Waarom je het aantal losse softwaretools in je bedrijf moet beperken

Stel dat je marketingafdeling een specifieke softwaretool gebruikt om de marketingcampagnes te beheren. Ondertussen zet je salesafdeling een compleet andere softwaretool voor relatiebeheer in. Tegelijkertijd werkt je klantenservice met een losstaand ticketsysteem. Je financiële afdeling werkt zelfs met meerdere tools voor de boekhouding, facturatie en rapportages.

Je medewerkers moeten continu tussen deze softwarepakketten schakelen. De softwarepakketten zijn namelijk niet met elkaar geïntegreerd. Wil je de data van de verschillende systemen combineren? Bijvoorbeeld om betere strategische besluiten te nemen. Of om een centraal klantbeeld te krijgen. Dan moeten je medewerkers ze handmatig overzetten (met exports en imports).

Doordat je bedrijf met losse softwaretools werkt is de data versnipperd. Je medewerkers verliezen hierdoor veel tijd. Er ontstaan voortdurend vertragingen in je bedrijfsprocessen. En de kans op fouten is redelijk groot. In dit artikel ga ik dieper op de consequenties van standalone softwaretools in.

Tijdverlies & fouten 

Laten we eerlijk zijn. Er zijn tegenwoordig onwijs veel handige softwaretools, die je werkzaamheden makkelijker maken. Natuurlijk helpen deze softwarepakketten je om tijd te besparen. Een heleboel tijd zelfs. Maar zijn deze losse softwarepakketten niet met elkaar geïntegreerd? Of dwingen ze je medewerkers om bepaalde repetitieve handelingen uit te voeren? Dan verliest je organisatie waarschijnlijk alsnog veel tijd.

Enkele voorbeelden:

• Stel dat je binnen je organisatie een paar Excel-slimmeriken hebt. De Excel-spreadsheets die ze maken zijn erg krachtig voor gegevensanalyse. Maar moet je hiervoor handmatig gegevens invoeren of bijwerken? Dan zijn ze ook voor Excel-fanaten tijdrovend. Daarnaast zijn alle handmatige handelingen foutgevoelig. 
  
  
• E-mail is nog steeds een onwijs belangrijk communicatiemiddel. Maar gebruik je jouw e-mailsoftware als een losstaande applicatie? Dan mis je een hoop kansen. Zo is het bijvoorbeeld lastig om herbruikbare e-mailsjablonen te gebruiken.  Behalve als je hele tekstblokken knipt en plakt, maar dat kost hartstikke veel tijd. Is het omslachtig om e-mails te loggen. En snel (met AI) gepersonaliseerde e-mails opstellen is een nog veel grotere uitdaging. 
  
  
• Boekhoudsoftware is onmisbaar voor de financiële administratie. Maar staat het boekhoudpakket los van andere bedrijfssoftware. Dan moeten gebruikers vaak veel gegevens handmatig overzetten.
  
  
• Staat je CRM-software op zichzelf? Zonder dat het bijvoorbeeld met een nieuwsbrieftool geïntegreerd is. Met je bedrijfswebsite. Of tools voor marketingautomatisering en verkoopautomatisering. Hoe personaliseer je dan alle informatie om de betrokkenheid van je contacten te vergroten? In alle systemen staat namelijk verschillende klantinformatie.
  
  De open- en click rates van je marketing e-mails vind je bijvoorbeeld niet in je CRM-software terug. En ook niet wat het gedrag van je websitebezoekers is. Dus je hebt géén duidelijk beeld van de persoonlijke interesses en behoeften. Waar je in je marketing- en verkoopboodschappen op in kunt springen.

Zoals je ziet: losse softwaretools leiden tot fouten en herhaald werk. Bovendien verlagen ze de focus en verhogen ze de werkdruk. Met systeemintegraties en automatisering los je deze knelpunten makkelijk op.

Vertragingen in je processen 

Integreren je softwaretools niet naadloos met de andere systemen in je organisatie? Dan ontstaan er allerlei vertragingen in je bedrijfsprocessen. Dit zijn daar wat voorbeelden van:

• Denk even terug aan het voorbeeld van de inleiding. Waarbij verschillende afdelingen standalone softwaretools gebruiken. In deze systemen kan dezelfde informatie staan. Bijvoorbeeld de namen van contacten en de bijbehorende contactgegevens. Hoe komt al deze informatie in de losse systemen te staan? Waarschijnlijk voeren medewerkers de informatie dubbel in. 
  
  
• Stel dat je bepaalde informatie van 1 van de systemen wilt delen. Bevat een softwaretool daar géén communicatiemogelijkheid voor? Dan versturen medewerkers de informatie op een zelfverzonnen manier. Bijvoorbeeld met een e-mail. Dit is een tijdrovende handmatige handeling. Bovendien is de informatie op het moment van verzenden misschien al verouderd.  
  
