Deel artikel
door Floris van Muijen op 23-1-24 13:48
Overkomt jou dat ook wel eens? Je beëindigt een telefoongesprek met een klant. Maar je weet niet meer wat het probleem was. En je hebt geen goede notities gemaakt. Je krijgt het er warm van. Want wat moet je nu doen? Die boze klant terugbellen? Een e-mail sturen, waarbij je de plank compleet misslaat? Of het probleem maar laten zitten? 🤔
Met het transcriberen van je audio opnames met HubSpot AI voorkom je dit soort situaties. Hiermee leg je ieder audio gesprek met je klanten namelijk automatisch vast in je CRM-software. Je luistert je audio opnames eenvoudig terug. En verwijst naar geluidsfragmenten als dat nodig is. En er zijn nog veel meer voordelen, zoals:
- Met alle feedback verbeter je de ervaring van je klanten.
- Je zoekt in je transcripties naar trefwoorden om informatie te vinden. Bijvoorbeeld over een bepaalde klantsituatie. Of om bepaalde trends te onderzoeken.
- Je gebruikt de transcripties voor coaching. En ontdekt wat je wel en niet moet zeggen.
- Je houdt alle data van je transcripties en andere CRM-data centraal bij. En gebruikt het om slimme data-gestuurde beslissingen te nemen.
Dankzij Artificial Intelligence (AI) transcribeer je jouw online gesprekken moeiteloos. Hieronder zoom ik verder op de transcriptie mogelijkheden van HubSpot AI in.
Waarom is het handig om je audio opnames met transcriptie software te transcriberen?
Transcriberen is een soort notuleren. Je zet opnames van je gesprekken om in geschreven tekst. Bijvoorbeeld van telefoongesprekken met klanten, online videogesprekken en online vergaderingen.
Handmatig geluidsopnames uittikken kost hartstikke veel tijd. En gespreksverslagen maken ook. Zeker als je in je hoofd moet graven wat er ook alweer besproken is. Bijvoorbeeld na een werkdag met meerdere gesprekken.
Maar met transcriptie software is je verslag binnen enkele seconden gereed. Met de AI Content Assistant vat je jouw verslag bovendien makkelijk samen. Je besteedt het zware werk dus uit. En je houdt meer tijd en geld over voor andere taken.
Je beschikt ook altijd over de volledige context van je gesprekken. Als je zelf een verslag maakt vergeet je misschien informatie op te nemen. Of je weet achteraf niet meer helemaal hoe het zat. Maar met transcriptie software heb je daar geen last van.
Daarnaast haal je de meest waardevolle klantinzichten uit je transcripties en je audio opnames. Ze zijn daarom ideaal om je gesprekstechnieken te verbeteren. Collega’s op te leiden. En om je dienstverlening te verbeteren.
Moet je veel notuleren en gesprekken vastleggen? Dan is het slim om daar speciale transcriptie software voor te gebruiken. Zoals de Conversation Intelligence functie van de all-in-1 CRM-software van HubSpot.
👉 TIP: Weet je dat je jouw telefoongesprekken ook onderweg kunt opnemen, bekijken en beluisteren? Gewoon met de handige mobiele app van HubSpot.
Hoe werkt het transcriberen van je audio opnames met HubSpot AI?
Wat kun je met Conversation Intelligence van HubSpot AI?
‘Conversation Intelligence (CI)’ is een AI-tool met machine learning. Dit kun je ermee:
- Audio opnames transcriberen en analyseren.
- Je geluidsopnames terugluisteren en bekijken.
- Complete geluidsopnamen en stukjes ervan delen.
- Op trefwoorden zoeken in je transcripties.
- Rapporteren over je transcripties (met de Custom Report Builder).
Wat je voor het transcriberen met HubSpot AI nodig hebt
Wil je jouw telefoongesprekken in HubSpot transcriberen? Dan heb je daar 1 van deze 3 tools voor nodig:
- De ingebouwde beltool van HubSpot & een telefoonnummer van HubSpot.
- Een integratie met een betaald Zoom-account.
- Een aangesloten telefoonprovider die Conversation Intelligence ondersteunt.
👉 TIP: Plan je klantgesprekken met de handige afsprakentool van HubSpot. En onderzoek eens of de mogelijkheden van de telefooncentrale van Aircall bij jouw organisatie passen.
Hoe je jouw gespreksopnames in HubSpot logt
.png?width=600&height=477&name=Telefoongesprekken%20loggen%20in%20HubSpot%20(1).png)
Met de beltool van HubSpot bel je rechtstreeks vanuit je records met je contactpersonen. Je kunt je gesprekken opnemen en gelijk in je records opslaan. Inclusief transcripties ervan. Zo heb je alle gegevens meteen snel voorhanden als je ze nodig hebt. Bijvoorbeeld voor je vervolggesprekken of om je collega’s te informeren.
Tijdens je gesprekken maak je eenvoudig notities en opvolgtaken aan. Ook navigeer je snel naar gekoppelde records toe. Bijvoorbeeld om de details van gekoppelde deals te bekijken. Je bepaalt zelf bij welke gekoppelde records je de audio opnames en transcripties logt.
Heb je een gesprek via je conversatie inbox in HubSpot? Bijvoorbeeld via een live chat of e-mail? Dan open je de beltool vanuit de antwoord editor. Ook dan maak je er eenvoudig een audio opname van. Als je dat wilt dan transcribeer je deze audio opname natuurlijk meteen.
Er zijn trouwens allerlei (Europese) wettelijke regels voor het opnemen van gesprekken. Zo vind je onder andere regels in de AVG. Maar er zijn nog meer wettelijke regels. Er is bijvoorbeeld een opt-in voor gespreksopnames en een afmeldingsmogelijkheid nodig. Onderzoek daarom eerst waar je allemaal rekening mee moet houden.
