Je CRM-systeem opschonen als Marie Kondo

Marie Kondo is dé opruimgoeroe van dit moment. Wereldwijd heeft zij miljoenen boeken verkocht. Daarnaast is haar serie op Netflix een grote hit. De zin “Does it spark joy?” is onlosmakelijk met de Japanse opruimster verbonden. Oftewel: Hoeveel plezier beleef je nog aan iets? Met haar opruimmethode helpt ze jou je huis op te ruimen. Je bureau netjes te houden. Èn om je CRM-systeem op te schonen.

Met een opgeruimd CRM-systeem voorkom je fouten. Je vindt de data die je nodig hebt sneller. Daardoor kun je jouw klanten beter helpen. Je dashboards zijn gebaseerd op 'schone en accurate' data. En dat helpt je om de juiste beslissingen te nemen. Er zijn alleen maar voordelen!

Zie je het nut ervan in? Mooi, dan is het nu tijd voor de grote 'voorjaarsschoonmaak' van je CRM-systeem! “Does it spark joy?” 

Je CRM-systeem opschonen: breng eerst basisgegevens in kaart

Judith werkt op de klantenservice en heeft Angelo de Bruin aan de lijn. Deze klant wil iets weten over zijn bestelling. Gauw zoekt Judith zijn gegevens erbij... maar wat frustrerend! Er ontbreken allerlei gegevens in zijn klantenrecord. Zoals zijn mobiele telefoonnummer en geboortedatum. 

En nog erger... Angelo heeft 2 jaar geleden een adreswijziging doorgegeven. Deze e-mail is opgeslagen. Maar de adreswijziging is nooit doorgevoerd in het CRM-systeem... Zuchtend past Judith de adreswijziging alsnog aan. Hadden haar collega's de data maar beter up-to-date gehouden. Dan had ze deze klant veel makkelijker en sneller kunnen helpen. Dat zou ook veel beter en professioneler zijn overgekomen...

Natuurlijk is het belangrijk om alle data in jouw CRM-systeem actueel te houden! Hoe kun je jouw klanten anders optimaal bedienen? Welke basisgegevens wil je (minimaal) per contact hebben? Bepaal dat eerst. Beschikken alle contacten over deze gegevens? Vul de data (automatisch) aan als dat nodig is! 

Verzamel alle relevante gegevens

Paul Sanders belt naar de klantenservice. De thermostaat van zijn vloerverwarming geeft een error. Hij heeft de handleiding doorgespit, maar hij komt er niet uit. Hopelijk heeft de klantenservice een oplossing. Ibrahim opent het klantenrecord. Hij ziet diverse notities van zijn collega's. Het serienummer van de thermostaat en de datum van installatie. Zelfs de offerte en de factuur zijn bewaard.

Jouw CRM-bevat dus verschillende soorten data. Een klantnaam, adresgegevens en contractgegevens zijn basisgegevens. Notities over de klant is extra informatie. En er zijn vaak ook nog losse documenten, zoals offertes, facturen, e-mails.

Het verzamelen van deze gegevens is goed. Dit doen jij en je collega’s, omdat de informatie op dat moment relevant is. Na verloop van tijd is niet alle informatie misschien meer relevant. Verwijder dan de data, die je niet meer nodig hebt. Daarbij houd je natuurlijk wel rekening met de wettelijke bewaartermijnen en de AVG!

TIP: Heb je angst om naar een ander CRM-systeem over te stappen? Ontdek waarom deze angst niet nodig is!

Does it spark joy?

Schoon je voor het eerst je hele database op? Dan kan dat een flinke klus zijn. Het is  daarom verstandig om je CRM-systeem periodiek op te schonen. Zo houd je jouw gegevens makkelijker relevant en actueel. Opschonen kost je zo ook minder moeite.

Stel jezelf bij het opschonen steeds de vraag: ‘Does it spark joy?’ Bij echte spullen is het waarschijnlijk wel wat makkelijker om dat te bepalen. Welke blouses draag je niet meer, maar hangen nog wel in je kledingkast? Welke spullen staan te verstoffen in jouw keuken? Met welk speelgoed zijn je kinderen uitgespeeld? En welke ordners bevatten documenten, die je echt niet meer nodig hebt?

Welke CRM-gegevens gooi je weg en welke bewaar je? Verander de vraag een beetje voor je CRM-data: ‘Heb ik de gegevens nog echt nodig?‘. Soms is het zinloos om bepaalde gegevens tot in de verre toekomst te bewaren. Bepaal daarom hoe groot de kans is dat je ze nog nodig hebt. 

TIP: Weet je dat je jouw data ook 'onzichtbaar' kunt bewaren? 

Maak een stappenplan voor het opschonen 

Leg jouw opschoon-keuzes en hoe je het opschonen aanpakt vast in een stappenplan. Een stappenplan helpt je een volgende keer bij het opschonen van jouw database. Bovendien kunnen jouw collega's de werkzaamheden makkelijker overnemen.

TIP: Wil je weten hoe je een plan van aanpak hiervoor maakt? Je leest er meer over in ons blog: Zo maak je jouw vervuilde CRM-data weer schoon.

Opschoonfuncties in je CRM-systeem

Goede CRM-systemen beschikken over opschoonfuncties. Hiermee schoon je jouw data makkelijker en sneller op. Met de HubSpot Operations Hub kun je het opschoonproces zelfs gedeeltelijk automatiseren. Dankzij Artificial Intelligence corrigeert het systeem bijvoorbeeld automatisch bepaalde taalfoutjes.

Heb je andere applicaties aan jouw CRM-systeem van HubSpot gekoppeld? Zoals een boekhoudprogramma of ERP-systeem? Zoals SAP of Microsoft Navision. Dan kun je de data automatisch synchroniseren in beide systemen. Dat scheelt je een hoop tijd. Zo hoef je data namelijk nog maar één keer (automatisch) in te voeren! Bovendien zorg je ervoor, dat de data in gekoppelde systemen automatisch hetzelfde is. Realtime als je dat wilt!

Afhankelijk van je CRM-systeem zijn er verschillende opschoonmogelijkheden. Verwijder bijvoorbeeld alle records, die al een bepaalde periode geen mutatie hebben gehad. Of die binnen een bepaalde periode zijn aangemaakt. En verwijder documenten en notities van een collega, die vertrokken is. Laat jouw CRM-systeem automatisch een melding aanmaken. Dan kun je de verwijdering eerst nog even zelf beoordelen.

Kortom, er zijn verschillende trucs om jouw CRM-systeem pro-actief op te schonen. Zo houd je jouw database dus makkelijker opgeruimd!

TIP: Past jouw huidige CRM-systeem nog wel bij jouw organisatie? Misschien kijk je als een berg tegen alle vervuilde data op. Maar wil je eigenlijk liever ook overstappen naar een ander CRM-systeem. We hebben er een blog over geschreven: Hoe je makkelijk naar een modern CRM overstapt & met schone data start.

Maak altijd een back-up

Maak voor het opschonen van de database altijd een extra back-up! Ok, het doel van opruimen is natuurlijk wel dat je dingen weggooit. Maar stel nou dat je per ongeluk teveel gegevens weggooit. Met een back-up kun je deze gegevens altijd nog terughalen. Aan het terugzetten van een back-up kleeft trouwens wel een nadeel. Hiermee maak je namelijk al je opruimwerk weer ongedaan. 

Ben je benieuwd naar de opschoonfuncties van HubSpot? Vraag dan een gratis demo aan bij ons. Maarten, Martijn en Floris laten je graag zien hoe het CRM-systeem werkt!