Deel artikel
door Maarten de Wit op 22-4-24 16:13
Klantrelaties opbouwen en deals sluiten, terwijl je belangrijke taken aan je computer uitbesteedt. Waarbij je de taken van verschillende afdelingen ook nog eens harmoniseert. Zodat jouw organisatie efficiënt en gestructureerd werkt. En betrouwbare resultaten behaalt.
Met de verschillende automatiseringstools van HubSpot automatiseer je allerlei processen. Een belangrijk onderdeel hierbij is e-mail automatisering. Hiervoor bevat HubSpot 2 handige tools, namelijk:
- Workflows
- Sequences
Met beide tools verzend je automatische e-mails. Maar wat zijn nou de verschillen tussen deze tools? En wanneer kies je voor een workflow of juist voor een sequence?
Wat zijn workflows in HubSpot?
Workflows zijn reeksen met automatische taken, meldingen en activiteiten, waarmee je jouw bedrijfsprocessen automatiseert. Bijvoorbeeld om:
- Je CRM-data op te schonen en bij te werken.
- Leads effectief toe te wijzen en op te volgen.
- Snel op klantvragen en -problemen te reageren.
- Feedback te vragen en te verwerken.
Workflows werken op basis van triggers, acties en voorwaarden.
Een trigger is een gebeurtenis, die een workflow activeert.
- Sandra koopt een broek bij de webshop ‘Modern Fashion’. Hierdoor komt ze automatisch in de marketing workflow van deze online winkel terecht.
- Joshua opent een e-mail van de organisatie ‘Vette Auto’s’. Hij belandt hierdoor in de marketing workflow van dit bedrijf.
Een actie is een taak die je workflow daarna uitvoert.
Denk hierbij aan:
- Het verzenden van e-mails.
- Contactgegevens in CRM-records bijwerken.
- Leads aan specifieke marketing lijsten toevoegen.
Voorwaarden zijn regels waar je contacten aan moeten voldoen.
Deze voorwaarden zijn gebaseerd op contacteigenschappen en het gedrag van je contacten. De contacten die aan deze voorwaarden en eigenschappen voldoen vormen samen een lijst.
Welke soorten workflows zijn er in HubSpot?
In HubSpot zijn er verschillende soorten workflows. Om je een idee te geven benoem ik er hieronder een aantal. Met daarbij wat toepassingen van deze workflows.
| Soorten workflows | |
| Aangepaste objecten | Speciaal ontwikkeld voor het automatiseren van processen rondom je aangepaste objecten. Deze workflows stem je op specifieke bedrijfsbehoeften af. |
| Bedrijven |
Activatie door acties en CRM-eigenschappen van bedrijven.
|
| Contacten |
Activatie door acties en CRM-eigenschappen van individuele contacten. Bijvoorbeeld op basis van de cookie-toestemmingsstatus, bekeken pagina’s, aangeklikte advertenties en formulier inzendingen.
|
| Deals |
Activatie door acties en eigenschappen van deals.
|
| Doelen |
Voor het bereiken van specifieke doelen.
|
| Feedback |
Activatie door feedback van klanten. Bijvoorbeeld reacties op enquêtes en NPS-scores.
|
| Gesprekken |
Voor het automatiseren van processen in verband met klantgesprekken. Bijvoorbeeld via chat, telefoon en e-mail.
|
| Offertes |
Voor het beheren en automatiseren van acties met betrekking tot je offertes.
|
| Servicetickets |
Voor het beheren en automatiseren van servicetickets. Toepassing:
|
De voortgang van je worflows meet je op dashboards met rapportages. Zodat je jouw workflows kunt optimaliseren en verfijnen als dat nodig is.
👉 TIP: Misschien vind je dit artikel interessant? 5 HubSpot Workflows voor sales en marketing.
Wat zijn sequences in HubSpot?
Sequences zijn geautomatiseerde reeksen met getimede verkoopactiviteiten, zoals:
E-mails
Kies herbruikbare sjablonen voor je e-mails of ontwerp er zelf een. Start een nieuwe thread. Of antwoord juist op een eerdere e-mail uit de reeks.
Taken
Hiermee word je automatisch aan de opvolging van je leads herinnerd. Bijvoorbeeld om handmatig een op je relatie afgestemde e-mail te versturen. Om je contactpersoon te bellen of om een andere actie uit te voeren.
Beantwoordt een contactpersoon uit je sequence jouw e-mail? Of volgt er een afspraak uit je sequence? Dan stopt de reeks voor deze contactpersoon.
