Ontdek PSOhub: slimme project management software voor HubSpot

Bijna ieder bedrijf heeft wel te maken met projecten. Kleine projecten manage je misschien eenvoudig in Excel. Maar hoe leid je jouw grote (complexe) projecten in goede banen? In HubSpot combineer je jouw allround CRM-software met PSA project management software. Deze combinatie biedt jou ontzettend veel voordelen. En je hoeft hiervoor alleen maar PSOhub te integreren.

In dit artikel vertel ik je over:
👉🏽 De combinatie HubSpot & PSOhub.
👉🏽 Wat kun je met PSOhub project management software?
👉🏽 Wat levert de combinatie van HubSpot en PSOhub jou op?

De combinatie HubSpot & PSOhub

In HubSpot CRM beheer je jouw relaties van A tot Z. Daarnaast beschik je over allerlei tools voor een efficiënte inbound marketing, sales en service strategie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan marketingautomatisering en verkoopautomatisering. Het is eigenlijk een compleet pakket om je klanten optimaal te bedienen. In deze artikelen lees je hier meer over:

👉 HubSpot: all-in-one CRM-software voor Marketing, Sales en Service.
👉 Ontdek HubSpot: beste schaalbare all-in-1 CRM software voor het MKB.
👉 Verhoog je omzet met de slimme verkooptools van HubSpot.
👉 [VIDEO] De top 10 beste functies van HubSpot.
👉 Wat zijn de plus- en minpunten van HubSpot?

PSOhub is software voor Professional Services Automation (PSA). De software automatiseert en stroomlijnt je projectmanagement. Van budgetten tot planning, urenverantwoording en facturatie. Je hebt altijd een realtime 360° project overzicht voor handen. In één oogopslag zie je welke projecten er lopen en hoe het daarmee gaat. Bovendien kun je de hoeveelheid werk makkelijk inschatten. 

Heeft sales een deal gescoord? Dan kan het feest beginnen! Eerst maakt PSOhub automatisch een nieuw project aan. De basis hiervoor is de data van je gewonnen deal in HubSpot. Je hoeft je data dus maar één keer in te voeren. 

In HubSpot blijft voor iedereen zichtbaar hoe het project verloopt. Dit is erg prettig voor sales als de onboarding is overgedragen aan een ander team. Bovendien gebruik je de tools van HubSpot voor de uitvoering van bepaalde taken. Voor je daadwerkelijke projectmanagement gebruik je PSOhub. Misschien kun je je nu voorstellen dat de combinatie van HubSpot en PSOhub superkrachtig is?

👉 TIP: De meest voorkomende fouten bij projecten ontstaan door een slechte planning en gebrekkige communicatie. Met behulp van de HubSpot PSOhub combinatie voorkom je juist dit soort fouten. Je stroomlijnt en automatiseert namelijk al je project management processen. Dit maakt het projectmatig werken voor iedereen makkelijk en overzichtelijk. Zelfs als je er geen ervaring mee hebt! 

Wat kun je met PSOhub project management software?

‘Leuk, er start weer een nieuw project.’, denkt Annelies. Ze verheugt zich er al op. Ook al vindt ze nieuwe grote projecten altijd spannend. Is er een goede projectplanning? Neemt het management de juiste beslissingen? Zijn er voldoende handjes voor al het extra werk? En lukt het om het project binnen de gestelde tijd en het budget af te ronden? Bovendien zijn er altijd (onverwachte) problemen waar ze tegenaan loopt.

Voor het stroomlijnen en automatiseren van je projectmanagement bevat PSOhub de nodige tools. Daarnaast integreert PSOhub - net zoals HubSpot - naadloos met veel andere applicaties. Zoals e-mailprogramma’s, boekhoudapplicaties en software voor projectuitvoering. 

De data van deze systemen combineer je vervolgens in HubSpot en PSOhub. Zo komen alle gegevens op je dashboards met (realtime) rapportages terug. Je kunt de data eenvoudig filteren en segmenteren. Bovendien gebruik je de data voor je (data gedreven) marketing, sales en service tools.

De belangrijkste functies van PSOhub vind je hieronder:

Project- en taakbeheer 

Loopt je project op schema? En houd je jouw project binnen budget? Dankzij overzichtelijke dashboards zie je in één oogopslag hoe jouw project ervoor staat. Zo volg je eenvoudig de voortgang van al je project activiteiten. Daarnaast helpt een handig takenbord je bij je projectplanning en -uitvoering. Deel je project bijvoorbeeld op in takenlijsten. Zo houd je de werklast behapbaar voor je projectteam.

Beheer je project activiteiten

Hoe is de werklast verdeeld? Zijn deadlines haalbaar? Maak mijlpalen aan. Wijs je projecten en taken toe aan projectleden. Houd makkelijk bij hoe de werkzaamheden opgepakt worden. En stuur bij als dat nodig is.

Tijd- en kostenregistratie
 

Houd geautomatiseerd en nauwkeurig alle urenstaten en onkostendeclaraties bij. Hier gebruik je bijvoorbeeld de volgende integraties voor:

• Outlook of Gmail agenda
• G Suite
• GPS-tracking (neemt de uitlooptijd van je afspraken mee als je dat wilt)
• Timer app voor Android of iOS 

Offertes, contracten & facturen

Stuur eenvoudig een digitale offerte met dynamische content vanuit je CRM-systeem. En gebruik hiervoor herbruikbare templates en snippets. Houd de status van jouw offerte vervolgens bij op je sales dashboard in HubSpot. Bewaak de einddatum en ontvang automatisch een taak of melding als actie nodig is. Bespaar ook tijd door het goedkeuren van je facturen te automatiseren. 

