5 Voordelen van één centrale databron in je organisatie

van Maarten de Wit op 6-2-25 9:14

Stel je voor: je werkt bij een fabrikant van auto onderdelen. De hele dag navigeer je tussen allerlei losse systemen. In 1 systeem volg je de gegevens van je productieprocessen. Zoals de machineprestaties en de kwaliteitscontroles. In een ander systeem vind je leveranciersinformatie over grondstoffen en levertijden. Daarnaast is er nog aparte software voor relatiebeheer, klantenfeedback en marketing automation.

Zou je vanuit 1 centrale databron werken? Waarin je de gegevens van al deze softwarepakketten hebt samengevoegd. Dan kun je veel sneller werken. Bovendien beschik je over gecombineerde rapportages. Dus je hebt veel meer inzicht voor je strategische besluiten. Je werkt productiever en efficiënter. En je speelt beter op de behoeften van je klanten in.

5 Voordelen van 1 centrale databron 

In de huidige digitale wereld is data macht. Goed data management is daarom ontzettend belangrijk voor je bedrijf:

• Data verzamelen, opslaan en stroomlijnen.
• Je opgeslagen data monitoren, onderhouden en actualiseren.
• Je data beschermen voor onbevoegden.
• De toegang tot je data managen.

Werk je met allerlei verschillende softwaresystemen? Dan is dat allemaal natuurlijk veel lastiger dan als je met 1 databron werkt. Daarnaast kost continu schakelen tussen verschillende systemen tijd. Dus met 1 databron werk je een stuk efficiënter. Hieronder ga ik daar dieper op in.

Voordeel 1: Betere samenwerking tussen afdelingen

Bij veel organisaties is de samenwerking tussen afdelingen een groot aandachtspunt. Helemaal nu steeds meer mensen regelmatig op afstand werken. Je loopt niet meer zo makkelijk naar je collega om een vraag te stellen. Je vangt minder gesprekken van je collega's op. En je luistert ook niet meer 'stiekem' met  telefoongesprekken mee.

Werken alle collega's vanuit 1 centrale databron? Dan beschikken ze altijd over een compleet klantbeeld. Of het nou om productinformatie, gemaakte afspraken, het websitegedrag, afgesloten orders, klachten of feedback gaat. Alle belangrijke informatie is voor alle medewerkers inzichtelijk. Waar die ook werken. Óók bij ziekte of als een collega vertrekt. Daarnaast nemen medewerkers beslissingen op basis van dezelfde (betrouwbare) informatie.

De KPI's van je organisatie houd je centraal bij. Je medewerkers zitten daardoor op 1 lijn en werken naar dezelfde bedrijfsdoelen toe. Daarbij is er ontzettend veel meetbaar. Van de resultaten van je medewerkers en teams tot de optimale verdeling van je budgetten. Zo analyseer je bijvoorbeeld eenvoudig hoeveel klanten een marketingcampagne oplevert. En hoe de afzonderlijke marketingkanalen (sociale media kanalen, online advertenties, organisch websiteverkeer, etc.) daaraan bijdragen.

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Ben je de eilandjes binnen je organisatie zat? Zo kom je er wél vanaf!
➜ De eilandjescultuur in je organisatie doorbreken?
➜ Kan de samenwerking in je bedrijf beter? Zo los je dat op!

Voordeel 2: Procesoptimalisatie met 1 centrale databron

Gebruik je 1 centrale databron in je organisatie? Dan kun je jouw bedrijfsprocessen makkelijker automatiseren en optimaliseren. Waardoor de algehele efficiëntie binnen je organisatie groter wordt.

Dit heeft ontzettend veel voordelen. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat gegevens dubbel ingevoerd worden. Waardoor je tijd bespaart en de kans op invoerfouten verkleint. Verbeter je de datakwaliteit. Bijvoorbeeld door simpele invoerfouten geautomatiseerd te corrigeren. Zoals namen die alleen maar met kleine letters zijn geschreven. En e-mailadressen waarvan het @ ontbreekt. En identificeer je met datamodellen makkelijker inefficiënties in je bedrijfsprocessen.

Stel dat je de CRM-database van HubSpot voor je datamanagement gebruikt. En dat je daarin alle klantinteracties en verkoopgegevens opslaat en analyseert. Dan ontdek je misschien knelpunten in je marketing-, verkoop- of service processen. Met deze inzichten voer je gerichte verbeteringen in je bedrijfsprocessen door. Kortom: je optimaliseert je processen met actuele, nauwkeurige en complete gegevens. 

👉 TIP: Lees meer over procesoptimalisatie:
➜ Processen automatiseren: wanneer gebruik je workflows & sequences?
➜ 11 Voorbeelden van effectieve HubSpot workflows voor bedrijfsgroei.
➜ 7 Voorbeelden van processen waarbij AI je B2B-organisatie ondersteunt.

Voordeel 3: Kostenbesparing door minder softwaretools

Nog een logisch gevolg. Met 1 databron heb je waarschijnlijk minder softwaretools nodig. De all-in-1 CRM-software van HubSpot kan bijvoorbeeld verschillende softwarepakketten vervangen. Denk aan:

• E-mail marketing
• Marketingautomatisering
• Verkoopautomatisering
• Telefooncentrale
• Ticketsysteem

Gebruikt je organisatie daar allemaal losse softwarepakketten voor? Dan kun je daar afstand van nemen als je overstapt. Tenzij je de software om een bepaalde reden echt wilt aanhouden.

