Webhooks maken systeem integraties en dynamische content makkelijker

Implementeer je nieuwe CRM-software? Grote kans dat je daar andere systemen aan wilt koppelen. Maar op dure complexe koppelingen zit je natuurlijk niet te wachten. Gelukkig maken webhooks je systeem integraties een stuk makkelijker.

Met webhooks kit je jouw applicaties als het ware aan elkaar. En daardoor kunnen ze realtime met elkaar communiceren. Daarnaast helpen webhooks je met je dynamische content. Zodat je de betrokkenheid van je contactpersonen vergroot en je marketinginspanningen effectiever maakt.

Laten we er eens wat dieper induiken. Wat zijn webhooks precies? Hoe maakt HubSpot er bij je bedrijfsautomatisering gebruik van? En wanneer gebruik je een webhook in plaats van een API? 

Wat zijn webhooks en waarom gebruik je ze voor je systeem integraties?

Met webhooks wissel je real-time informatie tussen verschillende systemen uit. Dit gebeurt automatisch, zodat het proces snel en efficiënt verloopt. 

Voor de techneut: Vanuit het ene systeem (webhook provider) verstuur je een HTTP-verzoek naar het andere systeem (URL of specifiek adres op je server). Hierbij structureer je de gegevens in JSON- of XML-formaat. Het ontvangende systeem (webhook ontvanger) handelt het HTTP-verzoek af. En stuurt daarna een HTTP-verzoek terug om de afhandeling te bevestigen.

Zodra een gebeurtenis plaatsvindt verstuurt je systeem een geautomatiseerd bericht naar het andere systeem. Dit zijn voorbeelden van gebeurtenissen:

• Een nieuwe lead of contactpersoon.
• Wijziging van contactgegevens.
• Aanpassingen aan een deal- of bedrijfsrecord.
• Een online aankoop van een product.
• Inschrijving voor je nieuwsbrief.
• Een klik op een CTA-knop.

Het ontvangende systeem reageert vervolgens op een passende manier. Webhooks zorgen er zo voor dat informatie van gekoppelde systemen netjes gesynchroniseerd wordt. 

Gepersonaliseerd communiceren met webhooks

Naast de gegevenssynchronisatie van gekoppelde systemen regel je ook je dynamische content met webhooks. Zodat je jouw contactpersonen op het juiste moment gepersonaliseerde en relevante informatie voorschotelt. Deze dynamische gegevens gebruik je bijvoorbeeld voor je e-mails en landingspagina’s.

Dynamische gegevens zijn bijvoorbeeld:

• De naam van een contactpersoon.
• Een bedrijfsnaam.

De webhook wordt actief zodra je contactpersoon interactie heeft. Bijvoorbeeld met een bepaald bericht of formulier. 

3 Belangrijke voordelen van webhooks

Dit zijn 3 belangrijke voordelen van webhooks:

1. Realtime gegevens uitwisseling met onmiddellijke meldingen. Periodieke checks zijn dus verleden tijd.
   
   
2. Webhooks zijn enorm flexibel. Je kunt ze voor allerlei soorten gebeurtenissen activeren. Van de verzending van e-mails nadat websiteformulieren zijn ingevuld. Tot het bijwerken van je voorraden nadat producten van je webshop verkocht zijn.
   
   
3. Met webhooks werken je geïntegreerde systemen superefficiënt. In beide systemen wordt de data snel bijgewerkt. En zo verklein je de kans op fouten door verouderde en ontbrekende data.

Webhooks zijn daarom enorm waardevol voor systeemintegraties en dynamische content.

Wanneer gebruik je een webhook en wanneer een API? 

Je hebt vast al wel eens van de term ‘API’ gehoord, een Application Programming Interface. Webhooks en API’s lijken op elkaar. Maar er is een belangrijk verschil.

Ook API’s zorgen ervoor dat 2 applicaties met elkaar kunnen communiceren. Bij een API verstuurt het ene systeem instructies naar het andere systeem. Om data op te vragen of juist om data door te geven. Vervolgens krijg je de gegevens die je nodig hebt terug. Wil je weten of de gegevens daadwerkelijk gewijzigd zijn? Dan blijf je API-verzoeken versturen om dit te controleren.
 
Webhooks worden automatisch door een webhook-provider geactiveerd. Het systeem houdt je dus automatisch op de hoogte. Bijvoorbeeld als bepaalde data wordt bijgewerkt. Bij webhooks hoeven de systemen elkaar daarom niet op updates te controleren. 

