Kan de samenwerking in je bedrijf beter? Zo los je dat op!

Marketeer Marcel zit te springen om een document. Hij baalt ervan dat hij het nog niet heeft. Want zijn project loopt door de ontbrekende informatie vertraging op. Ondertussen 'hangt' de informatie in de inbox van zijn salescollega Samira.  

Marsha is al 2 uur met een rotklus bezig als Peter binnenkomt. 'Ik zag dat Karin daar gisteren ook al mee bezig was.', zegt hij ineens. Marsha is flabbergasted. Waarom wist zij daar niets van? Ze zit nu dubbel werk te doen. Ondertussen blijft een andere klus maar liggen. Niemand voelt zich daar verantwoordelijk voor. 

Helaas zijn dit soort verhalen voor veel mensen herkenbaar. Of niet soms? Gelukkig kun je de samenwerking binnen je bedrijf makkelijk verbeteren. In dit artikel leer ik je wat je daarvoor nodig hebt. En hoe HubSpot je met een betere samenwerking helpt.

Waarom is samenwerking in een bedrijf belangrijk?

Zijn er verschillende opvattingen binnen een organisatie? Bijvoorbeeld over de uitvoering van het werk. Of over de te behalen doelen. Of is de werkdruk bij een project of team ongelijk verdeeld? Dan verloopt de samenwerking meestal stroef. Bovendien ontstaan er vaak allerlei andere interne problemen. Bijvoorbeeld:

• Losse afdelingen die allemaal hun eigen doelen nastreven. Waardoor waardevolle informatie niet effectief gedeeld wordt. Of zelfs helemaal niet gedeeld wordt. Er is vaak een gebrekkige interne en externe communicatie. En er zijn meestal allerlei dubbele en inefficiënte werkzaamheden. In mijn blog over eilandjesculturen lees je daar meer over.
• Werk dat door onduidelijke verantwoordelijkheden blijft liggen. 
• Interne knelpunten die pas (veel te) laat zichtbaar worden.
• Lage motivatie en betrokkenheid van medewerkers. 

Kortom: een slechte samenwerking is een bron voor veel frustraties. De werkdruk is hoger dan nodig (voor een aantal collega's). De kwaliteit van het werk kan waarschijnlijk beter. En de deadlines worden moeilijker of niet gehaald. Waardoor de klanttevredenheid en klantloyaliteit ook nog eens laag zijn.

Het is dus een stressvolle werkomgeving, die in de hele organisatie doorwerkt. Óók op de bedrijfsresultaten en de bedrijfsgroei. 

Wat is er voor een goede samenwerking nodig?

Wil je de samenwerking tussen collega's, teams en afdelingen verbeteren? Dan moet er een open communicatiestijl zijn. Waarbij belangrijke informatie duidelijk en tijdig gecommuniceerd wordt. En collega's voor de input van anderen openstaan.

Door open en duidelijk te communiceren voorkom je namelijk misverstanden. En zorg je ervoor dat iedereen op 1 lijn zit. Vertrouwen is superbelangrijk hierbij. Zo moet je er bijvoorbeeld op kunnen rekenen, dat je collega's hun verantwoordelijkheden nakomen. En moet het veilig voelen om ideeën en feedback uit te wisselen. 

Daarnaast zijn een gedeelde visie en gemeenschappelijke doelen erg belangrijk. Begrijpt iedereen hoe hij of zij daaraan bijdraagt? Dan ontstaat er een gevoel van verbondenheid. Wat ontzettend belangrijk voor de motivatie is. Vergaderingen en strategische sessies helpen om deze visie 'levend' te houden. En om bij te sturen als dat nodig is. 

Uiteraard is leiderschap ook erg belangrijk. Leiders dragen namelijk de visie van de organisatie uit. Ze stimuleren de samenwerking. Geven het goede voorbeeld. En helpen om het vertrouwen van medewerkers en teams op te bouwen.

Voor een goede samenwerkingscultuur is dus best wat nodig. Terwijl je met allerlei verschillende mensen, rollen en verantwoordelijkheden te maken hebt. Wat het juist moeilijk maakt om een optimale samenwerkingscultuur binnen een organisatie te creëren. Als je het tenminste op eigen houtje doet. Want met de juiste software maak je samenwerken een stuk makkelijker en leuker. 

Verbeter de samenwerking met HubSpot

HubSpot is een all-in-one klantenplatform, dat teams helpt om beter samen te werken. In de CRM-database sla je alle belangrijke klantdata op. Zodat er 1 actuele databron is. En alle medewerkers altijd over 1 centraal klantbeeld beschikken. Of het nou om leveranciers, leads, prospects of bestaande klanten gaat.

De CRM-database breid je eenvoudig met allerlei marketing-, sales- en servicetools uit. Deze (data-gedreven) functies 'praten' naadloos met elkaar. Hierdoor kun je allerlei processen met elkaar stroomlijnen. De data van verschillende afdelingen in je rapportages combineren. En verbanden blootleggen, die anders waarschijnlijk verborgen zouden blijven.

Daarnaast koppel je veel externe softwarepakketten (eenvoudig) aan HubSpot. Denk bijvoorbeeld aan ERP-software, een Document Management Systeem (DMS), e-mailsoftware en Configure Price Quote (CPQ) software. Zodat je over 1 complete bron van waarheid beschikt. En de gegevens nog maar 1x (geautomatiseerd) hoeft in te voeren. In de App Marketplace vind je hier meer dan 1.500 standaard koppelingen voor.

Dit alles vermindert de kans op miscommunicatie en fouten. Want iedereen beschikt over complete en up-to-date informatie. Bijvoorbeeld om klanten te helpen. En om goede weloverwogen data-gedreven strategische beslissingen te nemen. In de software vind je bovendien allerlei samenwerkings- en communicatietools. Zo kun je:

• Elkaar @vermelden in je samenwerkingsomgeving om vragen te stellen.
• Handige sjablonen inzetten om informatie te hergebruiken.
• Prospects en taken toewijzen en elkaars activiteiten volgen.
• Eenvoudig gegevens loggen met tracking, pijplijnen, gesprekstranscripties en playbooks.
• Toestemmingsprocedures in de software verankeren.
• Met workflows het aantal repetitieve taken beperken. En ook de werkzaamheden van verschillende afdelingen op elkaar afstemmen. Waar je ook bent: op kantoor, thuis of onderweg.  

Het kost energie om medewerkers goed te laten samenwerken. Goed gereedschap zoals HubSpot maakt samenwerken een stuk makkelijker. En zorgt voor een gezonde en motiverende werkcultuur. Bovendien vloeit kennis minder snel uit je organisatie weg. Bij afwezigheid van medewerkers neem je taken makkelijker over. En je medewerkers zijn veel blijer, waardoor ze meer werk verzetten en minder snel vertrekken! 

HubSpot beter leren kennen?

Werken medewerkers effectief samen? Dan lossen ze problemen sneller op. Ze komen sneller met innovatieve ideeën. Ze behalen eerder goede resultaten. En ze sturen sneller bij als dat nodig is. Een goede samenwerking is dan ook belangrijk voor de slagkracht van je organisatie. 

Ben je benieuwd hoe HubSpot jouw bedrijf daarbij kan ondersteunen? Download hieronder ons productoverzicht met een beschrijving van de belangrijkste features. Neem een kijkje in ons Kenniscentrum. Of plan een afspraak in onze agenda. Zodat wij je alle tools en mogelijkheden kunnen laten zien. Uiteraard denken we dan graag met je organisatie mee.