Hoe selecteer je CRM-software die bij je bedrijfsbehoeften past?

In de 1e stap breng je jouw bestaande bedrijfsprocessen in kaart:

 

Je legt hiermee alle belangrijke inefficiënties en knelpunten bloot. Zodat je eenvoudig bepaalt welke strubbelingen de CRM-software moet oplossen. 

👉 TIP: Betrek medewerkers van alle relevante afdelingen. Zij weten waar ze tegenaan lopen en wat ze nodig hebben. Interne betrokkenheid is erg belangrijk voor de gebruikersadoptie!

 

Stap 2: Bepaal je doelstellingen

• Jouw klantrelaties wilt verbeteren.
• Efficiënter wilt werken.
• De interne communicatie wilt verbeteren.
• Meer inzicht in je bedrijfsprocessen en prestaties wilt hebben.
• Jouw marketingactiviteiten effectiever wilt maken.
• Jouw verkoopproces wilt verbeteren. 
• De omzet wilt verhogen.

Kortom: je definieert duidelijk wat je met de CRM-software wilt bereiken. Het is hierbij het beste om je doelen SMART te maken.

👉 TIP: Onderzoek of een generieke software oplossing voldoende aan je bedrijfsbehoeften voldoet. Of dat je software nodig hebt, die specifiek voor jouw industrie ontworpen is. Bijvoorbeeld omdat er anders veel te veel maatwerk nodig is. HubSpot is met de flexibele mogelijkheden bijvoorbeeld multifunctioneel inzetbaar.

In de 3e stap wil je weten wie de gebruikers van de nieuwe CRM-software zijn. Voor welke afdelingen is de nieuwe software bijvoorbeeld relevant? En welke medewerkers moeten ermee gaan werken?

De behoeften van deze gebruikers breng je in kaart. Een marketeer heeft bijvoorbeeld andere functies nodig dan een verkoper. Denk ook aan de verschillende rollen en verantwoordelijkheden die er zijn. Zo heeft een leidinggevende waarschijnlijk meer bevoegdheden nodig dan een junior medewerker.

 

Maak je nu van een te ingewikkeld CRM-systeem gebruik? Salesforce of Microsoft Dynamics bijvoorbeeld. Dan is er waarschijnlijk behoefte aan een gebruiksvriendelijke CRM-oplossing met een intuïtieve interface. Die de dagelijkse werkzaamheden een stuk makkelijker maakt.

👉 TIP: Veel softwareleveranciers baseren hun prijzen op het aantal gebruikers. Stel daar tijdens het selectieproces duidelijke vragen over!

Stap 4: Specificeer de benodigde functionaliteiten 

Je weet nu wat je precies met de CRM-software wilt bereiken. Welke knelpunten het moet oplossen. Wie het gaan gebruiken. En wat de gebruikers nodig hebben om hun werkzaamheden makkelijker te maken.

Met deze informatie maak je een lijst met noodzakelijke en wenselijke functionaliteiten. En dat kan natuurlijk van alles zijn. Bijvoorbeeld:

• Het volgen van de contacten in je CRM-software.
• E-mail Automation om geautomatiseerd berichten te versturen.
• Dealpijplijnen om je deals (geautomatiseerd) mee in kaart te brengen.
• Lead scoring om je leads geautomatiseerd te kwalificeren.
• Geïntegreerde website en/of webshop.
• Workflows om terugkerende taken te automatiseren.
• Tools voor het up-to-date houden van de klantdata.
• Segmentatietools om je leads en klanten te categoriseren.
• Bepaalde software integraties die voor jouw organisatie belangrijk zijn.
• Toestemmingsprocessen die in je CRM-software verankerd zijn.

En ga zo maar door. Om je hierbij te helpen hebben wij een CRM-Checklist voor je gemaakt. Waarin je dit soort functionaliteiten alleen maar hoeft aan te kruisen. 

• Welke ervaring heb je met soortgelijke bedrijven in onze sector? En kun je voorbeelden van vergelijkbare projecten geven?
• Met welke softwarepakketten kan het CRM-systeem integreren? Denk aan e-mailmarketing, boekhoudsoftware, ERP-oplossingen en andere relevante systemen.
• Hoe schaalbaar is de CRM-software? En welk maatwerk is er mogelijk?
• Zijn er beperkingen in het aantal gebruikers en de data-opslag?
• Welke trainingen bied je voor de gebruikers aan? En hoe blijf je na de implementatie ondersteunen?
• Wat zijn de kosten voor de licenties, de implementatie, toekomstige wijzigingen, het maatwerk en het onderhoud?
• Hoe lang duurt de implementatie? Wanneer kan je starten? En welke resources zijn er van ons bedrijf nodig?

👉 TIP: Gebruik onze CRM-Checklist en vraag of CRM-leveranciers aan jouw eisenpakket kunnen voldoen. Of gebruik een Request for Proposal (RFP) om softwarepakketten makkelijker te kunnen vergelijken.

Stap 6: Vraag product demonstraties aan

Heb je een goed beeld van de CRM-leveranciers en de softwaremogelijkheden? Dan selecteer je de partijen die het beste aansluiten. Deze benader je voor product demonstraties.

Het is ontzettend prettig om de software te kunnen zien. CRM-leveranciers kunnen je zoveel beloven. Maar voldoet de software ook echt aan je verwachtingen? Is het echt zo gebruiksvriendelijk als je dacht? Dat wordt je tijdens de product demonstraties wel duidelijk.

Tegelijkertijd krijg je een beter gevoel bij de CRM-leveranciers. Het is ontzettend belangrijk dat er een fijn contact is. En dat je de CRM-partner vertrouwt. Het is een hele investering die je doet. Waar je graag een succes van wilt maken. En nog jaren profijt van wilt hebben.

👉 TIP: Neem contact op met klanten van de CRM-leveranciers. Vraag ze wat de software hen gebracht heeft. Waar zij nog tegenaan lopen. En wat zij van de samenwerking vinden.

Stap 7: Vraag offertes aan en vergelijk ze

Heb je alle informatie op een rij? Dan besluit je pas bij welke softwareleveranciers je een offerte aanvraagt. Natuurlijk vergelijk je de offertes met elkaar:

• Wat zijn de kosten voor het gebruik en de implementatie?
• Hoe houd je de software up-to-date?
• Beantwoordt de offerte aan je behoeften en wensen?
• Hoe is de tijdsplanning?
• Wat staat er in de kleine lettertjes?

Waarna je natuurlijk kiest voor een CRM-pakket dat nu goed bij je bedrijfsbehoeften past. En in de toekomst ook nog.

Succesvol starten met jouw CRM-project?

Nieuwe CRM-software selecteren doe je niet zomaar even. Het kost best wat tijd om alles goed op een rij te zetten. Maar volg je daarbij de bovenstaande stappen? Dan weet ik zeker dat je bij een goede CRM-oplossing uitkomt. 

Kost dit je allemaal teveel moeite en energie? En wil je liever gelijk zien hoe het populaire HubSpot je bedrijf succesvoller maakt? Plan hieronder dan gerust een afspraak in mijn agenda.