Deel artikel
door Floris van Muijen op 16-2-24 9:00
Stel dat 1 contactpersonen 2x in een marketinglijst voorkomt. En dat je deze contactpersoon per ongeluk 2x met je nieuwe marketingcampagne benadert. Terwijl dat je jouw marketinglijst nog handmatig doorgelopen hebt.
Tegelijkertijd zijn er 3 records met incomplete gegevens van het bedrijf van deze contactpersoon. Je moet ze alle 3 doorlopen om een compleet beeld te krijgen. Pas bij het 3e record vind je het laatste gespreksverslag.
Ondertussen heeft je contactpersoon 3 verschillende klantenservice medewerkers gesproken. Maar dat weten ze niet van elkaar. De gegevens zijn namelijk in de 3 verschillende records gelogd. Daarnaast zijn er 3 verschillende consultants toegewezen. En zij hebben allemaal contact opgenomen…
Dit CRM-systeem is een chaos en daardoor gaat er van alles mis. Hoe komt dit over denk je? Niet zo best toch? Met slechte data verspil je tijd en geld. En het is enorm frustrerend voor de medewerkers. Voor je klanttevredenheid, klantloyaliteit en reviews is het ook al niet zo goed. Een goede datakwaliteit is daarom superbelangrijk en noodzakelijk.
Hoe optimaliseer je de kwaliteit van jouw data in HubSpot? Je ontdekt het met de 5 tips hieronder.
Wat is datakwaliteit en waarom is het belangrijk?
Is de data in je CRM-software relevant, nauwkeurig, volledig en betrouwbaar? Voor datgene waarvoor je deze data wilt gebruiken? Dan ben je goed bezig!
Data is namelijk de basis van je gehele bedrijfsvoering. Van al je marketing, sales en service activiteiten. Als er fouten in je data zitten dan kun je géén goede beslissingen nemen. Géén goede gepersonaliseerde ervaringen aan je (toekomstige) klanten bieden. En al helemaal niet efficiënt werken.
De data in je CRM-software sla je met objecten, records en eigenschappen op. In deze artikelen vertellen we je hoe dit werkt:
➜ Waarom gebruik je records en objecten in HubSpot?
➜ Met workflows en AI klantgegevens in je CRM-systeem verzamelen.
De verschillende objecten verbind je met elkaar. Je slaat bijvoorbeeld ‘Pietje Puk’ en 'Sacha de Boer' als contactpersonen op. Maar ook hun werkgever ‘Top Consultants’ en de verkoopkans bij dit bedrijf. In je CRM-systeem zie je vervolgens dat Pietje Puk bij Top Consultants werkt. Én dat hij de contactpersoon van de verkoopkans is.
Op de tijdlijn van Top Consultants komen alle interacties bij elkaar. Bijvoorbeeld de interactie met Pietje Puk. Maar ook de communicatie met Sacha de Boer. In je CRM-systeem vind je nog veel meer soortgelijke gegevens en verbanden. Voor je marketing, sales en service activiteiten filter je hierop.
Verandert er iets in de situatie? Bijvoorbeeld doordat Pietje Puk of Sacha de Boer ander werk vindt. Dan klopt de data niet meer. Dan ga je bij je activiteiten algauw van verkeerde data uit. En dat moet je dus zien te voorkomen.
Tip 1: Zorg voor een goed proces om data te verzamelen en onderhouden
De kwaliteit van je data is dus erg belangrijk. Maar hoe optimaliseer je jouw datakwaliteit? Als eerste moet je voor een goed proces zorgen.
Wat is hierbij belangrijk?
- Dat je helder voor ogen hebt welke data je wilt verzamelen.
- Dat je weet waar en hoe je deze gegevens moet verzamelen.
- Dat iemand verantwoordelijk is voor het verzamelen én onderhouden van de data.
Wat doe je bijvoorbeeld met niet-verbonden bedrijven en contacten? Je weet dan niet wie je bij het bedrijf moet hebben. Je communicatie personaliseren gaat ook niet. Zijn de juiste koppelingen er wel? Dan kun je jouw (toekomstige) klanten beter ondersteunen. En dat is natuurlijk beter voor het opbouwen van je relaties.
Natuurlijk moeten alle betrokkenen van de procedures op de hoogte zijn. Zo voorkom je fouten en problemen met het verzamelen en onderhouden van gegevens. Het is daarom slim om het proces goed vast te leggen. En om voor een goede training van (nieuwe) medewerkers te zorgen.
Daarnaast is het verstandig om de data regelmatig te auditen. Hierbij controleer je of de data goed opgeslagen wordt. En check je of je ook onnodige data opslaat. Uiteraard neem je actie als een en ander niet goed gaat.
👉 TIP: Heb je een serviceovereenkomst met ons? Dan checken wij periodiek hoe het met de data in jouw HubSpot-portaal gesteld is.
Tip 2: Stel duidelijke datakwaliteitsregels op
Stel duidelijke regels op voor je datakwaliteit en veranker deze regels in HubSpot. Maak bijvoorbeeld de invoer van bepaalde gegevens verplicht. Zo zorg je voor een consistente gegevensinvoer.
Stel meldingen in voor als je een dubbel record aanmaakt. Blokkeer dat je meerdere contacten met hetzelfde e-mailadres kunt aanmaken. En voeg formulierinzendingen van dezelfde contactpersoon geautomatiseerd samen.
Het is belangrijk om regelmatig te controleren of de regels nageleefd worden. Zo heb je het snel door als er iets misgaat. Natuurlijk moeten de HubSpot-gebruikers wel van de regels op de hoogte zijn.
