Deel artikel
door Floris van Muijen op 24-4-24 8:30
Handmatig gegevens invoeren. Wie wordt daar nou blij van? Het is 1 van de meest vervelende, frustrerendste en inefficiëntste taken.
Bovendien verspilt het kostbare tijd en middelen, zoals arbeidskosten en kosten door fouten. Bijvoorbeeld omdat er fouten in de data zitten. Omdat taken opnieuw uitgevoerd moeten worden of zijn vergeten. Of omdat je klanten voor gemaakte fouten moet compenseren.
Met workflow automatisering digitaliseer en standaardiseer je deze rottaken. Hierdoor verhoog je de productiviteit. Het aantal fouten neemt af. Je houdt tijd over voor leuk werk waar wel echt mensen voor nodig zijn. En je geeft een boost aan de medewerkerstevredenheid en de klanttevredenheid.
Hieronder ontdek je hoe je jouw klantprocessen met workflow automatisering in HubSpot stroomlijnt.
Wat is workflow automatisering precies?
Met workflow automatisering standaardiseer en digitaliseer je dus jouw klantprocessen. Je automatiseert hierbij allerlei repetitieve taken en handmatige handelingen. Waardoor je deze taken en handelingen sneller en efficiënter uitvoert.
Voorbeelden van workflow automatisering zijn:
- Jan bestelt een stofzuiger in jouw webshop. Je all-in-1 CRM-systeem verstuurt automatisch een bevestigingse-mail hiervan. Dit hoef je daardoor niet meer handmatig te doen.
- Indra heeft een probleem met haar nieuwe smartwatch. Via Facebook Messenger meldt ze het probleem bij de leverancier. Een workflow maakt een serviceticket aan, zodat de klantenservice het probleem oppakt.
- In het CRM-systeem van het bedrijf Jansen Vloerverwarming zijn voor dezelfde klant 3 records opgevoerd. Gelukkig vindt een workflow de dubbele records, zodat een medewerker ze kan samenvoegen.
- 7 Dagen nadat een offerte verstuurd is ontvangt accountmanager Mecx een melding. Bovendien verschijnt er een taak in zijn persoonlijke werkomgeving.
Natuurlijk vergroot je zo de klanttevredenheid en klantloyaliteit. Je reageert sneller op klantvragen. En biedt jouw klanten makkelijker een consistente klantervaring. Je behandelt je klanten namelijk op dezelfde manier. Maar wel gepersonaliseerd en afgestemd op hun persoonlijke behoeften.
Hieronder ga ik verder in op de verschillende soorten workflows van HubSpot.
Hoe werkt workflow automatisering?
Om je klantprocessen met workflow automatisering te stroomlijnen heb je speciale software nodig. Bijvoorbeeld het flexibele en gebruiksvriendelijke workflow management systeem van HubSpot.
Beschik je over de juiste tool? Dan moet je goed nadenken over de klantprocessen die je wilt automatiseren. Welke klantprocessen zijn geschikt om te digitaliseren? En welke stapjes zijn hierbij belangrijk?
Heb je dit helder? Dan definieer je jouw workflows. Iedere workflow bestaat uit een reeks met acties. Voorbeelden van workflow acties zijn:
- Verzending van e-mails.
- Herinneringen instellen.
- Taken automatisch aanmaken en plannen.
- Informatie delen.
Je workflow wordt actief door triggers die je zelf instelt. Bijvoorbeeld:
- Een ingevuld webformulier.
- Een deadline, zoals een offerte die bijna afloopt.
- Een trigger in een e-mail of een bericht via een social mediakanaal.
Een geactiveerde workflow voert de geprogrammeerde reeks acties automatisch uit. Zonder dat iemand nog 1 knop hoeft aan te raken. Op een dashboard met rapportages houd je deze acties bij. Zo volg je jouw workflows, analyseer je de prestaties en ontdek je knelpunten.
Uiteraard evalueer je jouw workflows regelmatig en optimaliseer je ze als dat nodig is. Zo blijven ze aan je organisatiedoelstellingen en -behoeften voldoen.
👉 TIP: Train je medewerkers zodat zij precies weten hoe workflow automatisering werkt. Zo zorg je voor de beste geautomatiseerde klantprocessen!
Hoe ziet een workflow in HubSpot eruit?