  
• Is de informatie over verschillende losse systemen verspreid? Dan kan het voor medewerkers lastig zijn om alle benodigde gegevens te verzamelen. Bijvoorbeeld doordat ze géén toegang tot alle softwarepakketten hebben. Ze moeten de gegevens dus via hun collega's zien te verzamelen. Of eerst toegang regelen om de informatie wel te kunnen raadplegen.
  
  
• Standalone tools vereisen meestal afzonderlijk onderhoud en ondersteuning. Treden er technische problemen op? Dan is er géén centrale ondersteuning, die de problemen snel kan oplossen. Je bent afhankelijk van de service van verschillende softwareleveranciers. De ene reageert sneller op je verzoeken dan de andere.
  
  
• Stel dat je van een losse website gebruik maakt. En dat een websitebezoeker een formulier invult. Je CMS (Content Management Systeem) slaat de informatie op. Ook ontvang je een e-mail met de ingevulde informatie. Maar wil je de contactgegevens in je CRM-systeem overnemen? Dan moet je de gegevens handmatig overtypen.
  
  
• Niemand heeft veel inzicht in de resultaten van je online advertenties. Je optimaliseert je advertenties namelijk met een losse campagnetool. Maar wie er op je advertenties geklikt heeft. En welke advertenties tot de meeste aankopen leiden. Daar heb je echt géén idee van.

Bij losse softwaretools ontstaan er allerlei (onnodige) vertragingen in je bedrijfsprocessen. En het kost heel wat moeite om een goed inzicht te krijgen. Als je dat al krijgt. Investeer je in 1 geïntegreerde softwareoplossing? Die naadloos met je bestaande systemen integreert. Dan valt er veel tijdwinst te behalen!

Verschillende software interfaces

Een ander knelpunt ontstaat door de verschillende interfaces van je standalone softwaretools. Iedere softwaretool werkt op een andere manier. En je moet met alle verschillende softwaretools leren werken. De interfaces zien er allemaal anders uit. Losse softwaretools maken je werkzaamheden hierdoor complexer dan nodig is.

Stel dat je marketingteam met Microsoft Teams werkt. Ondertussen gebruikt je klantenservice Slack. Met beide tools stroomlijn je de interne communicatie. Maar het zijn wel 2 compleet verschillende softwaretools. Zolang medewerkers alleen binnen hun eigen teams communiceren is het nog wel te doen. Maar hoe kunnen medewerkers van de klantenservice zo efficiënt met marketingcollega's communiceren? En andersom.

Of stel dat er ongelofelijk ongebruiksvriendelijke software applicaties tussen zitten. Waarvan veel medewerkers het moeilijk vinden om ermee te werken. Dan is de motivatie om de software te gebruiken laag. Tenzij het echt niet anders kan! Misschien steunen mensen dan veel op collega's, die de software wel snappen. Maar dit kost tijd en levert werkvertraging op. Hoe houd je de data in deze systemen zo up-to-date?

Het kost dus veel moeite om alle functionaliteiten van de losse softwaretools te leren kennen. En dat is niet goed voor de productiviteit en efficiëntie van je organisatie. Daarbij is de gebruikersadoptie waarschijnlijk laag. Zijn er ook nog eens meerdere soortgelijke softwaretools binnen 1 bedrijf? Dan is dat een groot knelpunt voor de interne samenwerking.

Interne samenwerking

Met minder softwaretools communiceren medewerkers efficiënter. Zo delen ze bijvoorbeeld makkelijker informatie. En is het ook makkelijker om de bedrijfsprocessen van verschillende afdelingen op elkaar af te stemmen. Een paar voorbeelden:

• Stel dat je organisatie 1 communicatieplatform gebruikt. Bijvoorbeeld Microsoft Teams of Slack. Dan centraliseer je hiermee alle interne communicatie. Je teamleden kunnen hierdoor veel sneller communiceren. Bovendien verdwijnt er minder snel informatie in verschillende kanalen.
  
  
• Gebruiken alle afdelingen 1 geïntegreerde tool voor projectmanagement? Bijvoorbeeld Trello, Asana of PSOhub. Dan beheren alle teams de taken, voortgang en deadlines op 1 centrale plek. Zodat je over 1 duidelijk overzicht van de projectstatus beschikt. En snel actie neemt als er een knelpunt ontstaat.
  
  
• Werken al je teams vanuit 1 centraal CRM-systeem (Customer Relationship Management) zoals HubSpot samen? Dan kun je de bedrijfsprocessen van verschillende afdelingen beter op elkaar afstemmen. Dit zorgt voor een uniforme klantbenadering en een hogere klanttevredenheid.
  