Maak je debiteurenbeheer compleet en integreer je facturatiesoftware. Bijvoorbeeld Exact Online, Xero, Quickbooks, Twinfield of Moneybird. Je facturatiesoftware neemt nu je contactgegevens uit HubSpot over en je urenstaten en contractafspraken vanuit PSOhub. Uiteraard wordt ook je data in HubSpot en PSOhub automatisch aangevuld en bijgewerkt. 

Het is zelfs mogelijk om automatisch je terugkerende facturen te verzenden. Je stelt het één keer in en daarna is het geregeld. Superhandig bij abonnementen, vaste klanten en termijnen. Uiteraard is het nog wel mogelijk om je facturen eerst te bekijken, voordat je ze verstuurt.

👉 TIP: Dankzij de slimme combinatie heb je geen losse softwarepakketten meer nodig. Je regelt alle belangrijke taken van je projectmanagement vanuit één (gecombineerde) tool. Weet je dat PSOhub wereldwijd al in meer dan 30 landen gebruikt wordt? De software heeft geweldige reviews. Kijk maar eens op de website van Software Advice. In 2021 en 2022 is PSOhub zelfs genomineerd voor de Computable Awards. 

Wat levert de combinatie van HubSpot en PSOhub jou op?

Stel dat je jouw projectdeal via HubSpot hebt afgesloten. Zodra je jouw offerte verstuurd hebt maakt PSOhub automatisch een project aan. Je kunt gelijk een projectplanning maken. Je automatiseert jouw project hierbij zoveel mogelijk. Bijvoorbeeld met een automatische tijdregistratie en het automatisch uitsturen van offertes. PSOhub haalt relevante data uit HubSpot. Ook houdt de software je op de hoogte met notificaties.

Dankzij de combinatie van HubSpot en PSOhub project management software houd je makkelijk overzicht. Je zet jouw deals eenvoudig om in projecten en houdt daarbij alle data centraal bij. Het maakt je processen gestructureerd, beheersbaar en controleerbaar. De planning en uitvoering van je projecten verloopt hierdoor efficiënt. De kans op projectfouten is zo bovendien veel kleiner.

👉 TIP: Wees als projectmanager realistisch over wat je nodig hebt voor je project. Denk bijvoorbeeld aan projectmedewerkers, projecturen, een tijdsplanning en geld.

In een handomdraai stel je een gedetailleerd projectplan samen. Je koppelt de juiste mensen aan je projecten, zoals je projectcollega’s en de beslissingsbevoegden. Zij hebben gelijk alle benodigde projectgegevens bij de hand. Bovendien is voor iedereen duidelijk wie welke taken uitvoert. Dat is erg handig voor de communicatie. Tegelijkertijd verlies je zo min mogelijk tijd aan administratieve handelingen.

👉 TIP: Maak voorafgaand aan je project inzichtelijk welke problemen er kunnen ontstaan. En bedenk vast oplossingen voor als iets anders loopt dan gepland.

Je hebt een goed beeld van de geboekte projecturen per project. Heeft een projectmedewerker meerdere rollen binnen jouw organisatie? En gelden er verschillende tarieven voor deze projecten? Geen probleem! Daar houdt de PSA projectmanagement software van PSOhub automatisch rekening mee.

Misschien heeft het zin om te schuiven met de taken en projecturen van je projectmedewerkers. En misschien ontdek je zelfs wel meer factureerbare bedragen. Alle projectkosten houd je namelijk zeer nauwkeurig bij. Denk hierbij aan de projecturen, kosten voor materialen, kosten voor onderaannemers en reiskosten. Zo bewaak je eenvoudig je budgetten en tijd. Daarnaast is een financiële forecast mogelijk.

👉 TIP: Stel dat er veranderingen plaatsvinden binnen je project. Hoe ga je hier dan mee om? In je CRM-systeem kun je een procedure verankeren. Bijvoorbeeld voor de toestemming van contracten en offertes. De software helpt de projectmanager ook om het project bij te sturen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de tijdsplanning en het budget. 

Waar houdt jouw projectteam zich mee bezig? Waar en wanneer ontstaan er knelpunten? Zijn er extra handjes nodig? Je collega’s hoeven je daarover niet meer bij te praten tijdens je project meetings. Als projectmanager houd je het namelijk dagelijks bij in de software. De combinatie van HubSpot en PSOhub levert je veel waardevolle stuurinformatie op. Het is dan ook een ideale basis voor je strategische keuzes! 

👉 TIP: Weet je dat bij zo’n 80% van de projecten het eindresultaat afwijkt? En dat ongeveer 40% van de projecten hierdoor vroegtijdig wordt gestopt? Gedetailleerde projectinformatie en gestructureerde processen helpen je om zo doelgericht mogelijk te werken. Dagelijks monitor je jouw KPI’s en andere projectdoelstellingen. De kans dat jouw projecten hierdoor binnen de tijd en het budget slagen is veel groter!

Wat betekent de combinatie van HubSpot en PSOhub project management software voor jouw organisatie? Martijn, Floris en ik maken graag tijd vrij om dat inzichtelijk voor je te maken.