CRM Datamanagement: wat is het en waarom is het belangrijk?

Effectief databeheer helpt je om de juiste informatie snel naar boven te toveren. Zodat je makkelijker en sneller goede data-gedreven besluiten neemt. Je klanten gerichter en gepersonaliseerd benadert. En heel erg veel efficiënter werkt.

Hieronder ontdek je wat CRM datamanagement precies inhoudt. Hoe het je klantrelaties verbetert. En je bedrijf helpt om te groeien. De volgende stappen komen daarbij aan bod:

Stap 1: Data verzamelen
Stap 2: Data opslaan
Stap 3: Data beheren
Stap 4: Data verrijken
Stap 5: Data inzetten
Stap 6: Data analyseren
Stap 7: Data delen
Stap 8: Data beveiligen

Wat is CRM Datamanagement?

CRM Datamanagement is het organiseren en beheren van de gegevens in je CRM-database. Denk hierbij aan het verzamelen, opslaan en onderhouden van je klantgegevens. Aan het verrijken, inzetten, delen en analyseren van je klantdata. En aan de beveiliging van al je waardevolle CRM-gegevens. 

Dankzij CRM datamanagement krijg je de meest waardevolle inzichten. Waarmee je jouw verkoopstrategie verbetert. Bijvoorbeeld door je klantinteracties vergaand te personaliseren. Zodat je de algehele klantervaring naar een hoger niveau tilt. Slimmer met je budgetten omgaat. Sneller bijstuurt als dat nodig is. En de interne communicatie tussen je teams veel beter wordt. 

CRM Datamanagement bestaat uit verschillende stappen. Hieronder komen ze 1 voor 1 aan bod.

Stap 1: Data verzamelen 

Overal om je heen is data. Denk bijvoorbeeld aan de:

• Slimme meter in je meterkast. Die automatisch de meterstanden van je energieverbruik aan de netbeheerder doorgeeft. 
• App-jes op je telefoon, die je data verzamelen, opslaan en gebruiken. Bijvoorbeeld de app van de Albert Heijn, WhatsApp en Google Maps.
• LinkedIn-berichten die je met je sociale netwerk deelt. En waarvan LinkedIn allerlei statistieken bijhoudt. Zoals hoe vaak je posts getoond en bekeken zijn.

Continu genereer je online data, die ergens opgeslagen wordt. En jij niet alleen. Iedereen doet dat. Grotendeels gebeurt dit automatisch. Bijvoorbeeld als Google Maps je locatie bijhoudt. Als je een online aankoopproces doorloopt. Of als je een e-mail met een trackinglink in je inbox opent.

Vergelijk je dit met een grote organisatie? Dan is de hoeveelheid data die jij produceert maar minimaal. Stel je nu eens een webshop met duizenden verkopen per maand voor. Een maakbedrijf dat bij diverse klanten technische apparatuur heeft draaien. Of een transportbedrijf met wekelijks 50 vrachtwagens op de weg. Je hebt dan echt met een enorme berg data te maken. Dit noem je daarom ook wel ‘big data’. 

Met een modern CRM-systeem verzamel je allerlei relevante data. Zodat je jouw doelgroep beter kunt bedienen. Relaties makkelijker uitbouwt. Slimmer deals sluit. En makkelijker richting aan je organisatie geeft. Dit is onder andere mogelijk dankzij cookies en trackinglinks.

Stap 2: Data opslaan

Wat heb je aan al deze gegevens als je er geen waarde uithaalt? Niets. Sterker nog: je mist waarschijnlijk een heleboel verkoopkansen! 

Daarom moeten organisaties de verzamelde data goed organiseren en managen. Dit doe je bijvoorbeeld met de all-in-one CRM-software van HubSpot. Dat geautomatiseerd alle klantinteracties in je CRM-database vastlegt. Bijvoorbeeld van je:

• Online advertenties
• Websitebezoek
• AI-chatbot
• Sociale mediakanalen
• Telefoongesprekken
• E-mails
• Afspraken
• Enquêtes

Relevante en nauwkeurige gegevens. Die je een duidelijk beeld van de behoeften en voorkeuren van je (toekomstige) klanten geven. 

