3 Voordelen van een centraal systeem voor je databeheer

Iedereen verzamelt steeds meer gegevens. Alleen de data op 1 smartphone is al veel. Denk maar eens aan al je foto's, video's, gedownloade documenten, opgeslagen websites en andere informatie.

Heb je een bedrijf? Dan heb je waarschijnlijk met een enorme berg aan data te maken. Die misschien wel 100.000 keer groter is dan de hoeveelheid gegevens op 1 smartphone. Of een tienvoud hiervan. Beheer je die gegevens niet goed? Dan loopt je organisatie grote risico's.

Hieronder ga ik eerst kort op die risico's in. Daarna leg ik je uit wat de 3 belangrijkste voordelen van 1 gecentraliseerd systeem voor je databeheer zijn.

3 Grote risico's van slecht databeheer 

Beheert je bedrijf de data niet goed? Dan kunnen er allerlei vervelende problemen ontstaan. Die je bedrijf negatief beïnvloeden. Dit zijn 3 grote risico's waar je dan mee te maken kunt krijgen: 

Risico 1: Verlies van vertrouwen
Stel dat je onjuiste facturen verstuurt. Verkeerde levertijden communiceert. Of foute informatie aan je klanten verstrekt. Hoe reageren je klanten daar dan op? Waarschijnlijk met klachten en slechte reviews. En de kans dat ze naar een concurrent overstappen is groot.

Door dit soort fouten verliezen klanten het vertrouwen in je bedrijf. Maar met slecht databeheer is de kans dat er vervelende fouten ontstaan groot.

Risico 2: Problemen met de veiligheid van je gegevens
Met slecht databeheer is het lastig om je gegevens goed te beveiligen. Hierdoor is de data van je organisatie kwetsbaarder voor datalekken. Wordt er gevoelige klantinformatie gestolen? Dan is dit schadelijk voor je bedrijf én voor je klanten.

Daarnaast is het lastig om aan alle compliance-vereisten te voldoen. Met alle gevolgen van dien natuurlijk. Zoals boetes, juridische problemen en reputatieschade. Denk bijvoorbeeld aan alle regelgeving vanuit de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Risico 3: Inefficiënte organisatie 
Hoe vind je snel de juiste informatie met slecht georganiseerde data? Hoe kunnen je teams goed samenwerken? Als bijvoorbeeld de ene afdeling wel toegang tot bepaalde informatie heeft. En de andere afdeling niet. Hoe neem je snel goede strategische beslissingen als je data versnipperd is? En hoeveel tijd en geld kost het om datafouten (handmatig) te corrigeren?

Slecht databeheer leidt tot vertragingen, een lage productiviteit, hoge kosten, miscommunicatie, fouten en verwarring. Terwijl je data juist zo waardevol is om nieuwe markten te ontdekken. Om snel mee te gaan met de veranderde behoeften van klanten. En om snel nieuwe verkoopkansen te signaleren.

Wil je de kans op dit soort datarisico's verkleinen? Dan moet je jouw data dus zo efficiënt mogelijk organiseren. Zodat al je teamleden toegang tot dezelfde informatie hebben. Gegevens die betrouwbaar, actueel en relevant voor hun werkzaamheden zijn.

3 Voordelen van een centraal databeheersysteem 

Je data niet goed beheren kan dus ernstige gevolgen voor je bedrijf hebben. Maar zorg je wel goed voor je databeheer? Dan biedt je dat allerlei kansen. Laten we daar nu eens op inzoomen.

Gebruik je een centraal databeheersysteem? Dan beheer je alle relevante gegevens vanaf 1 centrale plek. In plaats van dat je gegevens over allerlei losse systemen verspreid zijn. Hieronder ontdek je wat de belangrijkste voordelen daarvan zijn.

Voordeel 1: Goede toegang tot gegevens
Met een centraal databeheersysteem heb je snel toegang tot alle gegevens. Je hoeft namelijk niet meer in verschillende systemen naar informatie te zoeken. Hierdoor vind je de benodigde informatie sneller en werk je productiever. Zo beschik je bijvoorbeeld altijd over de laatste klantcommunicatie. En heb je jouw rapportages met de laatste cijfers altijd real-time voorhanden.

Bovendien is het veel makkelijker om goed samen te werken. Waardoor je bijvoorbeeld de eilandjescultuur binnen je organisatie doorbreekt.

Voordeel 2: Controle & veiligheid
Je controleert eenvoudig wie toegang tot je gegevens heeft. Ook houd je bij wie er gegevens bewerkt of exporteert. Gevoelige informatie deel je alleen met de juiste mensen. Je beveiligingsmaatregelen zijn gecentraliseerd. Hierdoor bescherm je jouw data ook makkelijker. Bovendien beschik je over allerlei tools om de datakwaliteit op een hoog niveau te houden.

Voordeel 3: Vanuit 1 centraal systeem werken is goedkoper 
Een centraal databeheersysteem onderhouden is makkelijker dan losse systemen. En waarschijnlijk ook een stuk goedkoper.

Je hebt namelijk nog maar met 1 systeem te maken. Dus het oplossen van problemen gaat sneller. De kans op kostbare fouten is veel kleiner. En je hoeft maar op 1 plek updates door te voeren. Tenzij je meerdere bronnen aan je centrale databeheersysteem koppelt. Daarnaast bespaar je waarschijnlijk veel kosten, doordat je organisatie efficiënter werkt.

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Waarom je bedrijf goed data management nodig heeft om te overleven.
➜ 5 Tools om sneller gespreksverslagen en andere gegevens te loggen.

Starten met een centraal systeem voor je databeheer?

Een centraal databeheersysteem biedt je veel voordelen. Zo heb je snel toegang tot alle belangrijke en relevante gegevens. Heb je meer controle over de veiligheid van je data. Is het makkelijker om je data goed te beheren. Elimineer je een aantal grote bedrijfsrisico's. En werkt je organisatie veel efficiënter en productiever. Daarnaast bespaar je kosten en gaan je teams beter samenwerken. 

HubSpot is een fantastisch allround klantenplatform, waarin je al je belangrijke data verenigt. Waardoor je bedrijf ontzettend veel nieuwe kansen krijgt. Wereldwijd behoort het tot de beste all-in-1 CRM-software volgens Gartner en G2. Meer over weten? Download ons productoverzicht hieronder. En ontdek de vele mogelijkheden, die de software je bedrijf biedt.