Wat is data kwaliteitsbeheer en waarom is het belangrijk?

Met betrouwbare en nauwkeurige data neem je goede strategische beslissingen. Data vormt dan ook de ruggengraat van je besluitvorming en strategische planning. Terwijl er zonder goed data kwaliteitsbeheer algauw fouten en inconsistenties ontstaan. Die tot verkeerde conclusies leiden. Met alle gevolgen van dien!

Wil je als organisatie groeien? Dan is data kwaliteitsbeheer ontzettend belangrijk. In dit artikel leer ik je daarom wat dat precies is. Waarom het zo knetterbelangrijk is. En hoe de robuuste software van HubSpot je ermee helpt.

Wat is data kwaliteitsbeheer?

Met data kwaliteitsbeheer zorg je voor nauwkeurige, volledige en betrouwbare real-time gegevens. Zodat je de data waarmee je beslissingen neemt kunt vertrouwen.

Data kwaliteitsbeheer bestaat uit 3 belangrijke stappen:

1. Databronnen identificeren.
2. Kwaliteitscriteria bepalen.
3. Implementeren van systemen en processen.

Je zet dus technologie in om je data te managen en te monitoren. Daarnaast train je jouw personeel om de datakwaliteit te vergroten.

1. Databronnen identificeren

Start je met data kwaliteitsbeheer? Dan breng je eerst alle databronnen van je organisatie in kaart. Interne én externe databronnen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je:

• CRM-software
• ERP-oplossing
• E-mailprogramma
• Social mediakanalen
• Online advertenties
• Marktonderzoeksgegevens
• Gegevens van partners en leveranciers

Hierbij sta je bij belangrijke vragen stil. Zoals welke rol iedere bron in je bedrijfsprocessen speelt. Hoe de gegevens aan je besluitvorming bijdragen. Welke databronnen superbelangrijk voor je organisatie zijn. En welke minder belangrijk. Welke data ook in andere systemen zichtbaar moet zijn. En welk systeem leidend is voor welke data. Je moet dus goed begrijpen welke rol iedere databron speelt. Zodat je de databronnen kunt prioriteren en wijze data-keuzes kunt nemen. 

2. Kwaliteitscriteria bepalen

Met kwaliteitscriteria waarborg je de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van je gegevens.

Wil je goede kwaliteitscriteria vaststellen? Dan moet je eerst weten wat de belangrijkste datastromen binnen je organisatie zijn. En welke gegevens erg belangrijk voor je bedrijfsprocessen zijn. Hierbij houd je natuurlijk rekening met de behoeften en doelen van je organisatie.

Het vaststellen van de kwaliteitscriteria doe je met 4 vragen:

1. Welke gegevens zijn relevant?
2. Hoe zorg je voor nauwkeurige en real-time gegevens?
3. Hoe maak je jouw data zo volledig en betrouwbaar mogelijk?
4. Hoe zorg je voor consistente data? (die overal op dezelfde manier wordt opgeslagen)

Je kunt bijvoorbeeld bepaalde datavelden verplicht maken. Zoals die van de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer. En daarbij vastleggen hoe de gegevens ingevuld moeten worden. Zo zorg je er bijvoorbeeld voor dat telefoonnummers altijd een landcode en maximaal 10 cijfers bevatten. 

👉 TIP: Evalueer je kwaliteitscriteria regelmatig en stel ze bij als dat nodig is. Zo blijven ze bij je bedrijfsbehoeften aansluiten.

3. Implementeren van systemen en processen

In deze stap is het belangrijk dat je een geschikt systeem implementeert. Waarin je alle kwaliteitscriteria van je bedrijfsprocessen goed kwijt kunt. Daarnaast veranker je de verantwoordelijkheden en rollen van je teamleden in de software. Zodat er duidelijk is wie precies waarvoor verantwoordelijk is. 

Voor je softwarekeuze vergelijk je de features van verschillende systemen. Kan het systeem bijvoorbeeld geautomatiseerd problemen detecteren en foutjes corrigeren? En welke tools heb je daar dan precies voor? Maakt een datamodel de datastromen  inzichtelijk voor je? Kun je gemakkelijk standaard gegevens loggen? En welke data legt de software geautomatiseerd voor je vast? Bijvoorbeeld met behulp van trackinglinks. 

Uiteraard leg je ook vast hoe je de datakwaliteit waarborgt. Wijs daar bijvoorbeeld een verantwoordelijke medewerker voor aan. Die regelmatig audits en evaluaties uitvoert. Zodat je de zwakke punten in je systeem daarmee blootlegt. En je jouw bedrijfsprocessen continu kunt verbeteren. 

De training van je medewerkers is ook ontzettend belangrijk. Want hoe kun je data goed en consistent vastleggen als je niet weet hoe dat moet? Of als je nooit verteld is wat de afspraken zijn. Iedereen moet weten hoe belangrijk goede data voor je organisatie is. En om alle gegevens dus consequent en nauwkeurig op te slaan.

