Deel artikel
door Maarten de Wit op 11-6-24 10:53
Stel je eens voor dat je op vrijdagavond iets in een webshop bestelt. En dat je pas op maandagmiddag een bevestiging hiervan ontvangt. Waarschijnlijk moet je om dit voorbeeld lachen.🤣 Want tegenwoordig ontvang je altijd gelijk een bestelbevestiging in je inbox. Maar dat gebeurt niet zomaar.
Gepersonaliseerde automatische e-mails zijn mogelijk dankzij e-mail automation in je CRM-software. En er is nog veel meer mee mogelijk dan in het voorbeeld hierboven. Hoe en wanneer zet je e-mail automation effectief in? Daar gaat dit artikel over.
Deze onderwerpen komen hieronder aan bod:
➜ Wat is E-mail Automation?
➜ Waarom gebruik je E-mail Automation?
➜ Hoe werkt E-mail Automation in de CRM-software van HubSpot?
➜ Automatiseer je e-mails met workflows in HubSpot.
Wat is E-mail Automation?
Met e-mail automation verstuur je geautomatiseerd gepersonaliseerde e-mails naar je leads en klanten. Bijvoorbeeld om:
- Je leads (sneller) om te zetten in klanten.
- Klanten meer aan je organisatie te binden.
- Meer uit je klanten te halen (cross & upselling).
Je bepaalt zelf wanneer je jouw automatische e-mails verzendt. En wat je daarmee onder de aandacht brengt. Denk bijvoorbeeld aan:
- De bevestiging van een aankoop in je webshop.
- Andere producten die je klant misschien leuk vindt. Om je klant aan te moedigen nog iets bij jouw organisatie te kopen.
- Een herinnering voor niet gekochte producten, die nog in een ‘winkelwagentje’ liggen.
- Een aanlokkelijke aanbieding. Bijvoorbeeld nadat jouw lead een bepaalde productvideo op je website bekeken heeft.
Voor een optimale dienstverlening zijn dit soort geautomatiseerde e-mails zelfs vaak noodzakelijk. Ze helpen je namelijk om je met je doelgroep te verbinden. Om de conversie te vergroten en om je klanttevredenheid te verbeteren. Zonder dat je dit al teveel tijd kost.
Waarom gebruik je E-mail Automation?
Met e-mail automation besteed je tijdrovende taken aan je software uit, zoals:
- Het samenstellen van e-maillijsten.
- Het verzenden van algemene e-mails.
- Het handmatig plannen van bepaalde acties.
Dit heeft de volgende 3 voordelen:
- Je houdt meer tijd over voor andere belangrijke (handmatige) marketing-, verkoop- en servicetaken.
- Je reageert veel sneller en efficiënter op bepaalde klantsituaties. Waardoor je jouw klanten een betere klantervaring geeft. Je verbetert je klantrelaties dus en dat is goed voor de klantloyaliteit.
- Omdat e-mail automation geautomatiseerd is maak je er niet zo snel fouten mee. Dat is bij het handmatig kopiëren, knippen en plakken van e-mailcontent natuurlijk wel anders.
Hoe werkt E-mail Automation in de CRM-software van HubSpot?
Maak je gebruik van de e-mail automatiseringssoftware van HubSpot? Dan is je CRM-database de basis van je e-mail automation. Met je CRM-data personaliseer je vervolgens jouw geautomatiseerde e-mails eenvoudig. Je bepaalt zelf welke e-mailprocessen je wilt automatiseren.
Laten we nu eens kijken hoe zo’n e-mail automation proces in je CRM-software werkt.
E-mail automation begint altijd met het bepalen van duidelijke doelen. Waarom verstuur je jouw geautomatiseerde e-mails? Dit kunnen bijvoorbeeld redenen hiervoor zijn:
- Je wil iets verkopen.
- Je wil informeren.
- Je wil top-of-mind blijven.
- Je hebt iets nodig. Zoals feedback of meer gegevens.
Bijvoorbeeld tijdens je marketingcampagne. Vanwege een bepaalde marketinglijst of levenscyclusfase waar je lead of prospect inzit. Of bepaalde informatie die in een contactrecord staat. De content van je e-mail pas je hierop aan. Zoals de inhoud, onderwerpregel, bijlagen en CTA's (calls-to-action).
👉 TIP: Gebruik de AI Campaign Assistant van HubSpot om snel een professionele marketingcampagne op te zetten. Of zet snel meerdere soorten content in elkaar met de Content Remix van de Content Hub.
Vervolgens programmeer je jouw geautomatiseerde e-mails met een workflow. Een workflow is een reeks met acties, die je automatiseringssoftware voor je uitvoert. Je bepaalt hierbij zelf uit welke stapjes jouw workflow bestaat. Dit zijn daar voorbeelden van:
- Een contactpersoon aan de lijst van je workflow toevoegen. Bijvoorbeeld nadat iemand iets in je webwinkel gekocht heeft. Of nadat iemand iets van jouw website gedownload heeft.
- Een geautomatiseerde e-mail plannen en versturen. Bijvoorbeeld met een casestudy, aanbieding of link naar een gratis proefversie erin. Of met de bevestiging of status van een aankoop.
- Een e-mail vertakking: als dit gebeurt dan gebeurt er dat.
- De e-mail- en contactgegevens in het contactrecord van je CRM-systeem bijwerken.
