Deel artikel
door Floris van Muijen op 25-6-24 9:50
Met bedrijfsautomatisering plan je de automatische verzending van je e-mails. Volg je de leads op die een vol winkelwagentje hebben achtergelaten. Synchroniseer je de data van verschillende systemen en apps. En draag je werk met automatische taken en meldingen over. Het maakt je werk efficiënter en helpt je organisatie om te groeien.
Denk je dat dit alleen voor hele grote bedrijven is weggelegd? En dat je er knetterveel middelen en budget voor nodig hebt? Dan heb je het mis. Ook kleine en middelgrote organisaties kunnen eenvoudig met bedrijfsautomatisering starten. Met meer budget zijn je mogelijkheden alleen wel uitgebreider.
Voorbeelden van bedrijfsautomatisering
Met bedrijfsautomatisering stroomlijn je jouw bedrijfsprocessen, gegevens en taken. Je computer voert allerlei dagelijkse en tijdrovende taken geautomatiseerd voor je uit. Hierdoor bespaar je tijd, kosten en moeite. Zodat je je op de taken kunt concentreren, die wel jouw kennis en ervaring nodig hebben.
| Voorbeelden van bedrijfsautomatisering | |
| Afspraken | Plan geautomatiseerd (digitale) vergaderingen en afspraken met een speciale meetingtool. |
| Chatbots | Help klanten met gepersonaliseerde automatische antwoorden. En leid je websitebezoekers naar artikelen van je kennisbank toe. Bijvoorbeeld op basis van bepaalde trefwoorden. |
| Content | Content die je met behulp van een AI-aangedreven contentmaker maakt. Van je blogs tot calls-to-actions (CTA’s), complete marketingcampagnes en afbeeldingen. |
| CRM-data | Maak nieuwe CRM-records aan of verwijder ze juist. Voeg dubbele CRM-records samen. Werk de gegevens van je CRM-records bij. Bijvoorbeeld na een bezoekje aan je website, het downloaden van een e-book en het maken van een afspraak. Houd de status van abonnementen bij. En corrigeer automatisch typfouten en andere kleine invoerfouten met Artificial Intelligence. |
| Documenten | Beheer je offertes en contracten. Houd de einddatum nauwlettend in de gaten. En draag belangrijke juridische documenten over als dat nodig is. |
| E-mails | Verstuur automatische persoonlijke e-mails. Bijvoorbeeld voor een lead nurturing campagne, een sales sequence of een automatische e-mail reactie van de klantenservice. En test de kwaliteit van je marketing e-mails met een A/B-test uit. Automatisering van interne e-mails is natuurlijk ook mogelijk. |
| Gegevenssynchronisatie | Integreer externe systemen met je CRM-software en synchroniseer de gegevens van beide systemen. Zodat je minder data hoeft in te voeren. Deelnemers voor je webinars automatisch registreert of geautomatiseerd Slack-meldingen verstuurt. En er is nog heel erg veel meer met gegevenssynchronisatie mogelijk. |
| Meldingen & herinneringen | Verstuur meldingen en herinneringen voor taken, informatie en problemen. Bijvoorbeeld voor de opvolging van gekwalificeerde leads en servicetickets. Over verlaten winkelwagentjes en ander website- en e-mailgedrag van leads en prospects. Over uit te voeren projecttaken en problemen met workflows. En over feedback die persoonlijke aandacht nodig heeft. |
| Servicetickets | Analyseer, classificeer en prioriteer je servicetickets. En wijs ze met je ticketsysteem aan afdelingen of medewerkers toe. |
| Taken | Maak taken aan en wijs ze toe. Met geautomatiseerde taken leid je jouw werkzaamheden gegarandeerd in goede banen. |
| Klantreis | Volg, kwalificeer en monitor je contacten en breng de volledige klantreis in kaart. Wijs leads automatisch aan verkoopmedewerkers toe en volg ze op het juiste moment op. |
| Werving | Met digitale wervingsprocessen leid je jouw sollicitanten geautomatiseerd door een digitaal sollicitatieproces heen. Vervolgens digitaliseer je de onboarding er ook nog eens mee. |
| Stuur geautomatiseerd WhatsApp-berichten naar je contacten. | |
👉 TIP: Wil je ook weten hoe je jouw processen in HubSpot automatiseert? In deze artikelen vind je er meer informatie over:
➜Controle over je klantprocessen met workflow automatisering in HubSpot.
➜Processen automatiseren: wanneer gebruik je workflows & sequences?
➜ Met automatisering de datakwaliteit van je CRM-systeem verbeteren.
