Hoe verbeter je de datakwaliteit van je organisatie?

Goede datakwaliteit helpt je om betere beslissingen te nemen. Terwijl slechte data je in de problemen brengt. Maar hoe zorg je ervoor dat de data in jouw organisatie van topkwaliteit is? Dat leer ik je in dit artikel.

Waarom is schone data zo belangrijk?

Hoe voelt het om in een vieze keuken te koken? Met spullen die niet schoon zijn? En ingrediënten die er niet zo fris meer uitzien. Alleen het idee al, dat je het eten wat je ermee bereidt op moet eten. Bah!

Stel je nu eens voor, dat je een specifiek recept wilt klaarmaken. Maar er ontbreken wat noodzakelijke ingrediënten. Natuurlijk kun je daarmee wel iets in elkaar flansen. Het resultaat is alleen niet wat je ervan hoopte. 

Data is de brandstof van je software. Net zoals je ingrediënten in de keuken. Is je data vervuild of incompleet? Dan heb je er weinig aan. Ook niet als je over goed en schoon gereedschap beschikt.

Slechte data vertraagt je bedrijfsprocessen en kost je ongelofelijk veel geld. Het frustreert je medewerkers en je klanten. En het levert je belabberde reviews op. Blijf je er toch mee werken? Dan gaat je data steeds meer tegenwerken. Bijvoorbeeld doordat je er verkeerde beslissingen mee neemt. Of doordat er fouten ontstaan. En daarom kun je jouw data maar beter regelmatig opschonen. Dit betekent:

• Dubbele gegevens verwijderen.
• Foutjes corrigeren.
• Aanvullen van ontbrekende informatie

Hoe verbeter je jouw datakwaliteit?

Als je net met een nieuw softwaresysteem begint dan is het makkelijk. Dan begin je namelijk met een schone lei. Je leest dit artikel niet zomaar. Ik ga er daarom vanuit, dat je een systeem met vervuilde data hebt. En dat je die data graag op wilt schonen. De volgende 4 stappen helpen je daarbij:

Stap 1: Zorg voor een goed data management proces
Wil je jouw data goed managen? Dan moet je precies weten welke data je wilt verzamelen. Waar je dit doet. En hoe je de informatie verzamelt, opslaat en onderhoudt. Dit breng je dus eerst in kaart.

Stap 2: Schoon je data op
Weet je hoe je jouw data management proces wilt inrichten? Dan is het tijd om alle relevante data te verzamelen. Bijvoorbeeld door de gegevens uit je softwaresysteem te exporteren. De data plaats je in goed gestructureerde datasheets. Bijvoorbeeld in Excel. Als alle data gecorrigeerd is importeer je de verbeterde data. Uiteraard zorg je er daarbij voor dat alle foute data overschreven wordt.

Tijdens dit proces bepaal je hoe je met ontbrekende waarden en dubbele informatie omgaat. Je corrigeert de fouten in je data. Zoals informatie die op verschillende manieren bijgehouden is (datums, hoofdletters, spaties, afronding van getallen, ...) En je vergelijkt de data met betrouwbare bronnen. 

Stap 3: Maak iemand verantwoordelijk voor de datakwaliteit
Is er niemand verantwoordelijk voor de data? Dan gaat de data geheid weer een eigen leven leiden. Je wijst daarom een verantwoordelijke aan, die regelmatig datacontroles uitvoert. En het natuurlijk aankaart als er fouten ontstaan.

Stap 4: Breng iedereen op de hoogte
Stel dat je precies weet hoe je de data voortaan vast wilt leggen. Maar niet iedereen is daarvan op de hoogte. Wat gebeurt er dan? Je raadt het al! Zorg er daarom ook voor dat iedereen begrijpt hoe je de data moet invoeren, beheren en controleren. Bijvoorbeeld door je medewerkers hiervoor te trainen.

👉 TIP: Schoon de gegevens in je CRM-systeem regelmatig op. Bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal. Verwijder hierbij onder andere al je verkeerde, verouderde en dubbele records. En maak vóór het opschonen van je gegevens voor de zekerheid even een back-up!

Een optimaal data management proces creëren

Zoals je leest is handmatig data opschonen best een bewerkelijk proces. Dat wil je niet nog een keer meemaken! Daarom is het verstandig om je data management zoveel mogelijk te automatiseren. Een supergoed systeem hiervoor is het all-in-1 klantenplatform van HubSpot. Hieronder ontdek je waarom dat zo is.