Sla je de gegevens goed gestructureerd op? Dan kun je de informatie makkelijk verwerken, opvragen, inzetten, delen en analyseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het categoriseren van je gegevens. Aan het (geautomatiseerd) bijwerken van klantprofielen. En aan het verwijderen van verouderde of onjuiste informatie.

Daarnaast is het ontzettend belangrijk dat je de data uniform opslaat. Stel dat je marketeers telefoonnummers mét het landnummer opslaan. En je verkopers zonder het landnummer. Of stel dat je inkopers de grondstoffen van je machines met letters categoriseren. Terwijl je service afdeling daar een cijfersysteem voor hanteert. Dan is het lastig om de data te sorteren en te filteren.

👉 TIP: Je kunt je data lokaal opslaan. Maar de meeste bedrijven werken tegenwoordig vanuit de cloud.

Stap 3: Data beheren

Kun je de data niet goed raadplegen? Bijvoorbeeld doordat alle informatie niet overzichtelijk is opgeslagen. Dan verlies je een hoop tijd met het vinden en ordenen van de data. Terwijl je ook binnen 1 oogopslag de juiste informatie voorhanden kunt hebben. Helaas is dit nog steeds bij veel organisaties het geval!

Stel je eens voor wat er gebeurt als je verouderde of verkeerde gegevens gebruikt. Misschien neem je wel de verkeerde beslissingen hierdoor. Of zeg je per ongeluk de verkeerde dingen tegen een klant. Waardoor je klant heel erg boos op je wordt. En misschien zelfs vertrekt. Of waardoor je extra kosten moet maken.

Zonder een goede datakwaliteit heb je ook niets aan allerlei geautomatiseerde functies. Zoals workflows, sales sequences en AI-tools. De data in je CRM-software stuurt deze functies namelijk aan. Klopt de data niet? Dan gaat er natuurlijk van alles mis. Dit voorkom je gelukkig door je data goed te beheren.

Daarnaast heeft niet iedereen dezelfde informatie nodig. Met CRM Customization stroomlijn je de data daarom op team- en/of medewerkersniveau. Zo zien je marketeers bijvoorbeeld relevante informatie over de marketingcampagnes. Terwijl je sales medewerkers direct de salespijplijn in beeld hebben.

Ook kun je bepaalde toestemmingsprocessen in je CRM-software verankeren. Bijvoorbeeld voor het plaatsen van websitecontent. Of voor het goedkeuren van deals boven een bepaald bedrag.

👉 TIP: Zorg voor een plan om gegevensverlies te voorkomen. En maak regelmatig back-ups van al je data!

Stap 4: Data verrijken

Bij dataverrijking vul je bestaande klantgegevens geautomatiseerd aan met extra informatie. Zodat je over volledigere en gedetailleerdere klantprofielen beschikt. Bijvoorbeeld door andere systemen met je CRM-software te integreren. Zoals:

• Een ERP-oplossing
• Een e-mailprogramma
• Sociale media kanalen
• Geografische software

Noem het maar op. De gegevens wissel je geautomatiseerd uit. Bijvoorbeeld met behulp van een app of een webhook. Zodat de data in de gekoppelde software overeenkomt. En je de informatie nog maar 1 keer hoeft in te voeren.

Daarnaast kun je de informatie ook met externe bronnen aanvullen. Zodat je allerlei relevante gegevens aan je CRM-records toevoegt. Denk bijvoorbeeld aan functietitels, LinkedIn-profielen en het aantal medewerkers van een bedrijf. En de technische systemen waarmee een organisatie werkt. Het is zelfs mogelijk om de identiteit van je anonieme websitebezoekers bloot te leggen.

Door je data te verrijken krijg je diepere klantinzichten. Bijvoorbeeld in de voorkeuren en behoeften. Zodat je eenvoudig gerichte (account based) marketingcampagnes opzet. Met vooraf ingevulde websiteformulieren makkelijker leads vergaart. Een betere service verleent. En de klanttevredenheid een boost geeft.
 
👉 TIP: Gebruik je verschillende bronnen voor je dataverrijking? Zoals webscraping, datamining en integraties? Dan is je verzamelde data breed en divers.