Voordelen van bedrijfsautomatisering
Je kunt je vast voorstellen, dat je productiviteit met bedrijfsautomatisering verbetert. Dat je taken sneller en met minder fouten uitvoert. En dat je meer tijd voor leukere werkzaamheden overhoudt. Maar er zijn ook minder voor de hand liggende voordelen, zoals:
1. Structuur & duidelijkheid
Door gestandaardiseerde processen is er meer structuur en duidelijkheid in je organisatie. Alle medewerkers weten wie waar verantwoordelijk voor is en wat er moet gebeuren. Dit veranker je namelijk in je CRM-software. Met bedrijfsautomatisering hef je zo veel interne communicatie knelpunten op.
2. Een hogere medewerker tevredenheid
Wie houdt er nou van terugkomende en tijdrovende invoertaken? Waarschijnlijk zijn dat niet zoveel mensen. Hoe nodig het werk ook moet gebeuren. Met bedrijfsautomatisering besteed je het lekker aan je computer uit.
3. Betere klantrelaties
Met bedrijfsautomatisering voer je succesvollere marketingcampagnes uit. Prioriteer je jouw taken. Bijvoorbeeld op basis van Service Level Agreements (SLA’s). Focus je op de beste verkoopkansen. En reageer je sneller op klantvragen en -problemen.
Door steeds snel en consequent te reageren voldoe je aan de hoge verwachtingen van klanten. Je bedient je klanten beter waardoor ze ook blijer zijn. En dit is natuurlijk hartstikke goed voor de klanttevredenheid en klantloyaliteit.
4. Meer tijd & omzet
Je geeft veel taken uit handen, waardoor je meer tijd voor andere (commerciële) taken overhoudt. Kortom: bedrijfsautomatisering betekent meer omzet!
5. Betere en snellere rapportages & besluitvorming
Je geautomatiseerde processen leiden tot waardevolle inzichten. Door alle realtime rapportages neem je makkelijk en snel data-gedreven beslissingen. Of het nou strategische besluiten voor je gehele organisatie zijn. Of beslissingen met minder impact.
Bijvoorbeeld om meer uit je marketingcampagne te halen of om je sales sequence te optimaliseren. Je weet namelijk precies hoe het met de betrokkenheid van je leads en klanten gesteld is.
👉 TIP: Dankzij Artificial Intelligence zijn er ook allerlei voorspellende analyses mogelijk.
6. Betere naleving van (wettelijke) regels
Veel processen moeten aan regels voldoen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de AVG-wetgeving. Door je processen in je CRM-software te verankeren leef je deze regels makkelijker na. Bijvoorbeeld door je systeem op compliance issues te laten controleren. De kans op fouten en problemen wordt hierdoor natuurlijk veel kleiner.
7. Monitoring, coaching & bijsturing van medewerkers
Met je rapportages kun je van alles bijhouden. Zo monitor je eenvoudig hoe je organisatie het als geheel doet. Maar ook hoe teams en individuele medewerkers presteren. Je bepaalt hierbij zelf welke KPI’s je meet. Je ziet het bijvoorbeeld snel als er extra begeleiding of opleiding nodig is. En als individuele doelstellingen achter lopen.
👉 TIP: Gebruik deze inzichten voor Human Capital Management (HCM).
Bedrijfsautomatisering in HubSpot
Bedrijfsautomatisering maakt je werk makkelijker en efficiënter. Het voert foutloos tijdrovend werk voor je uit. En het maakt tijd voor andere belangrijke taken vrij. Waar je wel echt zelf voor nodig bent. Bovendien krijg je er grip mee op je organisatie.
Bovenstaande automatiseringsprocessen zijn allemaal met HubSpot mogelijk. Een krachtig, flexibel, gebruiksvriendelijk en schaalbaar CRM-platform. Dat eenvoudig met bijna iedere organisatie meegroeit. Dat vinden wij, onze klanten en talloze gebruikers over de hele wereld. Dit blijkt onder andere uit de vele onafhankelijke gebruikersreviews op de website van G2.
Soms moet je een extern systeem integreren, zoals speciale projectsoftware, e-mailsoftware en WhatsApp. Maar dat hangt natuurlijk van de wensen en behoeften van je organisatie af. Voor meer dan 1.000 systemen zijn er standaardkoppelingen. Je vindt ze in de App Marketplace van HubSpot. Dus meestal zijn systeemintegraties niet zo’n probleem. Als er toch maatwerk nodig is dan helpen wij je daar graag mee.
Wil je de allround CRM-software leren kennen? Bekijk dan onze uitgebreide CRM demovideo hieronder. Lees meer van onze blogs of bekijk onze korte video's en klantcases. Als je dat wil kan je ook gelijk een product demonstratie bij ons aanvragen. Daarin laten we je dan alle mogelijkheden die bij jouw organisatie passen zien.