👉 TIP: Met AI vat je de inhoud van je uitgebreide gesprekken in de conversatie inbox snel samen. Waar dus al je e-mails, Facebook Messenger berichten, WhatsApp-communicatie en dergelijke op binnenkomen. Met deze functie in HubSpot bespaar je óók ontzettend veel tijd.
Hoe je jouw getranscribeerde audio opnames beheert
Je beheert je transcripties op een speciale indexpagina met al je audio opnames. Hier filter je ze op basis van eigenschappen. Bijvoorbeeld:
- Gebruiker
- Team
- Resultaat
- Gespreksduur
Ook bekijk je voorbeelden met alle opnamedetails op deze indexpagina. Met trefwoorden zoek je in je transcripties. In je resultaten zie je waar de zoekwoorden in je transcripties zijn gebruikt. Met deze trefwoorden maak je ook rapportages over de gespreksinhoud.
Met 1 klik op de knop open je vervolgens de contactgegevens van je gespreksdeelnemers. In een pop-up zie je eerst een korte samenvatting. Van daaruit klik je makkelijk door naar de bijbehorende contactrecords.
👉 TIP: Weet je dat je met de beltool van HubSpot eenvoudig je werktijden invoert? Oproepen buiten deze werktijden gaan automatisch naar je collega’s of je voicemail toe. En weet je dat je jouw voicemailberichten kunt uittypen? Met behulp van AI maakt HubSpot er dan automatisch een spraakberichten van.
Waar je jouw audio opnames nog meer in je CRM-systeem vindt
HubSpot AI koppelt je audio opnames en transcripties automatisch aan het hoofdbedrijf. Het 'primaire bedrijf' dat in je CRM-software aan de gespreksdeelnemers is gekoppeld.
Maar je kunt je audio opnames en transcripties ook aan je andere contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords koppelen. Je gespreksopnames komen dan automatisch op de tijdlijnen van deze records te staan. Zodat je de opnamedetails voor meer context kunt bekijken. De indexpagina neemt de koppelingen ook over.
Hoe je jouw gespreksopnames deelt
Daarnaast is het mogelijk om een stukje van een audio opname met je collega’s te delen. Je bepaalt zelf welk gedeelte dat precies is. Hiervoor deel je een tijdstempel in je gespreksnotitie. Een tijdstempel is het tijdstip in de audio opname dat je met @iemand deelt. Later navigeer je dan vanuit je opmerking snel naar het juiste geluidsfragment toe. 
Hoe je jouw gespreksopnames analyseert
Om over je transcripties te rapporteren stel je trefwoorden in. Komt zo’n term in je audio opnames voor? Dan komen de gegevens terug in je aangepaste rapportages. Op de indexpagina met je transcripties filter je erop. Wil je een melding ontvangen als een trefwoord genoemd wordt? Dan stel je dit met de workflow editor eenvoudig in.
De rapportages over de trefwoorden geven je inzicht in de trends van je audio opnames. Bijvoorbeeld over hoe je klantenservice klachten en problemen afhandelt. En over welke verbeterpunten en groeikansen er voor je verkoopteam zijn. Je houdt alle bel- en vergaderresultaten ermee bij.
Je maakt deze rapportages met de Custom Report Builder in HubSpot. In de rapportagebibliotheek vind je ook standaard rapportages voor de trefwoorden die je volgt.
Onder je opnames bekijk je de ‘luidsprekersporen’. Hiermee vergelijk je jouw spreektijd met die van je contactpersoon. Om een speciaal gedeelte te beluisteren sleep je het handvat van het gespreksspoor daar naartoe. Ook kun je jouw geluidsopnames doorspoelen, pauzeren en terugspoelen.
👉 TIP: Help je teams met playbooks om de juiste vragen te stellen tijdens klantgesprekken.
Wat er handig is aan transcriberen met de Zoom-integratie
Maak je met Zoom Basic of Zoom Pro een transcriptie van 2 personen? Dan matcht HubSpot automatisch de namen van deze 2 sprekers. Uiteraard kun je de sprekers ook handmatig matchen (dit is alleen niet met alle Zoom-abonnementen mogelijk).
Heb je een Zoom Business of Zoom Enterprise account? Dan synchroniseer je jouw Zoom cloud opnames. Zodat je ze in HubSpot kunt bekijken. De opnames verschijnen automatisch op de tijdlijnen van de gekoppelde records.
Zijn er transcripties? Dan komen die er ook bij te staan. Als Zoom tenminste de e-mailadressen van de contactpersonen kent. En als die overeenkomen met de e-mailadressen in je HubSpot-portaal.
Hoe je de kwaliteit van jouw transcripties verbetert
Conversational Intelligence helpt je om de kwaliteit van je transcripties te verbeteren. Hierbij verbetert HubSpot de spraak-naar-tekst mogelijkheden op basis van hoe je spreekt.
HubSpot labelt hiervoor eerst woorden, die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Daarnaast kijkt het naar bepaalde gesprekselementen. Zoals verschillende talen en accenten. Natuurlijk is dit alleen maar mogelijk dankzij machine learning.
Ben je benieuwd wat je naast audio opnames transcriberen nog meer met de all-in-one CRM-software kunt? En welke Artificial Intelligence mogelijkheden HubSpot AI nog meer biedt? Wij leggen het je graag uit tijdens een persoonlijke product demonstratie.
In onze uitgebreide HubSpot CRM demovideo hieronder kun je de CRM-software vast zien.
Inefficiënte marketing, sales en service processen productief maken
Waarom je bedrijf goed data management nodig heeft om te overleven
7 Redenen waarom productiebedrijven voor HubSpot Smart CRM kiezen