Stap 5: Data inzetten

Je structureert je data om het goed te kunnen inzetten. Bijvoorbeeld voor je:

• Dynamische websitecontent 
• Marketingcampagnes
• Sales Sequences
• Servicetickets
• Bellijsten
• Productontwikkeling
• Strategische besluitvorming

Goed georganiseerde data kun je makkelijk filteren, sorteren en terugvinden. Bijvoorbeeld als je een klant aan de lijn hebt. Of als je een gepersonaliseerde e-mail verstuurt. Het helpt je ook om je op de juiste verkoopkansen te richten. Om de beste momenten voor salesactiviteiten te bepalen. Om je Service Level Agreements (SLA’s) te behalen. Om trends en patronen te signaleren. En nog zoveel meer! 

Stel bijvoorbeeld dat je een webshop runt. Als je jouw klanten goed begrijpt kun je betere product aanbevelingen voorschotelen. Of stel dat er veel klanten halverwege je lead nurturing campagne afhaken. Misschien moet je er dan iets aan wijzigen. En stel dat je veel websitebezoekers ontvangt. Maar dat je weinig websiteconversies hebt. Misschien is het dan slim om iets aan je calls-to-action (CTA's) te doen.

Kortom: met effectief CRM datamanagement kun je jouw klantgegevens effectiever inzetten. Waardoor je jouw marketing- en salesinspanningen optimaliseert. De klanttevredenheid verhoogt en concurrentievoordeel behaalt. Allemaal belangrijk voor de groei van je bedrijf.

👉 TIP: Denk je slim na over hoe je de data bij je bedrijfsprocessen gebruikt? Dan helpt dat je om efficiënter te werken. Blijf de data daarna ook goed monitoren. Zodat je jouw bedrijfsresultaten en bedrijfsprocessen met je inzichten kunt blijven verbeteren. 

Stap 6: Data analyseren

Het analyseren, visualiseren en interpreteren van je data is ontzettend belangrijk. Zet je jouw complexe datasets namelijk om in begrijpelijke informatie? Dan ontdek je allerlei patronen en trends. Die je anders misschien niet zou opmerken. 

Hierdoor begrijp je jouw klanten beter. Kun je allerlei voorspellingen doen. Zoals omzetvoorspellingen en voorspellingen over het gedrag van je leads en prospects. En je marketing, verkoop- en servicestrategieën  verfijnen. Zodat je de conversie, klanttevredenheid en -loyaliteit vergroot. 

Je hoeft geen beslissingen meer met verouderde informatie te nemen. En vragen bepaalde omstandigheden om een snelle beslissing? Dan heb je de juiste informatie snel voorhanden. Met goed CRM datamanagement is je organisatie dan ook wendbaar.

De data van je gekoppelde systemen combineer je in je statistieken. Zodat je diepere inzichten krijgt. Denk bijvoorbeeld aan een gekoppelde inbox. Waardoor je de reacties op je e-mails kunt volgen. Combineer je dit met de gegevens van je ERP-software? Dan maak je bijvoorbeeld inzichtelijk wat het effect hiervan op je voorraden is. En zo zijn er natuurlijk allerlei soorten grafieken mogelijk.

Data analyses helpen je ook om je data zo gezond mogelijk te houden. Zo signaleer je dataknelpunten voordat ze problemen gaan opleveren. Denk bijvoorbeeld aan je workflows en webhooks. Aan dubbele CRM-records in je CRM-systeem. En aan onvolledige en verkeerde gegevens, zoals typfoutjes. 

Het is je nu vast wel duidelijk. Met goede data analyses neem je betere strategische beslissingen. En behaal je ook makkelijker concurrentievoordeel. Of het nou om een marketing, sales, financiële of logistieke afdeling gaat. Of het nou om de maakindustrie, de gezondheidszorg, de transportsector of het onderwijs gaat. Het geldt voor vrijwel ieder bedrijf.

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ 10 Tips voor succesvolle management rapportages en dashboards.
➜ Waarom gebruik je KPI's op de dashboards van je CRM-systeem?
➜ Met deze CRM-analytics zie je snel hoe succesvol jouw organisatie is.