  Denk bijvoorbeeld aan leadkwalificatie en de overdracht van marketingleads aan sales. Aan het (geautomatiseerd) toewijzen van taken. Aan klanten (geautomatiseerd) doorverbinden met de juiste klantenservicemedewerkers. En aan de verankering van toestemmingsprocessen in je CRM-software. 

Kortom: je verbetert de samenwerking, verlaagt de kosten en vermindert de IT-complexiteit. Dit resulteert in een meer gestroomlijnde en effectieve werkomgeving.

Strategische besluitvorming

Losse softwaretools beperken ook de strategische besluitvorming. Waarom? Alle data is over verschillende applicaties verspreid. Natuurlijk kun je alle losse dashboards bekijken. En op basis daarvan slimme keuzes maken. Of bepaalde gegevens naar prachtige Excelsheets overzetten. Maar op het moment dat je besluiten neemt is de informatie alweer achterhaald. Of je een compleet beeld hebt is ook maar de vraag.

Gebruik je daarentegen 1 actuele databron? Dan komt alle data op je dashboards met doorklikbare rapportages samen. Een goed realtime fundament om goede weloverwogen beslissingen te nemen! Je hebt dus een geweldige helicopterview. Maar stuurt ook op microniveau snel bij als dat nodig is. Enkele voorbeelden:

• Je marketingafdeling introduceert een nieuwe marketingcampagne. De campagnetool is met je CRM-software geïntegreerd. Daardoor weet je precies wat al je marketingactiviteiten je opleveren. Omdat de resultaten meetbaar zijn zet je jouw marketingbudget optimaal in.
  
  
• Het Document Management Systeem (DMS) praat naadloos met je CRM-oplossing. Je teamleden hebben daardoor gemakkelijk toegang tot de meest recente documenten. Ze kunnen snel overleggen en snelle besluiten nemen. 
  
  
• In je databron komen de gegevens van verschillende bronnen samen. Je rapportages zijn op al deze informatie gebaseerd. Hierdoor krijgt je financiële afdeling een duidelijk inzicht in de financiële gezondheid van je organisatie.
  
  
• Alle klantdata is in 1 systeem beschikbaar. Iedereen kan bij de informatie. Behalve als bepaalde gegevens afgeschermd zijn. Tegelijkertijd weet je precies waar je toekomstige kopers zich in het koopproces bevinden. En wat deze contacten nodig hebben voor de volgende stap in het aankoopproces.

Kosten van de softwarelicenties

Elke softwaretool brengt kosten met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor je licenties. Aan de training en ondersteuning van (nieuwe) gebruikers. En aan de onderhoudskosten. Minder softwaretools betekent minder problemen. En minder tijd die nodig is om deze problemen op te lossen.

Verminder je het aantal softwaretools? Dan bespaart je organisatie kosten. Dit geld investeer je bijvoorbeeld in 1 centrale databron. Waarmee je alleen de echt noodzakelijke softwaretools integreert. Zodat je de gebruikerservaring voor je medewerkers en de productiviteit enorm verbetert.

Beveiliging van de data

Iedere softwaretool die je gebruikt brengt beveiligingsrisico's met zich mee. Met meer softwaretools ben je kwetsbaarder voor datalekken. Je hebt namelijk meer toegangspunten voor cyberaanvallen. Dat je data op straat komt te liggen is natuurlijk het laatste wat je wilt. Alleen daarom is het al slim om met minder softwaretools te werken!

Bovendien is het makkelijker om een klein aantal softwaretools up-to-date te houden. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwste updates en beveiligingspatches. Waarmee je het aantal softwarerisico's vermindert.

Softwareleveranciers komen soms om de haverklap met nieuwe updates. Dus als je pech hebt moet je continu updates doorvoeren. Soms moet je er zelfs codes en scripts voor aanpassen. Of speciale aanpassingen doen die de beveiliging van je platform verbeteren. Hoe meer handmatige handelingen er zijn, hoe meer tijd dit kost. En hoe sneller er problemen ontstaan. 

Neem afscheid van teveel losse softwaretools

Wil je de bovenstaande knelpunten in 1x goed aanpakken? Dan biedt de all-in-1 CRM-oplossing van Hubspot je de ultieme oplossing. Geen gedoe meer met verschillende applicaties die niet met elkaar communiceren. HubSpot verenigt al je marketing-, verkoop- en klantenservicebehoeften in één gebruiksvriendelijk platform.

Hierdoor bespaar je tijd, verminder je kosten en verbeter je de samenwerking binnen je organisatie. Je hebt alle benodigde softwaretools en informatie binnen handbereik. Zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is. Namelijk het laten groeien van je bedrijf!