Niet iedere lead of klant doorloopt dezelfde stapjes tijdens een aankoopproces of klantenservice proces. Bovendien houden alle (toekomstige) klanten hun eigen tempo aan. Geen enkele situatie is hetzelfde. Daarom breng je vertakkingen in je workflows aan.
Voorbeeld
Klara bezoekt onze website en downloadt ons CRM Handboek. Ze ontvangt het automatisch in haar inbox, nadat ze ons webformulier heeft ingevuld. Door deze actie wordt ze automatisch voor onze lead nurturing campagne ingeschreven.
Na de 2e nurturing e-mail bekijkt Klara de HubSpot CRM demo video. Hierdoor ontvangt ze automatisch een e-mail met een afspraaklink. Klara klikt door naar de meetingtool en maakt gelijk een afspraak. Direct daarna ontvangt ze een automatische bevestiging hiervan.
Het CRM-systeem wijst de afspraak aan consultant Maarten toe. Voor de afspraakvoorbereiding verschijnt er een taak op zijn persoonlijke sales dashboard. Had Klara na de 2e nurturing e-mail niets gedaan? Dan ontving ze een 3e nurturing e-mail.
Workflow management software helpt je zo om slimmer te werken. Bijna iedere afdeling kan daarvan profiteren. Of het nou om marketing, sales, klantenservice, HR of de finance afdeling gaat.
👉 TIP: Start je met workflow automatisering? Begin dan met het automatiseren van simpele repetitieve taken. Heb je behoefte aan wat hulp? Als ervaren HubSpot Partner in Nederland helpen wij je graag met workflow automatisering.
Veel voorkomende processen die je met workflows automatiseert
Data is de basis van je gehele bedrijfsvoering. Om je klanten goed te bedienen en om te groeien moet je data op orde zijn. Met jouw workflows in HubSpot optimaliseer je daarom jouw data.
Daarnaast stroomlijnt workflow automatisering allerlei tijdrovende marketing- en salestaken. Het leidt jouw (toekomstige) klanten zo efficiënt mogelijk door je verkooppijplijn heen. Op basis van de acties van je leads en prospects. Het schrijft je leads voor sales sequences in. Wijst je verkoopkansen aan verkopers toe. En werkt de dealfasen netjes bij als een deal vordert.
Ook voor de klantenservice is workflow automatisering interessant. Zo maakt het automatisch servicetickets aan als klanten via e-mail of sociale media kanalen contact opnemen. Prioriteert en archiveert het de servicetickets voor je. Kan het klanten met nuttige e-mails onboarden, enquêtes verzenden, servicetaken aanmaken en automatisch klantvragen beantwoorden.
Automatiseer je ook je recruitmenttaken in HubSpot? Dan neemt workflow automatisering je veel HR-werk uit handen. Denk bijvoorbeeld aan een digitaal sollicitatieproces. Waarbij je jouw kandidaten filtert op basis van trefwoorden. En met geautomatiseerde e-mails informeert over de sollicitatieprocedure. En automatisch kandidaten uit je CRM-systeem verwijdert.
Kortom, je controleert er allerlei klantprocessen mee. Workflow automatisering is geweldig voor het effectief onderhouden van je database. Voor lead- en prospectiebeheer en het tevreden houden van je relaties.
Effectieve workflow automatisering met HubSpot
De marketing-, verkoop-, service- en datamanagement software van HubSpot werkt met 1 platform. Alles is in 1 gebruiksvriendelijk systeem met elkaar verbonden. Waardoor je de taken van verschillende afdelingen eenvoudig op elkaar afstemt.
Zo geeft marketing geautomatiseerd leads door aan verkoop. Koppel je geautomatiseerd servicetickets aan de contactrecords in je CRM-database. En helpt de workflow management software jou om je data te verrijken, schoon en up-to-date te houden.
En zo helpt workflow automatisering van HubSpot jouw organisatie om te groeien. 👣
Bekijk onze uitgebreide HubSpot CRM demovideo om de software te zien. Wil je liever eerst meer lezen over wat je met HubSpot kunt? Neem dan eens een kijkje op onze blogpagina. Of download ons product overzicht met alle mooie tools van Hubspot.
3 CRM-frustraties die bij veel organisaties bedrijfsgroei belemmeren
De laatste HubSpot updates | november 2024
Datamanagement: zo kom je van verwaarloosde & versnipperde CRM-data af