- Een contactpersoon uit je workflowlijst verwijderen.
- De levenscyclusfase van je contactpersoon bijwerken.
- Een notificatie, taak of serviceticket aanmaken voor de opvolging van je e-mail.
Zo ziet een workflow er bijvoorbeeld uit:
Je activeert je e-mail workflow op basis van inschrijvingscriteria. Dit zijn de kwalificaties of triggers waar de e-mailontvangers aan moeten voldoen. Dit is dus je e-maildoelgroep van je workflow. Om de beste resultaten te behalen segmenteer je jouw leads en klanten. Bijvoorbeeld op basis van hun gedrag of bepaalde eigenschappen. Hiervoor gebruik je de data in je CRM-software.
Stel dat jouw producten alleen interessant zijn voor mensen vanaf 40 jaar. Dan sluit je jongere mensen uit. Ook als ze de productvideo bekeken hebben, waarna jouw workflow normaalgesproken actief wordt. Of stel dat je alleen alle senioren in een bepaalde regio wil bereiken. Dan houd je hier met je segmentatie rekening mee. Uiteraard kun je ook meerdere doelgroepen instellen en je content op deze doelgroepen afstemmen.
Dit zijn voorbeelden van contacteigenschappen waarop je kunt segmenteren:
- Het aantal paginaweergaven op je website.
- Het aantal klikken op je e-mails of je sociale media berichten.
- Het aantal downloads vanaf je website.
- De leeftijd van contactpersonen.
- De regio van contactpersonen.
- De branche waarin je B2B-contacten werken.
- De functietitel van je contacten.
Dit zijn voorbeelden met gedragstriggers om contacten aan een workflowlijst toe te voegen:
- Micha vult een formulier op je website in.
- Celine klikt op een link in je e-mail.
- Jasmijn leest een bepaald blog.
- Faris klikt op 1 van je online advertenties.
- Ines wordt een marketing gekwalificeerde lead (MQL).
- Orlando schrijft zich voor je webinar in.
- Thijmen start een live chatgesprek op je website vanwege een probleem.
Uiteraard reageer je op wat er in je workflow gebeurt. Dit is 1 van de redenen waarom je jouw workflowdoelen goed moet definiëren.
Stel dat klant Ineke 5 automatische e-mails voor je nieuwe marketingcampagne ontvangt. Maar na de 2e e-mail reageert ze er al op. Dan vindt ze het waarschijnlijk irritant als ze hierna nog 3 e-mails krijgt. Vooral als hierin staat dat ze iets moet doen wat ze al heeft gedaan. Met je workflow zorg je ervoor dat Ineke na haar actie gelijk uitgeschreven wordt.
👉 TIP: Ben je benieuwd welke onderwerpregels het beste werken? Of met welke inhoud je meer verkoopt? Dan test je dit eenvoudig uit met een A/B-test.
Op dashboards met rapportages monitor je de resultaten van je workflow. Zo ontdek je bijvoorbeeld welke inhoud tot de meeste conversies leidt. En hoe je daar slim op inspeelt.
Stel dat je productpagina’s en je prijspagina op je website erg goed converteren. Omdat leads die je producten overwegen deze pagina’s graag bekijken. Dan stel je een e-mailnotificatie voor sales in als een lead zo’n pagina bekijkt.
Of maak bijvoorbeeld een e-mailworkflow voor contacten waar al een tijdje geen interactie meer mee is. Komt er een reactie op? Dan gaat je contact automatisch naar een workflow met een lead nurturing campagne. Is er geen nieuwe interactie? Dan verwijder je het contact geautomatiseerd van je workflowlijst.
👉 TIP: Gebruik herbruikbare templates en snippets voor je geautomatiseerde e-mails.
En zo zijn er nog tal van workflow mogelijkheden met e-mail automation. Automatiseer alle communicatie rondom een marketing evenement. Creëer een workflow voor contacten met een hoge of juist een lage NPS-score. Of zet klantvragen automatisch om in servicetickets voor de klantenservice. Die je vervolgens automatisch labelt, categoriseert en aan medewerkers toewijst. Je mogelijkheden zijn echt ontzettend uitgebreid!
Daarnaast houd je hierbij natuurlijk rekening met de timing van je acties. Want ontvangt je klant jouw e-mail precies op het juiste moment? Dan is de kans groter dat er een positieve reactie volgt.🤝
Meer over workflows ontdek je in deze artikelen:
➜ 5 HubSpot Workflows voor sales en marketing.
➜ De verschillen tussen marketing workflows en sales sequenties.
➜ Zo gebruik je HubSpot Workflows bij marketing automation.
➜ Met workflows en AI klantgegevens in je CRM-systeem verzamelen.
➜ Processen automatiseren: wanneer gebruik je workflows & sequences?
Automatiseer je e-mails met workflows in HubSpot
E-mail automation in je CRM-software maakt je organisatie efficiënt en slagvaardig. Het levert je omzet op en bespaart je ontzettend veel tijd.
In de video hieronder leer je meer over de automatiseringsmogelijkheden van HubSpot.
Inefficiënte marketing, sales en service processen productief maken
Waarom je bedrijf goed data management nodig heeft om te overleven
7 Redenen waarom productiebedrijven voor HubSpot Smart CRM kiezen