Je voegt je contactpersonen op 2 manieren aan je sequences toe:
- Handmatig. Bijvoorbeeld op basis van gesegmenteerde lijsten.
- Automatische inschrijving met trigger-gebaseerde workflows. Bijvoorbeeld na een formulier inzending of op basis van bekeken websitepagina’s.
Je gebruikt je sequences alleen voor jezelf. Of je deelt ze met je team of zelfs met de hele organisatie.
👉 TIP: Heb je LinkedIn Sales Navigator met HubSpot geïntegreerd? Maak dan taakherinneringen voor het handmatig versturen van connectieverzoeken en InMails aan.
Welke automatiseringstool gebruik je voor e-mail automatisering?
Workflows en sequences zijn 2 krachtige automatiseringstools van HubSpot. Nog even in het kort:
Workflows zijn voor complexe automatiseringsprocessen ontworpen. Je activeert ze met gebeurtenissen. Zoals formulieren die ingezonden worden en specifieke veranderingen in contacteigenschappen. Ze bevatten allerlei acties. Zoals de verzending van e-mails, het bijwerken van CRM-data en het toewijzen van taken.
Met reeksen automatiseer je e-mails en taken om een band met je leads op te bouwen. Meestal voeg je deze leads handmatig aan je reeksen toe. En personaliseer je jouw individuele e-mails, voordat je ze verzendt. Je gebruikt ze dan ook vooral voor gepersonaliseerde 1-op-1 verkoopactiviteiten.
Dit zijn de belangrijkste overeenkomsten en verschillen bij e-mail automatisering:
| Workflows met e-mails | E-mails van sequences | |
| Soort e-mail: | E-mailsjabloon met rich text, slimme regels en personalisatietokens. | E-mailsjabloon met een gewone opmaak (zoals de e-mails, die je vanuit je inbox verzendt). Personalisatietokens werken alleen in de tekst van de e-mail. |
| Naar wie verstuur je ze? | Meestal grote batches met e-mails. Bijvoorbeeld om leads aan te trekken en te kwalificeren met een lead nurturing campagne. | 1 contact of een klein aantal contacten. |
| Wanneer verstuur je ze? | Gedrag en interesses die je CRM-software van je individuele leads vastlegt. Bijvoorbeeld na het downloaden van specifieke whitepapers of na het bekijken van bepaalde video’s. |
1-op-1 communicatie met als doel om met leads en prospects in contact te komen.
|
| Wat is het doel ervan? | Specifieke (marketing) doelen. Bijvoorbeeld de betrokkenheid op je website vergroten. Of het aantal aanmeldingen voor een marketing evenement vergroten. |
Met prospects in contact te komen en er afspraken mee inplannen. E-mails van sequences ondersteunen je bij je koude acquisitie. |
| Hoe schrijf je jouw contacten in? | Automatisch als contacten aan de criteria voldoen of handmatig. | Individueel of in bulk via een lijst met contacten. Of automatisch via een workflow, die je hiervoor ingericht hebt. |
| Hoe schrijf je jouw contacten uit? | Aan het einde van de workflow of tussentijds met behulp van doelcriteria. | Je contacten worden automatisch uitgeschreven nadat een e-mail beantwoord is of een afspraak gepland is. Ook kun je jouw contacten met een workflow uitschrijven. |
| Lijsten: | Kan lijsten met contacten aanmaken. Bijvoorbeeld op basis van de e-mail betrokkenheid. | Kan geen lijsten met contacten aanmaken. |
| Wat staat er onder andere op de statistieken van je rapportages? | Open ratio Klikfrequentie Bounces Meest aangeklikte links Betrokkenheid (contacten, over de tijd) |
Aantal ingeschreven contacten Open ratio Klikfrequentie Bounces Reactiesnelheid Aantal afspraken Aantal afmeldingen |
HubSpot legt alle reacties automatisch in de bijbehorende CRM-records vast. Van je workflows én je sequences. Bijvoorbeeld:
- Klikjes op de links in je e-mails.
- Geplande afspraken.
- E-mailantwoorden.
De prestaties van je automatiseringstools houd je op dashboards met rapportages bij. Zo zie je met open- en clickrates in 1 oogopslag welke e-mails de gewenste betrokkenheid genereren. En welke e-mails je moet optimaliseren. Voor de optimalisatie gebruik je dan bijvoorbeeld een A/B-test.
Meer over HubSpot weten? Bekijk onze ultieme HubSpot CRM demovideo hieronder!