Waarom is data kwaliteitsbeheer belangrijk?

Met data kwaliteitsbeheer verzamelt je organisatie betrouwbare gegevens. Deze gegevens sla je in een database op en je gebruikt ze. Bijvoorbeeld om je klantrelaties uit te bouwen. Om je klantprocessen te stroomlijnen. Om de productiviteit binnen je organisatie te verhogen. Om bepaalde operationele kosten te verlagen. En om de juiste strategische beslissingen te nemen.

De gegevens maken allerlei trends voor je inzichtelijk. Ze helpen je om klantgedrag te begrijpen en te voorspellen. Om je marketing, sales en service strategieën te optimaliseren. Om de klanttevredenheid te verhogen. 

Data kwaliteitsbeheer helpt je ook om je gegevens goed te beschermen. Bijvoorbeeld tegen verlies, corruptie en toegang door onbevoegden. En om aan allerlei wettelijke en regelgevende vereisten te voldoen. Zodat je jouw compliance verbetert en de kans op schade door dataproblemen beperkt.

Kloppen je gegevens niet? Of zijn ze onvolledig? Dan neem je sneller verkeerde beslissingen en gaat er van alles mis. Zoals verkeerde leveringen, fouten in facturen en communicatie waarmee je de plank compleet misslaat. Waardoor je misschien onnodige kosten voor je kiezen krijgt. Waardevolle verkoopkansen mist. Klanten verliest. En ook de reputatie van je bedrijf schaadt. 

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen ook interessant?
➜ Waarom je bedrijf goed data management nodig heeft om te overleven.
➜ Datamanagement: zo kom je van verwaarloosde & versnipperde CRM-data af.
➜ Met effectief databeheer in HubSpot betere bedrijfsresultaten behalen.

Je data kwaliteitsbeheer verbeteren met HubSpot?

HubSpot is een krachtig all-in-1 CRM-platform. Waarmee je jouw data in 1 centrale databron verzamelt, opslaat en beheert. Zodat je meer waarde uit de gegevens haalt. Tegelijkertijd beschik je over alle tools om de kwaliteit van je gegevens te verbeteren. Zoals:

• Data Sync: waarmee je de gegevens van HubSpot en gekoppelde applicaties makkelijker uitwisselt. De bronnen nemen elkaars data automatisch over. Je voert de data dus nog maar 1 keer (geautomatiseerd) in. 
  
  
• Data Import & Data Export: load gegevens up en schoon ze tijdens het importproces op. Exporteer data voor verdere analyse of als back-up. Houd nauwkeurig bij wanneer er data geëxporteerd is. En door wie.
  
  
• Data Cleansing: identificeer en corrigeer (geautomatiseerd) fouten in gegevens. Bijvoorbeeld dubbele records, typfoutjes, onjuiste informatie en andere inconsistenties. 
  
  
• Gegevensvalidatie: stel regels voor je kwaliteitscriteria in. Zodat de informatie die je (geautomatiseerd) invoert daar automatisch aan voldoet.
  
  
• Commandocentrum voor gegevenskwaliteit: monitor hoe je gegevens opgeslagen zijn. En identificeer dataknelpunten voordat er problemen ontstaan.
  
  
• Custom Properties: sla specifieke bedrijfsinformatie met aangepaste velden op. Zodat je over meer relevante gegevens beschikt.
  
  
• Gegevensverrijking: vul de ontbrekende CRM-data aan, waardoor je meer inzicht in je (toekomstige) klanten krijgt. Met deze functie identificeer je zelfs je anonieme websitebezoekers mét een koopintentie! 
  
  
• Workflows: waarmee je onder andere geautomatiseerd gegevens opschoont. En meldingen verstuurt als er actie van een medewerker nodig is. Superhandig voor compliance!
  
  
• Reporting & Analytics: De uitgebreide rapportage- en analysetools helpen je bij het monitoren van je gegevenskwaliteit. 

Je CRM-database slaat de oorsprong van je data netjes voor je op. En hetzelfde geldt voor de wijzigingen. Je weet precies wie welke informatie bewerkt en wanneer. Alle afdelingen hebben toegang tot dezelfde betrouwbare gegevens. Tenzij je bepaalde informatie voor teams of rollen afschermt. Waardoor de kans op kostbare fouten afneemt. En de samenwerking tussen je medewerkers vergroot.

Met HubSpot til je jouw data kwaliteitsbeheer dan ook eenvoudig naar een hoger niveau! Wil je de all-in-one CRM-software beter leren kennen? Struin wat rond op onze website. En download hieronder ons productoverzicht met een beschrijving van de belangrijkste functies. Zodat je zelf kunt ontdekken of HubSpot bij je organisatie past.