Hoe maak je een teamstructuur voor je RFP?

Je hebt de knoop doorgehakt. Je gaat voor een nieuw veelzijdig CRM-systeem. Het opstellen van een RFP gaat je goed voor de wind. Totdat het kopje ‘teamstructuur’ opduikt. Hoe bepaal je nou wie wat mag doen en zien in de software?

Gaat het om rechten in systemen? Dan kun je op de werkzaamheden van je teamleden terugvallen. Het klinkt logisch dat iemand van sales niets te maken heeft met HR. Maar is dat ook logisch voor de inrichting van je nieuwe CRM-software?  

HubSpot Smart CRM bevat bijvoorbeeld verschillende hubs met aparte tools en rechten. Hoe bepaal je daarbij wie wat mag doen en zien? Hieronder neem ik je mee in het maken van de juiste keuzes.

Welke teams gaan met de CRM-software werken?

De belangrijkste vraag voor je teamstructuur is altijd de ‘wie-vraag’. Wie van het bedrijf gaan met de nieuwe CRM-software werken? Is dit één persoon per afdeling of zijn dit hele teams? En hebben de teamleden dan allemaal dezelfde taken en verantwoordelijkheden? Kortom: krijgen ze allemaal dezelfde rechten? 

Voor de inrichting van je nieuwe CRM-software is het belangrijk om dit helder te hebben. Hierbij wil je precies weten hoeveel medewerkers toegang moeten krijgen. En welke rollen deze medewerkers hebben. 

Marketing vs Sales

Marketingmedewerkers hebben bijvoorbeeld andere wensen en behoeften dan sales professionals. OK, ze willen allebei leads genereren. Maar marketingteams doen dat anders dan salesteams.    

Zo hebben marketingmedewerkers bijvoorbeeld behoefte aan: 

• Het bouwen van marketingcampagnes met e-mails, social media berichten, blogs, landingspagina’s en online advertenties.  

• Het uittesten van conversiepercentages van verschillende soorten e-mailcontent en websitecontent met A/B-testen.  

• Het meten van resultaten met statistieken op dashboards.    

Kijk ik naar HubSpot, de CRM-software die wij implementeren. Dan heeft een marketeer vooral veel aan de functies van de Marketing Hub en de Content Hub. Met de tools van deze 2 hubs verbeter je namelijk je online positionering. Zodat je makkelijker nieuwe klanten aantrekt en op je (data-gedreven) website converteert.

Een salesteam heeft juist meer aan de functies van de Sales Hub. Waarmee je de verkooppijplijn efficiënt managet en relaties met prospects opbouwt.

Management & Teamleads

In je organisatie heb je misschien te maken met aparte managementleden en met teamleads. Zij willen weten hoe de organisatie als geheel functioneert. Maar ook welke resultaten de afzonderlijke teams behalen.

Voor je RFP breng je in kaart welke rollen er zijn. En welke bevoegdheden daarvoor nodig zijn. Of het dus om marketeers, sales medewerkers, service professionals of managers gaat. Per rol bepaal je alle behoeften en de daarbij behorende rechten. 

Admins

Admins hebben veel rechten binnen een CRM-systeem nodig. Zij kunnen vaak 99% van een CRM-systeem besturen. Dit zijn bijvoorbeeld bedrijfseigenaren, CEO's en de hoofden van de IT-afdelingen. Denk daarom goed na voordat je ‘gewone’ personeelsleden admin-rechten geeft. Hebben deze medewerkers wel echt zoveel ‘macht’ nodig?  

Bepaal je rechten met de CRUD-methode 

Teamleden met dezelfde rollen hebben vaak dezelfde CRM-rechten. Ook al voeren ze soms verschillende taken uit. Maar is dit eigenlijk wel wenselijk? In HubSpot heb je de mogelijkheid om CRM-gebruikers op rolniveau rechten te geven.  
 
Om de rechten te bepalen is de CRUD-methode erg handig. CRUD staat voor Create, Read, Update en Delete.  

Voorbeeld 

Klantenservice medewerkers mogen de contracten van klanten alleen inzien. Hiervoor geef je ze een ‘read-recht’. Verkopers die ook contracten mogen aanmaken en updaten krijgen Create, Read en Update rechten. Alleen de teamlead van sales mag de contracten verwijderen. Dit teamlead heeft daarom de volledige CRUD-rechten.  

De rechten verschillen in dit voorbeeld dus tussen medewerkers en rollen. Waardoor een verkoper bijvoorbeeld nooit per ongeluk alle deals uit het CRM-systeem kan verwijderen.  

Hoe stel je een CRUD-schema op? 

Het opstellen van een CRUD-schema is eenvoudig. Dit is er een voorbeeld van: 

 
Weer even terug naar HubSpot. Per hub leg je zo dus de rechten en bevoegdheden van individuele medewerkers en/of complete teams vast. De rollen die je niet benoemt krijgen géén toegang.

Je kunt je schema zo gedetailleerd maken als je zelf wilt. In dit schema heb ik bijvoorbeeld meer rollen opgenomen: 

 
In HubSpot kun je op veldniveau aangeven wat iemand wel en niet mag bewerken. Je gaat dan nog een stap verder. Hiervoor heb je wel een Enterprise licentie nodig.

Teamstructuur richtlijnen voor je RFP 

Je weet nu waar de behoeften van je teams liggen. En hoe je deze behoeften met CRM-rechten wilt vastleggen. Nu ga je de teamstructuur in je RFP omschrijven. Hieronder geef ik je een paar tips waaraan je moet denken: 

• Bestaat een team uit meerdere leden met dezelfde werkzaamheden? Dan heeft iedereen dezelfde behoeften. Alle teamleden hebben waarschijnlijk dezelfde licentierechten en CRUD-instellingen nodig. Je kunt dan 1 wensenlijst maken.  

• Zijn de rollen van de teamleden verschillend? Kijk dan welke softwaretools en CRUD-instellingen individuele medewerkers nodig hebben. Je kan dit namelijk per teamlid bepalen. Het is nu slimmer om per functie/rol een lijst met wensen te maken. 

• Maak een overzicht met de gewenste bevoegdheden voor managers en teamleads. Beperkte inzichten of volledige inzichten hebben is nogal een verschil. Vaak hebben managers ook informatie van andere afdelingen nodig. Deze data maak je op dashboards inzichtelijk.  

• Werken er ook externe partijen in jouw CRM-omgeving? Dan moet je deze rollen natuurlijk ook in kaart brengen. Heeft een ingehuurde collega bijvoorbeeld niets te maken met jouw omzet of klantdata? Zorg dan dat deze persoon niet bij die informatie kan.  

• Stel vast uit hoeveel personen je teams bestaan. Deze informatie heb je nodig om het aantal en de soort softwarelicenties te bepalen. 

Bepalen wat ieder teamlid in je CRM-software mag zien en doen is soms lastig. Daarom is het verstandig om je organisatie vóór een software migratie in kaart te brengen. Hoe verlopen je processen nu? En hoe zouden ze moeten verlopen? Hoe stem je de werkzaamheden van teamleden en afdelingen goed op elkaar af? 

Onze CRM-checklist helpt je om de juiste keuzes te maken

Vind je het lastig om je teamstructuur te bepalen? Als ervaren HubSpot implementatiepartner helpen wij je graag om de juiste keuzes te maken. Neem hiervoor gerust contact op met onze CRM-experts.