CRM-database
In de centrale CRM-database van HubSpot organiseer je jouw klantgegevens. Hierin sla je bijvoorbeeld alle contactinformatie en de interacties met je leads en klanten (geautomatiseerd) op. Zodat je van al je contacten een volledig overzicht krijgt.

Regels & meldingen
Veranker je regels en meldingen voor je datakwaliteit in je HubSpot-platform? Dan maak je bijvoorbeeld de invoer van bepaalde gegevens verplicht. Of je zorgt ervoor dat gegevens maar op 1 manier opgeslagen kunnen worden. Je kunt een melding tonen als iemand een dubbel record aanmaakt. En blokkeren dat er meerdere contacten met hetzelfde e-mailadres zijn.

Ook voeg je formulierinzendingen van dezelfde contactpersonen geautomatiseerd samen. Zelfs als contactpersonen verschillende e-mailadressen gebruiken.

Automatisering
De automatiseringstools helpen je om je data goed te stroomlijnen. Hiermee komt je data bijvoorbeeld automatisch op de juiste plek terecht. En stel je geautomatiseerd taken en meldingen in voor als er actie nodig is. Je automatiseert zo allerlei routinetaken, waardoor je het aantal fouten minimaliseert. En er meer tijd voor strategische taken overblijft.

Met automatisering zorg je ook voor je compliance. Zo kan HubSpot bijvoorbeeld geautomatiseerd bepaalde contacten voor je verwijderen.

Integraties
De App Marketplace van HubSpot bevat meer dan 1.600 apps. Waarmee je bijna al je bestaande softwarepakketten vrij eenvoudig koppelt. Zodat je van HubSpot 1 centrale databron maakt. Iedereen werkt daardoor vanuit 1 werkomgeving. En je hoeft de data niet meer in verschillende systemen op te voeren.

Modulaire hubs
Alle tools van de modulaire hubs worden door de CRM-database aangestuurd. Of het nou je website met dynamische content is. Je marketingcampagnes die je met je data personaliseert om klantrelaties te verbeteren. Of de tools die je bij je verkoopautomatisering gebruikt. 

Analysetools
Met HubSpot's krachtige analysetools krijg je allerlei waardevolle inzichten. Voor de strategische beslissingen over je marketing-, sales- en servicestrategieën. En ook over de gezondheid van de data in je CRM-database. Dankzij de rapportages op je dashboards identificeer je trends, resultaten en problemen. En die informatie heb je altijd real-time voorhanden.

Gegevensverrijking
Hoe completer je klantgegevens zijn hoe beter. Hubspot bevat daarom tools, waarmee je jouw gegevens (geautomatiseerd) verrijkt. Bijvoorbeeld Inbox Automation en Breeze Intelligence. Hiermee ontdek je zelfs (anonieme) websitebezoekers met een koopintentie. Hoe gaaf is dat?!

Lijsten
Met filters en lijsten vind je alle verkeerde, dubbele en verouderde CRM-records. Bijvoorbeeld contacten waar al lang geen interactie meer mee is geweest. Oninteressante contacten in je CRM-database en dubbele records.

Duplicaatbeheertool
Deze AI-tool vindt je dubbele contacten en bedrijven geautomatiseerd. Daarna voeg je ze eenvoudig samen, zoals je dat zelf wilt. Behoud bijvoorbeeld je meest recente record. Of juist het record dat als eerste aangemaakt is. Dit kun je zelfs in bulk doen. 

Operations Hub
Met de Operations Hub van HubSpot verbeter je jouw datakwaliteit geautomatiseerd. Zo zijn er tools voor gegevenssynchronisatie met je gekoppelde systemen (heen en weer). Programmeerbare automatisering om bepaalde bedrijfsprocessen met gekoppelde apps te stroomlijnen. Om de gezondheid van je data proactief te monitoren. Om dataproblemen te identificeren, voordat ze problemen gaan veroorzaken. En om je CRM-database geautomatiseerd op te schonen en te corrigeren.

Effectief je datakwaliteit verbeteren

Vervuilde data is echt als een blok aan je been. Hoe sneller je jouw data verbetert hoe beter dat is. Gelukkig hoeft het opschonen van je data géén saaie en zware taak te zijn. Wil je jouw data management voortaan via HubSpot regelen? Dan zorgen wij er samen met jou voor, dat je data een topkwaliteit krijgt.