- Staat
- Land
- Postcode
- Adres
Deze klantgegevens komen dus automatisch in de contact eigenschappen van je records te staan. Uiteraard zet HubSpot erbij dat de informatie van HubSpot AI afkomstig is. In HubSpot noem je deze tool trouwens Inbox Automation.
👉 TIP: Koppel HubSpot met LinkedIn Sales Navigator en neem de gegevens makkelijk over! En zet je visitekaartjes met AI om naar contactpersoon-records.
Je bedrijfsgegevens in HubSpot met AI verzamelen en aanvullen
Geautomatiseerd bedrijfsgegevens verzamelen en aan je CRM-database toevoegen. Dat kan met HubSpot Insights. Een realtime database met bedrijfsinformatie van meer dan 20 miljoen bedrijven. HubSpot verzamelt voortdurend online informatie hiervoor. En werkt de informatie geautomatiseerd bij in jouw CRM-systeem.
Wat gebeurt er als je (geautomatiseerd) een bedrijfsrecord aanmaakt? Zodra het bedrijfsdomein (bijvoorbeeld systony.nl) bekend is haalt HubSpot gegevens uit de database. Ontbreekt er informatie in je bedrijfsrecord, contactrecord en/of dealrecord? Dan vult HubSpot Insights deze gegevens automatisch voor je aan. Zo is er meteen al veel informatie bekend over Lalalo.🤜
Deze contact eigenschappen vult HubSpot Insights bijvoorbeeld aan:
- Bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en land
- Branche
- Oprichtingsjaar en beschrijving van het bedrijf
- Jaaromzet en aantal werknemers
- Facebook bedrijfspagina
- LinkedIn bedrijfspagina en bio
- Twitter bedrijfspagina (tegenwoordig heet dat X)
- Website technologieën
- Tijdzone
De kwaliteit van je klantgegevens monitoren, controleren en corrigeren met AI
Je weet nu wat records en contact eigenschappen in HubSpot zijn. En hoe je automatisch met AI gegevens aanvult. Maar kloppen al die gegevens wel? Dit controleer je ook met AI.
Hoe werkt dit? Met de ‘tool voor gegevenskwaliteit’ volg je bepaalde contact eigenschappen. Hiermee houd je precies bij wat er met deze contact eigenschappen gebeurt. Zo zie je snel wanneer er klantgegevens aangepast zijn. En hoe vaak je dit zou verwachten van die klantgegevens.
Zijn er wel erg vaak updates van bepaalde contact eigenschappen? Dan is dat raar. Stel dat een contact eigenschap bijvoorbeeld 15 keer op 1 dag is aangepast. Maar dat 5-10 keer normaal is. Dan klopt er misschien iets niet. HubSpot markeert zo de contact eigenschappen waar misschien iets mee aan de hand kan zijn.
In de tool voor gegevenskwaliteit bekijk je al deze afwijken. Je kunt ook meldingen ontvangen als er afwijkingen zijn. Vindt HubSpot AI een afwijking? Dan zie je dat op een dashboard. Klik je door? Dan zie je meer details.
Ook ontdek je in HubSpot andere problemen met je contact eigenschappen. Stel dat een voornaam met alleen maar hoofdletters is geschreven. Bijvoorbeeld MAXIME. Of juist dat de hele naam met kleine letters is geschreven. Bijvoorbeeld maxime.
Of dat de voor- en de achternaam bij 1 contact eigenschap staan in plaats van bij 2. Of dat er een spatie ontbreekt. En er bijvoorbeeld ‘deWit’ in plaats van ‘de Wit’ staat. Dan wil je dat waarschijnlijk graag corrigeren. Zodat onder andere de aanhef in je gepersonaliseerde e-mails klopt.
HubSpot maakt dit soort opmaakproblemen netjes inzichtelijk voor je. Zodat je ze makkelijk kunt fixen. Heb je een HubSpot Operations Hub licentie? Dan corrigeert HubSpot dit soort problemen zelfs automatisch voor je. In het ‘commandocentrum voor gegevenskwaliteit’ vind je bovendien een overzicht met al deze informatie.
De beste data-gedreven bedrijfsbeslissingen neem je met complete klantgegevens
In HubSpot verbind je jouw contact-, bedrijfs-, ticket- en dealgegevens aan je marketing-, verkoop- en klantenservice activiteiten. Je hebt dus altijd alle waardevolle klantgegevens op 1 centrale plek bij elkaar. Als basis voor een geweldige inbound verkoopstrategie.
Op je dashboards breng je alle gegevens samen. Zodat je altijd de beste data-gedreven beslissingen neemt. Wil je hier meer van weten? Dan laten we je het all-in-1 CRM-systeem met AI graag zien tijdens een vrijblijvende demo afspraak. Wil je eerst meer van de software zien? Bekijk dan onze ultieme HubSpot CRM demo video hieronder. 
Inefficiënte marketing, sales en service processen productief maken
Waarom je bedrijf goed data management nodig heeft om te overleven
7 Redenen waarom productiebedrijven voor HubSpot Smart CRM kiezen
