Hoe maak je lange doorlooptijden korter met de juiste software?

'Een klantenservice doet er zo'n 72 uur over om servicetickets af te ronden. Maar dat kan best in 24 uur.'

'De gemeente heeft 2 maanden nodig om vergunningen af te geven. Het moet ook in 1 week kunnen.'

'Door de lange verkoopcyclus verliest een bedrijf veel verkoopkansen. De tijd tussen de 1e interactie en de uiteindelijke verkoop is namelijk erg lang.'

3 Voorbeelden van situaties waarbij organisaties naar kortere doorlooptijden snakken. Waarom? Hun slagkracht is groter als ze snel leveren.

Heeft jouw onderneming ook last van te lange doorlooptijden? Dan kan je ze met de software van HubSpot korter maken. In dit artikel ontdek je hoe.

Waardoor ontstaan te lange doorlooptijden?

De doorlooptijd is de periode dat een proces of project duurt. Maar er kunnen allerlei vertragende factoren zijn. Zoals:

• Inefficiënte communicatie tussen medewerkers en teams.
• Géén vloeiende processen. Bijvoorbeeld door gebrek aan automatisering.
• Te weinig capaciteit om taken snel genoeg af te handelen (mensen, machines, ruimte, enzovoort). 

Daarnaast kunnen er natuurlijk allerlei onverwachte problemen ontstaan. Zoals technische storingen en personeelsuitval. Al dit soort vertragingen maken doorlooptijden vaak langer dan nodig is. 

Waarom je van lange doorlooptijden af wilt

Lange doorlooptijden beperken de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen van je organisatie. Zo zijn je producten misschien al verouderd als ze de markt bereiken. Maar in een snel veranderende markt moet je juist snel kunnen reageren en innoveren. Bijvoorbeeld om tijdig op nieuwe trends en klantbehoeften in te springen. En om géén kansen te missen.

Daarnaast leiden lange doorlooptijden vaak tot hogere kosten. Logisch natuurlijk. Want bij een lange verwerkingstijd stijgen de kosten voor arbeid, opslag en dergelijke. Dit kan je winstmarges verkleinen. En zelfs de financiële gezondheid van je onderneming onder druk zetten.

Voor de klanttevredenheid zijn lange doorlooptijden meestal ook al niet zo goed. Klanten verwachten namelijk steeds snellere leveringen en diensten. Kan je organisatie niet aan die verwachtingen voldoen? Dan kan dit tot klantverlies en reputatieschade leiden. En daar zit je organisatie natuurlijk al helemaal niet op te wachten!

• Implementeren van nieuwe ideeën.
• Verbeteren van de klanttevredenheid en klantloyaliteit.
• Vergroten en/of behouden van concurrentievoordeel.

De doorlooptijden binnen je organisatie verkorten

Wil je de doorlooptijden van je verkoopcyclussen, aanvragen, orders of klantvragen verkorten? Om beter op klantbehoeften in te kunnen spelen? Dan moet je eerst de knelpunten van je processen identificeren en aanpakken:

• Waar treden er vertragingen op? 
• Op welke momenten hapert de communicatie tussen medewerkers en afdelingen?
• Welke taken lopen er vast en waar komt dit door?

Heb je alle knelpunten in kaart gebracht? Dan is het tijd om gerichte verbeteringen door te voeren. Waarmee je de efficiëntie van je bedrijfsprocessen verhoogt. De all-in-one CRM-software van HubSpot zit boordevol tools om je daarbij te ondersteunen.

👉 TIP: Vraag je medewerkers om feedback. Zij weten vaak precies waar de knelpunten zitten. 

Hoe helpt HubSpot je bij het verkorten van je doorlooptijden?

Het softwareplatform van HubSpot is ontworpen om je marketing-, verkoop-, en serviceprocessen te optimaliseren. Zo stroomlijn je bijvoorbeeld allerlei repetitieve taken met geautomatiseerde workflows. En verbeter je daarmee ook de samenwerking tussen verschillende afdelingen. 

Denk bijvoorbeeld aan:

• Meetbare marketingcampagnes die je makkelijk bijstuurt met allerlei gedetailleerde inzichten. Zodat je jouw marketingbudget optimaal inzet en je de conversie vergroot.
• Geautomatiseerde verzending van marketing, sales en service e-mails met E-mail Automation. Bijvoorbeeld bij lead nurturing campagnes en sales sequences.
• De overdracht van 'warme' marketingleads aan sales met leadkwalificatie.
• De automatische toewijzing van leads aan de juiste verkoopmedewerkers. Die daar met meldingen automatisch over worden geïnformeerd. Zodat leads sneller kunnen worden opgevolgd. En je de kans op conversie vergroot.
• Servicetickets automatisch categoriseren en prioriteren. En toewijzen aan de juiste medewerkers. 
• Een snellere afhandeling van klantvragen met door AI gegenereerde service e-mails.
• De vragen van websitebezoekers met een AI-chatbot beantwoorden.
• Pijplijnen waarmee je de status van servicetickets en deals (geautomatiseerd) bijhoudt.

Je verzamelt alle klantinteracties in 1 centrale CRM-database. Al je teamleden hebben daardoor toegang tot dezelfde informatie. Wat de interne communicatie en de responstijd natuurlijk bevordert. Daarnaast besteed je zoveel mogelijk repetitieve taken aan de software uit. Waardoor je kostbare tijd bespaart. En de kans op menselijke fouten vermindert. Tenslotte verbind je ook je afdelingen met elkaar. Zodat de interne samenwerking beter wordt. En iedereen volgens 1 uniforme werkwijze werkt. 

Dankzij de analytische tools identificeer je bovendien knelpunten voordat ze problemen gaan veroorzaken. HubSpot bevat namelijk verschillende tools om de gezondheid van je data continu te monitoren. En zelfs om je datakwaliteit geautomatiseerd te verbeteren. Uiteraard helpen de rapportages je ook om betere strategische beslissingen te nemen. Waarmee je de doorlooptijden nog verder verkort.

👉 TIP: Maak van HubSpot 1 krachtige waarheidsbron en integreer ook je andere systemen. In de App Marketplace vind je hier meer dan 1.600 standaard koppelingen voor. Met maatwerk koppelingen kunnen wij je helpen.

Meer over HubSpot leren

Ben je benieuwd wat de CRM-software nog meer voor je organisatie kan doen?
➜ Neem een kijkje bij onze case studies.
➜ Bekijk de video's van onze HubSpot-experts.
➜ Lees meer van onze blogs.
➜ Download het HubSpot Productoverzicht en het HubSpot AI e-book hieronder.
➜ Plan een vrijblijvende productdemonstratie in onze agenda.