Zo implementeer je bedrijfssoftware met een hoge gebruikersadoptie

Wil je nieuwe bedrijfssoftware implementeren? Zoals CRM-software of ERP-software. Dan ga je waarschijnlijk niet over 1 nacht ijs. Denk alleen al aan de investering die je ervoor moet doen. En de tijd die het kost om een systeem te implementeren. 

Gebruiken je medewerkers de bedrijfssoftware vervolgens niet optimaal? Dan levert zelfs de beste applicatie je (te) weinig op. De gebruikersadoptie bepaalt namelijk het succes van je softwarepakket.

Je wilt dus alles aan een hoge gebruikersadoptie doen. Hoe je dat voor elkaar krijgt leg ik je hieronder uit.

Wat is gebruikersadoptie en waarom is het belangrijk?

Gebruikersadoptie is de mate waarin softwaregebruikers software gebruiken. Omarmen je medewerkers je bedrijfssoftware? En gebruiken zij het optimaal voor hun werkzaamheden? Dan is er een hoge gebruikersadoptie.

Is er een weerstand om de software te gebruiken? Of snappen je medewerkers niet zo goed hoe de software werkt. Dan is er een lage gebruikersadoptie. Sterker nog: er is een grote kans dat je medewerkers er gefrustreerd door raken. 

Een lage gebruikersadoptie kan het werkklimaat van je onderneming dus negatief beïnvloeden. Terwijl medewerkers die de bedrijfssoftware wel begrijpen er efficiënt mee werken.

Met een hoge gebruikersadoptie haal je dan ook meer waarde uit je bedrijfssoftware. En daarom is het een belangrijk onderdeel van een software implementatietraject.

De juiste bedrijfssoftware selecteren

Een adoptiestrategie voor je bedrijfssoftware maken

Bij onze software implementaties starten we altijd met een duidelijk plan. Een goede adoptiestrategie begint namelijk al vóór de implementatie. In dit plan zetten we de CRM-gebruikers van het bedrijf centraal:

 

• Wat wil de organisatie met de bedrijfssoftware bereiken?
• Wie zijn de eindgebruikers? En wat hebben zij nodig?
• Welke uitdagingen moeten we overwinnen?
  

Natuurlijk kunnen we dit plan alleen met een paar directieleden maken. Maar het is veel slimmer om de sleutelgebruikers er vanaf het begin bij te betrekken.

 

Dit zijn medewerkers die het bedrijf heel goed kennen. Die de nieuwe bedrijfssoftware veel gaan gebruiken. En die veel invloed op hun collega's hebben. Hun feedback helpt om de software optimaal op de gewenste bedrijfsprocessen af te stemmen.

 

Wijs key-users aan en train je medewerkers

Stel dat je een fantastisch adoptieplan gemaakt hebt. En de perfecte bedrijfssoftware hebt gevonden. Een softwareleverancier heeft de applicatie daarna ingericht en geconfigureerd.

 

Vervolgens zijn je medewerkers getraind. Iedereen begrijpt waarom de nieuwe bedrijfssoftware ingevoerd is. Hoe het de werkzaamheden makkelijker maakt. En hoe het aan de bedrijfsdoelen bijdraagt.

 

Dan denk je misschien: en nu gáán met die banaan! Maar zo werkt het natuurlijk niet helemaal. Een eenmalige training is onvoldoende. Je medewerkers moeten hun kennis onderhouden. Er komen updates waar ze vanaf moeten weten.

 

Je personeelsbestand is ook altijd in beweging. Soms vertrekken er collega's en soms komen er nieuwe medewerkers bij. Dus je moet de kennis op peil houden. En nieuwe talenten een training gunnen. Afgestemd op hun specifieke functie en rol. Zodat zij de tools die ze nodig hebben optimaal leren inzetten.

 

Daarnaast adviseren wij altijd om key-users aan te wijzen. Dit zijn enkele medewerkers, die een diepgaande softwaretraining krijgen. Hierdoor kunnen zij vastlopende collega's goed ondersteunen. Bovendien monitoren zij regelmatig of de bedrijfssoftware goed gebruikt wordt. Zodat ze snel kunnen bijsturen als dat nodig is.

👉 TIP: Wil je deze artikelen misschien ook lezen?
➜ 7 Veelgemaakte fouten bij de selectie van een CRM-oplossing voor B2B.
➜ Hoe verbeter je de datakwaliteit van je organisatie?
➜ Waarom je bedrijf goed data management nodig heeft om te overleven.

Zorg voor doorlopende ondersteuning 

Gebruikers hebben na de 1e training vaak nog vragen. Kunnen de key-users die niet beantwoorden? Dan hebben ze antwoorden van een expert nodig. Daarnaast lopen key-users natuurlijk ook wel eens vast. Zij moeten dan op een supportteam kunnen terugvallen. Zorg daarom dat je medewerkers de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben. 

Zo blijven wij met een servicecontract ondersteunen als we HubSpot geïmplementeerd hebben. Daarnaast checkt onze succesmanager periodiek of het CRM-gebruik goed gaat. En informeren wij regelmatig over interessante updates. Bijvoorbeeld met blogs, webinars en video's op LinkedIn. Of tijdens een persoonlijk gesprek, waarin wij op specifieke updates wijzen.

 

CRM-software met een hoge gebruikersadoptie implementeren?

Beschik je over het juiste gereedschap? Dan hoeft het niet moeilijk te zijn om een hoge gebruikersadoptie te creëren. Maar je moet de gebuikersadoptie wel goed onderhouden.

 

Goede CRM-software zoals HubSpot maakt het makkelijker om je bedrijfssoftware optimaal te benutten. Dit komt onder andere door:

 

• De gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface.
• Minder handmatig werk door automatische processen.
• Duidelijke rapportages voor een betere strategische besluitvorming.

Wij helpen je graag met een optimale implementatie. Waarbij we samen de adoptiestrategie voor jouw bedrijf maken. De alles-in-1 CRM-software voor je inrichten en configureren. En je medewerkers trainen en blijven ondersteunen. Zodat je van jouw software investering een grandioos succes maakt.

 

Meer leren over succesvolle software implementaties? Download de handleiding hieronder: