9 Voordelen van een digitaal sollicitatieproces in HubSpot

Stel dat je als sollicitant dringend op zoek bent naar werk. Je hebt een hele gave vacature gezien. Je kwalificaties sluiten super aan en je bent onwijs gemotiveerd. Maar je ontvangt pas heel laat een reactie op je sollicitatie. Of er volgt zelfs helemaal geen reactie. Dan zakt de moed je toch in de schoenen? Grote kans dat je er geen moeite meer voor doet en verder solliciteert.

Voor jouw organisatie is dit een gemiste kans. Want zo loop je dus wel mooi een goede kandidaat mis. Met een gestructureerd en goed georganiseerd digitaal sollicitatieproces voorkom je dit soort situaties. Zelfs als je veel vacatures in moet vullen behoud je makkelijk het overzicht. Je bent weinig tijd kwijt aan administratieve handelingen. En trekt makkelijker goed gekwalificeerd personeel aan. 

Je maakt jouw werving en selectie proces dus een stuk efficiënter. En er zijn nog meer voordelen. In dit artikel vertel ik je over 9 voordelen van een digitaal sollicitatieproces met HubSpot.

➜ Wat is een digitaal sollicitatieproces met HubSpot?
➜ 1. Maak eenvoudig een verleidelijke ‘Werken bij’ website.
➜ 2. Profiteer van een uitgebreid pakket aan recruitment marketing tools.
➜ 3. Solliciteren is een makkie.
➜ 4. Zorg voor een vloeiende interne communicatie.
➜ 5. Bewaar je correspondentie automatisch.
➜ 6. Regel de indiensttreding in een handomdraai.
➜ 7. Vind en werf de juiste sollicitanten.
➜ 8. Houd tijd over voor je leukste HR-werkzaamheden.
➜ 9. Houd je talenten na het digitale sollicitatieproces vast.

Wat is een digitaal sollicitatieproces met HubSpot?

HubSpot is een modern, gebruiksvriendelijk en allround CRM-systeem voor marketing, sales en service. Het bevat alle tools die je hiervoor nodig hebt. Bovendien stroomlijn je jouw interne processen ermee.

Zo is precies duidelijk wie welke rol heeft. Organiseer en structureer je jouw werkzaamheden. Draag je eenvoudig werk over met taken en meldingen. Automatiseer je zoveel mogelijk handelingen met workflows en Artificial Intelligence (AI). Koppel je makkelijk externe kennisbronnen. Integreer je eenvoudig andere softwareprogramma's. En zijn al je online activiteiten meetbaar met online rapportages. 

Je kunt er ook andere processen mee digitaliseren, zoals je sollicitatieproces. Op een tijdlijn volg je de volledige sollicitatiereis van je kandidaten. Vanaf het allereerste contact, totdat je iemand aanneemt. Je weet precies waar jouw kandidaten zich in de sollicitatie funnel bevinden. En je zorgt voor een automatische follow-up als dat nodig is. 

Je marketing, sales en service tools zet je optimaal in voor je digitale sollicitatieproces. Jouw kandidaten zet je hierbij centraal. Al je recruitment resultaten zijn zichtbaar voor je geautoriseerde collega’s. Zo werk je samen naar meetbare werving en selectie doelen toe. 

TIP: Op deze pagina vind je een overzicht met de belangrijkste mogelijkheden: Automatiseer je HR recruitment proces met HubSpot.

9 voordelen van een digitaal sollicitatieproces met HubSpot

Een digitaal sollicitatieproces met HubSpot heeft veel voordelen. Hieronder heb ik de 9 belangrijkste voordelen voor je op een rij gezet:

1. Maak eenvoudig een verleidelijke ‘Werken bij’ website

De meeste mensen zoeken op Internet naar een baan. Zijn jouw vacatures online goed vindbaar? Dan komen er algauw werkzoekenden op je ‘werken bij’ website terecht. Je website is dan ook je visitekaartje. Je hebt maar 1 kans om hier een goede indruk achter te laten. 

Daarnaast is je website het middelpunt van je online marketing recruitment. Op je website converteer je jouw geïnteresseerde websitebezoekers naar sollicitanten. Het is daarom belangrijk dat je de juiste content plaatst (die voor een hoge conversie zorgt). En dat je (zelf) snel wijzigingen kunt doorvoeren. 

Met de HubSpot CMS Hub beschik je over de juiste tools. In een handomdraai maak je een professionele data-gestuurde website. Met de mooiste landingspagina’s, uitnodigende formulieren en aanlokkelijke calls-to-action (CTA). Zónder ingewikkelde codes. Je toont eenvoudig gepersonaliseerde content als je websitebezoekers terugkeren. En natuurlijk zijn al je website resultaten ook meetbaar.

2. Profiteer van een uitgebreid pakket aan recruitment marketing tools

HubSpot bevat geweldige tools voor inbound marketing. Je hoeft je recruitment marketing niet meer uit te besteden aan een externe partij. Voortaan regel je het helemaal zelf. Óf je werkt hiervoor nauw samen met je collega marketeers.

Met deze marketing tools volg je jouw websitebezoekers en sollicitanten. Adverteer je daar waar jouw beste kandidaten zich bevinden. Bijvoorbeeld op LinkedIn, Indeed of Google for jobs. Beheer je jouw vacature posts op je sociale media kanalen vanaf 1 centrale plek. En plan je jouw sociale media berichten vooruit. 

Of wat denk je van het nurturen van je (toekomstige) kandidaten? Stuur bijvoorbeeld een e-mail met een leuke promotievideo over je bedrijf. Breng andere vacatures onder de aandacht. Of zend sollicitatietips toe voor het 1e sollicitatiegesprek bij jouw bedrijf. Tegelijkertijd meet je de reacties en ken je hiervoor scores toe. Zo blijf je top-of-mind en kwalificeer je jouw ‘recruitment leads’. Dit proces noem je lead scoring.

Dit en nog veel meer is mogelijk met de marketingautomatisering functies van de HubSpot Marketing Hub. Bekijk hier een overzicht met de beste marketing features.

3. Solliciteren is een makkie

Via je website maak je het jouw websitebezoekers makkelijk om te solliciteren. Bij je vacatures plaats je een pakkende ‘Solliciteer direct’ knop. Vervolgens verschijnt er een sollicitatievriendelijk formulier. Zo maak je de sollicitatiedrempel zo laag mogelijk.

Uiteraard koppel je hier een goede workflow aan vast. Hiermee leid je jouw kandidaten vloeiend door het sollicitatieproces heen. Laat je CRM-systeem je helpen bij het screenen van CV’s. Koppel automatisch de verantwoordelijke persoon binnen je organisatie. Voeg een assessment toe en koppel de resultaten aan je sollicitant. Vraag vast extra informatie op als dat nodig is. En beoordeel zo sneller of er een goede match is. 

Je (online) sollicitatiegesprekken plan je met een speciale online afsprakentool. Je sollicitant ontvangt automatisch een link met sollicitatie tijdstippen. De tool houdt rekening met de beschikbaarheid van de sollicitatiegesprek deelnemers.

Bij alle stapjes van de sollicitatie funnel zorg je voor een snelle (en geautomatiseerde) follow-up. Met templates en snippets stuur je bijvoorbeeld snel een uitnodiging of een afwijzing toe. Je CRM-systeem kan zelfs automatisch reageren aan de hand van tags!

4. Zorg voor een vloeiende interne communicatie

CV’s en sollicitatiebrieven printen en voorleggen? Met HubSpot is dat niet meer nodig. De profielen en /of CV’s van jouw sollicitanten leg je voortaan digitaal voor. Jouw collega’s ontvangen hier automatisch een melding van. Binnen no time krijg je een digitale beoordeling terug. Het systeem verstuurt automatisch een reminder als dat nodig is.

Of het nou om een goedkeuringsproces of een digitaal sollicitatiegesprek gaat. Met HubSpot weet je altijd bij wie je moet zijn. In één oogopslag ben je op de hoogte van een situatie en weet je wat je moet doen. Interne communicatie knelpunten verdwijnen dan ook als sneeuw voor de zon. 

5. Bewaar je correspondentie automatisch

Of je nou communiceert via telefoon, e-mail, WhatsApp of je sociale media kanalen. HubSpot bewaart alle relevante communicatie met je sollicitanten. Zo vind je dus altijd makkelijk terug wat er afgesproken is. HubSpot neemt zelfs je telefoongesprekken voor je op als je dat wilt. Daarna zet de software jouw telefoongesprekken automatisch om in tekst. 

6. Regel de indiensttreding in een handomdraai

Top, je hebt een nieuwe collega gevonden. Nu is het tijd om jouw sollicitant een arbeidscontract toe te sturen. Dit wil je natuurlijk zo snel mogelijk doen. Je verkleint zo namelijk de kans dat je kandidaat alsnog een andere baan accepteert. 

Met dynamische content zet je snel een arbeidscontract in elkaar. Je gebruikt hier de digitale ‘offertetool’ van de HubSpot Sales Hub voor. Handig toch? Wil je jouw digitale arbeidscontract nog even persoonlijk toelichten? Maak er dan een video bij. Ook hiervoor heeft HubSpot een handige tool.

Is het arbeidscontract digitaal ondertekend? Dan moet je de rest in orde gaan maken. En dat is best veel werk! Gelukkig maakt HubSpot ook dit traject makkelijker voor je. Regel via je CRM-systeem de juiste documenten en gegevens. Vertel je collega’s over de komst. En communiceer tijdig naar IT, dat er een nieuwe medewerker komt. Zo zorg je voor een professioneel en warm welkom!

7. Vind en werf de juiste sollicitanten

Met een vloeiend digitaal sollicitatieproces trek je meer en betere sollicitanten aan. Waarom?

• Je bent zichtbaar waar jouw beste kandidaten zijn. Hierdoor trek je meer relevante kandidaten aan. 
  
  
• Je weet wat de wensen en behoeften van je kandidaten zijn. Met persona’s, een sollicitatiereis, CRM-data en slimme tools speel je hier slim op in. Je beschikt over een compleet pakket aan marketing, sales en service tools hiervoor.
  
  
• Je behandelt jouw kandidaten met respect en daardoor wek je vertrouwen. En je bouwt een band op. Misschien is er nu geen match, maar in de toekomst wel. Na een goede sollicitatiebeleving blijft die optie open.
  
  
•  Je nieuwe talenten delen hun sollicitatiebeleving in hun netwerk. Dit motiveert andere talenten om ook te reageren. Een vloeiend sollicitatieproces draagt dus bij aan een goed bedrijfsimago!
  
  
• Na toestemming van je kandidaten kun je de gegevens langer bewaren. Komt er een vacature beschikbaar? Filter dan in je database op ervaring en kwalificaties. Misschien vind je zo zelf een geschikte kandidaat!
  
  
• Met de feedbacktools van de HubSpot Service Hub vraag je jouw sollicitanten naar hun sollicitatiebeleving. Met deze feedback maak je jouw digitale sollicitatieproces steeds beter!

8. Houd tijd over voor je leukste HR-werkzaamheden

Je digitale sollicitatieproces is snel en efficiënt. Natúúrlijk houd je meer tijd over voor je leukste HR-werkzaamheden. Je hebt lang niet zoveel vermoeiende ad hoc en tijdrovende klusjes meer. Het maakt jouw werk leuker en makkelijker!

9. Houd je talenten na het digitale sollicitatieproces vast

Door je digitale sollicitatieproces vind je sneller de juiste match. Op de 1e werkdag is alles goed geregeld. Dus de start is goed. Maar de nieuwe werkomgeving kan natuurlijk toch tegenvallen. Bijvoorbeeld als de systemen waar je nieuwe talent mee moet werken verouderd zijn. Als de werkwijzen ouderwets en stroperig zijn. En als de CRM-data vervuild is. 

Optimaliseer je ook je andere interne processen met HubSpot? Dan zorg je voor een stimulerende en motiverende werkomgeving. Integreer bijvoorbeeld jouw handleidingen, werkinstructies, tips, content en ervaringen in je software. En ondersteun je nieuwe medewerkers zo bij hun inwerkperiode. Ze zijn hierdoor minder afhankelijk van drukke collega’s.

Werk je als 1 gezamenlijk en slagvaardig team naar duidelijke doelen toe? Dan werkt dit natuurlijk erg motiverend. Bied je jouw medewerkers daarnaast (automatisch) trainingen en opleidingen aan? En houd je daarbij goed rekening met persoonlijke leer- en groeimogelijkheden? Dan ben je als organisatie natuurlijk helemaal de bom. De moderne, complete en gebruiksvriendelijke software van HubSpot is de ideale basis hiervoor. 

Ook starten met een digitaal sollicitatieproces in HubSpot?

Ben je enthousiast geworden? Laten we dan snel kennismaken! 

Boek een vrijblijvende afspraak in onze agenda voor advies. Of bekijk eerst onze HubSpot CRM demo video hieronder voor een algemene indruk.