Stap 7: Data delen

Hoe leidt een online advertentie tot meer omzet? Welke marketing- en salesactiviteiten werken in de verschillende levenscyclusfasen van de verkooppijplijn? Over welke producten krijgt de klantenservice de meeste vragen binnen? En waarom is dat zo? Is de productinformatie ontoereikend? Of geeft een bepaalde salesvertegenwoordiger structureel de verkeerde informatie?

Je krijgt een afdelingsoverschrijdend overzicht als je gegevens tussen afdelingen deelt. Bijvoorbeeld van de marketingafdeling, je verkoopteams en de klantenservice. Ook hierdoor ga je jouw klanten en hun behoeften beter begrijpen. Want er is een centraal klantbeeld, waarmee je jouw communicatie verbetert. Wie je klant ook spreekt of mailt. En tegelijkertijd signaleer je eerder problemen binnen je organisatie.

Goed CRM datamanagement bevordert dus de samenwerking van je teams. En helpt je om meer gepersonaliseerd en consistent met klanten te communiceren. Of dat nou telefonisch, via e-mail of op een andere manier is.

👉 TIP: Met goed CRM datamanagement voelen je (toekomstige) klanten zich begrepen. Ze herkennen zich namelijk in je communicatie.

Stap 8: Data beveiligen

Uiteraard moet je jouw data ook goed beveiligen. Zodat je klantgegevens tegen onbevoegde toegang, verlies en diefstal beschermd zijn. Hier heb je sterke beveiligingsmaatregelen voor nodig. Zoals encryptie, toegangsbescherming en beveiligingsaudits. 

Daar zijn trouwens wettelijke vereisten voor. Zo moet je bijvoorbeeld rekening houden met de regels van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Hiervoor verwijder je bijvoorbeeld geautomatiseerd CRM-gegevens na een bepaalde termijn. Maar databeveiliging is ook ontzettend belangrijk voor het opbouwen en behouden van klantvertrouwen. Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat hun persoonlijke informatie bij jouw organisatie veilig is. 

Je wilt ook helemaal geen risico op beveiligingsissues. Want een datalek is dramatisch voor de reputatie van je bedrijf. Dan beland je in een hele nare rollercoaster. Daar wil je echt niet in terecht komen. Databeveiliging is dan ook ontzettend belangrijk bij CRM datamanagement. 

Binnen je CRM-software kun je bepaalde gegevens afschermen. Stel bijvoorbeeld dat je gevoelige HR-gegevens hebt opgeslagen. Dan wil je niet dat alle CRM-gebruikers die gegevens kunnen inzien. Hetzelfde geldt voor gevoelige financiële gegevens in de financiële sector. En voor specifieke gegevens van cliënten in de gezondheidszorg of het onderwijs. Om een paar voorbeelden te noemen.

👉 TIP: Je data in de CRM-software van HubSpot wordt dag en nacht bewaakt. Je leest hier meer over de beveiligingsmaatregelen: Hoe veilig is HubSpot?

Goed CRM datamanagement bij jouw organisatie

Start je met CRM datamanagement? Dan analyseer je eerst aan welke data je organisatie behoefte heeft. En hoe je deze gegevens wilt verzamelen, opslaan, beheren en verwerken. Vervolgens richt je de processen van je CRM-software daarnaar in. 

Uiteraard houd je hierbij rekening met de data governance van je organisatie. En stel je vooraf duidelijke beleidslijnen, standaarden, procedures, rollen en verantwoordelijkheden daarvoor vast. Zodat je gegevens nauwkeurig, actueel en bruikbaar blijven. En je de kans op gegevenslekken en andere datarisico’s minimaliseert.

Ben je benieuwd hoe de CRM-software van HubSpot jouw organisatie met datamanagement ondersteunt? En hoe wij je bedrijf daarbij kunnen begeleiden?

➜ Plan een afspraak in de agenda van onze HubSpot-experts.
➜ Bekijk onze ultieme HubSpot CRM demovideo.
➜ Download het productoverzicht met een beschrijving van de belangrijkste features.
➜ Lees ons AI e-book, waarin we meer dan 25 AI-functies van HubSpot beschrijven.
➜ Struin wat rond op onze website. Je vindt er casestudies, HubSpot-video’s en talloze blogs.