 Voorbeeld
➜ Zo werkt een webhook: Je telefoon piept, omdat je een SMS-je ontvangen hebt. 

➜ Zo werkt een API: Om de paar uur controleer je zelf of je een SMS-je ontvangen hebt. Je ontvangt hier namelijk géén meldingen voor.

➜ Zo werkt een API: Met de mobiele app controleer je de actuele weergegevens.

Wil je dus dat een gebeurtenis automatisch iets in een ander systeem activeert? Bijvoorbeeld om te informeren over belangrijke gebeurtenissen. Dan gebruik je een webhook.

Vaak combineer je API’s en webhooks bij de verbinding van 2 systemen. Zo zorg je namelijk voor efficiënte en robuuste connecties. En ontvang je gelijk een melding als gegevens gesynchroniseerd zijn. 

Zo kan een weerapp je bijvoorbeeld met een webhook waarschuwen als er zwaar weer aankomt. Maar wil je alleen maar wat specifieke gegevens uit je CRM-software ophalen? Zoals een lijst met contactpersonen. Of wil je een bepaalde actie binnen je CRM-systeem uitvoeren? Zoals de gegevens van een contactpersoon bijwerken. Of geautomatiseerd een nieuwe deal aanmaken? Dan gebruik je een API. 

Heb je meldingen nodig? Dan kies je dus voor webhooks. Wil je gegevens ophalen en wijzigen? Dan zijn API’s de beste keuze. 

Hoe gebruik je webhooks in HubSpot?

Via je HubSpot-portaal stel je jouw webhooks eenvoudig in. Je hoeft dus niet allemaal ingewikkelde codes toe te voegen. 

Wel moet je het ontvangende systeem nog configureren. Zodat dit systeem in staat is om de data daadwerkelijk te ontvangen en te verwerken. Gelukkig hebben veel andere systemen ook ingebouwde webhook-functionaliteiten. Dat maakt het instellen van je webhooks meestal een stuk eenvoudiger.

Daarnaast kun je een provider als tussenpersoon (generieke provider) tussen 2 systemen zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als een systeem geen webhooks ondersteunt. Zapier en Make (dit was Integromat) zijn voorbeelden hiervan. 

Tenslotte beveilig je de gegevens die je overdraagt natuurlijk goed. Vaak gebeurt dit via een beveiligde SSL-verbinding. Daarnaast moet je altijd een HTTPS-verbinding voor je webhooks gebruiken. Zo zorg je er namelijk voor dat de gegevens tijdens de overdracht zijn gecodeerd. 

Webhooks in de workflows en chatbots van HubSpot

Met workflows in HubSpot automatiseer je veel van je processen. Voeg je hier webhooks aan toe? Dan kun je de informatie van andere systemen voor je workflows gebruiken. 

Voorbeelden:
➜ Verstuur contactgegevens uit HubSpot naar een ander systeem. Bijvoorbeeld als contactpersonen een bepaald websiteformulier invullen.

➜ Verstuur dealgegevens naar je ERP-systeem om een inkooporder of offerte te maken.

➜ Haal gegevens uit de database van Clearbit op. Zodat je hiermee de data van je CRM-records in HubSpot verrijkt.

➜ Werk de registratiegegevens van je webinar in de gekoppelde software bij.

➜ Verstuur contactgegevens naar een extern gekoppeld ticketsysteem. En maak hier automatisch taken voor aan.

➜ Ontvang meldingen over Slack-berichten of Microsoft Teams-gesprekken in HubSpot. En werk gelijk de gegevens in je CRM-systeem bij.

Daarnaast kun je ook webhooks aan je workflows toevoegen. Bijvoorbeeld voor als de gegevens van een aan HubSpot gekoppeld systeem veranderen. En je kunt acties in je chatbot met webhooks activeren. Bijvoorbeeld als een websitebezoeker bepaalde informatie aan je chatbot geeft.

Wil je meer weten over automatisering in HubSpot? Dan vind deze artikelen vast interessant:

➜ Controle over je klantprocessen met workflow automatisering in HubSpot.
➜ 11 Voorbeelden van effectieve HubSpot workflows voor bedrijfsgroei.
➜ Processen automatiseren: wanneer gebruik je workflows & sequences?