Je investeert dus in 1 robuust systeem. In plaats van te betalen voor meerdere (onnodige) licenties en onderhoudscontracten. Minder tools betekent ook minder trainingen van (nieuwe) medewerkers en ondersteuning. Zodat je tijd bespaart en lagere ondersteuningskosten hebt. Daarnaast heeft je IT-afdeling minder tijd nodig om je gegevensinfrastructuur te onderhouden.

Waarschijnlijk blijven er een paar systemen over, die je wél met HubSpot wilt integreren. Bijvoorbeeld je:

• E-mailprogramma (bijvoorbeeld Office 365)
• ERP-oplossing
• Boekhoudpakket
• Projectmanagement software
• CPQ-systeem
• Geografische software

Maar door de integratie ga je zo efficiënt mogelijk met al je data om. Je afdelingen werken veel beter samen. De kans op menselijke fouten door dubbele data-invoer verkleint. Door dit alles zijn je gegevens veel betrouwbaarder. In al je gekoppelde softwarepakketten komt de data automatisch overeen. De belangrijkste data komt bovendien in je rapportages samen. Zodat je betere strategische beslissingen neemt. 

👉 TIP: Misschien vind je dit artikel interessant: Webhooks maken systeem integraties en dynamische content makkelijker.

Voordeel 4: Minder handelingen en afleidingen tijdens het werk

Hoe efficiënter en productiever je organisatie werkt hoe beter. Met 1 centrale gegevensbron beperk je het aantal handelingen en afleidingen tijdens het werk. Ik leg het je uit.

Niet iedereen heeft álle informatie nodig. Teveel gegevens leiden af. En sommige gegevens zijn veel te gevoelig om met iedereen te delen. Met custom functies scherm je daarom bepaalde informatie af als dat nodig is. Zodat je medewerkers alleen over de informatie beschikken, die ze voor hun werkzaamheden écht nodig hebben.

Daarnaast werken je medewerkers vanuit 1 centraal systeem, waar je externe softwarepakketten aan koppelt. De data van deze gekoppelde applicaties is dus ook in dit centrale systeem beschikbaar. Je medewerkers hoeven daardoor niet meer tussen allerlei softwarepakketten te schakelen. En van elkaar losstaande systemen te doorzoeken om alle benodigde informatie te vinden. Er zijn daardoor minder werkonderbrekingen. 

Kies je ervoor om de all-in-one CRM-software van HubSpot als centrale database te gebruiken? Dan is de interface ontzettend gebruiksvriendelijk. Iedereen navigeert zo naar de juiste informatie en tools toe. Daarnaast heb je allerlei custom CRM-mogelijkheden. 

Zoveel mogelijk repetitieve taken besteed je aan de software uit. En met je workflows stem je de taken van teams en afdelingen op elkaar af. Zodat iedereen zich kan concentreren op wat écht belangrijk is. Namelijk het opbouwen van klantrelaties en het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. 

👉 TIP: Misschien wil je deze artikelen lezen?
➜ CRM Customization in HubSpot: wat zijn je mogelijkheden?
➜ Hoe maak je jouw organisatie wendbaarder met custom CRM-records?

Voordeel 5: Makkelijker gegevensbeheer

Centraliseer je al je gegevens in 1 databron? Dan wordt het beheren van deze gegevens makkelijker. Dat lijkt me logisch. Maar het is wel een belangrijk voordeel. De gegevens van je organisatie vormen namelijk de ruggengraat van je strategische besluitvorming. Ze geven je ontzettend veel inzicht. Bijvoorbeeld in het gedrag van je klanten, patronen, trends en marktkansen. En in processen die inefficiënt verlopen. 

Centraliseer je alle belangrijke klantdata? Dan beschik je over complete klantprofielen. Waarmee je bijvoorbeeld je marketing, sales en service strategieën optimaliseert. Je klantrelaties verder uitbouwt en je bedrijfsresultaten verbetert. Daarnaast houd je makkelijker bij wie welke informatie raadpleegt of aanpast. Is het makkelijker om de toegang tot bepaalde data te controleren. Voldoe je makkelijker aan de wettelijke privacy regels. En nog heel erg veel meer!

Beheer je jouw gegevens daarentegen niet zo goed? Dan liggen er allerlei nare risico's op de loer. Bijvoorbeeld dat je waardevolle gegevens verliest. Of dat er (onopgemerkte) beveiligingslekken ontstaan. Met alle gevolgen van dien natuurlijk. Want dit soort ellendige situaties leveren hoe dan ook schade op.

👉 TIP: Meer over databeheer lezen? Lees dit artikel: Met effectief databeheer in HubSpot betere bedrijfsresultaten behalen.

Je data in HubSpot centraliseren

Met een centrale databron verhoog je de productiviteit en efficiëntie binnen je organisatie. Je voldoet makkelijker aan compliance vereisten. Je herkent trends, patronen en marktkansen sneller. Zodat je sneller op veranderde marktveranderingen en klantbehoeften inspringt. En je concurrentiepositie verbetert.

Wil je meer over de mogelijkheden van HubSpot weten? Op onze website vind je ontzettend veel informatie! Daarnaast laten wij je alle mogelijkheden graag tijdens een persoonlijk gesprek zien. Liever gebundelde informatie downloaden? Hieronder vind je ons HubSpot productoverzicht en een e-book, waarin we meer dan 25 AI-tools beschrijven.