Tip 3: Verrijk je data met Artificial Intelligence
Hoe completer jouw data is hoe efficiënter je kunt werken. HubSpot bevat daarom verschillende tools om je data geautomatiseerd te verrijken.
Zo vul je contactgegevens uit e-mail communicatie aan met behulp van Inbox Automation. En voeg je allerlei waardevolle bedrijfsdata toe met de database van HubSpot Insights. Deze 2 HubSpot-tools gebruiken hiervoor Artificial Intelligence. Ook de integratie met Clearbit zorgt voor meer waardevolle gegevens.
Meer informatie hierover vind je in deze artikelen:
➜ Vul je relatiegegevens in je CRM-systeem aan met Inbox Automation.
➜ Je bedrijfsdata automatisch verrijken met HubSpot Insights.
➜ Dataverrijking in je HubSpot-portaal dankzij de overname van Clearbit.
Tip 4: Schoon je data
regelmatig op
Het is verstandig om de gegevens in je CRM-systeem regelmatig op te schonen. Bijvoorbeeld iedere maand of ieder kwartaal. Verwijder dan verkeerde, verouderde en dubbele records.
Met filters en lijsten vind je die records. Bijvoorbeeld:
- Contacten die zich voor je nieuwsbrieven hebben afgemeld.
- Contacten waar al (te) lang geen interactie meer mee is geweest.
- Contacten die sowieso niet interessant zijn.
- Contacten die van baan zijn veranderd. Maar waarvan de nieuwe werkgever niet interessant genoeg is.
- Dubbele records in je CRM-systeem.
In HubSpot houd je de betrokkenheid met je relaties bij. Contacten waar geen interactie meer mee is kan HubSpot geautomatiseerd voor je verwijderen. Bijvoorbeeld als je laatste 16 e-mails niet geopend zijn.
Zo zorg je ervoor dat je data zo schoon en up-to-date mogelijk blijft. Natuurlijk maak je vóór het opschonen wel even een back-up van je gegevens. Voor de zekerheid!
Een handige HubSpot-tool hierbij is de AI-aangedreven duplicaatbeheer tool. Deze tool vindt namelijk dubbele contacten en bedrijven in je CRM-database. Wil je deze contacten of bedrijven vervolgens samenvoegen? Dan is dit een fluitje van een cent. Zelfs in bulk als je dat wilt.
In HubSpot zie je welke records waarschijnlijk dubbel zijn. Je kunt ze bekijken en samenvoegen. Óf de actie afwijzen. 
De AI-tool kijkt hierbij onder andere naar:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Postcode
- Land
- Bedrijfsnaam
- Domeinnaam
- Branche
Je bepaalt zelf hoe je jouw records samenvoegt. Wil je bijvoorbeeld het meest recente record behouden? Het record dat als eerste is aangemaakt? Of juist het record dat als laatste bewerkt is?
De duplicaatbeheertool gebruikt machine learning. Dus je AI-tool wordt ook nog eens steeds slimmer. Iedere keer als je duplicaten accepteert of afwijst geef je feedback aan de duplicaatbeheertool. En hierdoor worden de resultaten steeds beter.
In het datakwaliteitscommandocentrum van de HubSpot Operations Hub vind je een overzicht met alle dubbele recordgegevens. Hierover vertel ik je meer bij tip 5. Met record-ID’s kun je ook dubbele records ontdubbelen. Bijvoorbeeld contacten, bedrijven, deals, servicetickets, leads en records van aangepaste objecten.
Tip 5: Verbeter je data met de automatiseringstools van de HubSpot Operations Hub
De HubSpot Operations Hub bevat verschillende handige tools voor je geautomatiseerde gegevensbeheer. Dit zijn de belangrijkste mogelijkheden:
- Gegevenssynchronisatie om geautomatiseerd gegevens met je andere systemen uit te wisselen. Bijvoorbeeld je ERP-systeem of je boekhoudprogramma.
- Programmeerbare automatisering: automatiseer en stroomlijn je bedrijfsprocessen door apps aan elkaar te verbinden. En neem eenvoudig de data van andere partijen in je CRM-systeem over.
- Schoon je database geautomatiseerd op. Controleer en verbeter geautomatiseerd de datakwaliteit in je CRM-systeem. Herstel bijvoorbeeld geautomatiseerd typfouten en andere onjuiste gegevens. Zoals ongeldige e-mailadressen, datums en telefoonnummers. En vul bepaalde data automatisch aan.
- Niet-standaard rapportages met datasets van herbruikbare data. Bijvoorbeeld om meer verkoopinzichten te krijgen. Of juist om de klantreis nauwkeurig in kaart te brengen. Je kunt er zelfs complexe berekeningen mee maken. Bijvoorbeeld om de tijd tot de 1e conversie, winstmarges en jaaromzetten te berekenen.
- Commandocentrum voor gegevenskwaliteit: de perfecte tool om de datakwaliteit in je CRM-software te beoordelen. Ontdek welke dataproblemen er zijn. Bijvoorbeeld met je records, workflows en de synchronisatie van gegevens. En los de datafouten op, voordat ze problemen veroorzaken.
Ben je benieuwd wat je nog meer met de all-in-1 CRM-software van HubSpot kunt? Breng een bezoekje aan onze speciale videopagina. En bekijk onze uitgebreide HubSpot CRM demovideo hieronder.
3 CRM-frustraties die bij veel organisaties bedrijfsgroei belemmeren
De laatste HubSpot updates | november 2024
Datamanagement: zo kom je van verwaarloosde & versnipperde CRM-data af
