Hoe zorg je voor betrouwbare online rapportages?

Stel je eens voor: je bent marketingmanager bij een consultancy bureau. De 'populairste diensten' promoot je met online advertenties. Helaas zitten er fouten in je klantdata, waardoor je de verkeerde conclusies trekt. Hierdoor stop je veel energie in diensten, die helemaal niet zo populair zijn. Terwijl de diensten die je doelgroep het liefste afneemt onderbelicht blijven.

Kun je jezelf dit kwalijk nemen? Niet als je dacht dat de klantdata klopte. Maar een lekker gevoel is anders. Want hierdoor loopt het bedrijf kansen en omzet mis. Met de juiste inzichten had je betere beslissingen genomen. Hoe zorg je voor online rapportages die kloppen? En waar je altijd op kunt vertrouwen? Dat leg ik je hieronder uit.

Betrouwbare online rapportages maken

Of je nou in de maakindustrie, de transportsector of het onderwijs werkt. Voor ieder bedrijf zijn betrouwbare online rapportages ontzettend belangrijk. Ze helpen je namelijk om de juiste beslissingen voor je bedrijf te nemen. Op basis van feiten in plaats van op gevoelens en aannames.

Gelukkig is het niet moeilijk om goede online rapportages te maken. Dit moet je ervoor doen:

Stap 1: Selecteer een rapportagetool

Voor betrouwbare rapportages heb je een goed fundament nodig. Selecteer daarom een goede rapportagetool. Waarmee je jouw klantdata makkelijk in krachtige online rapportages omzet. En waarmee je jouw bedrijfsprocessen eenvoudig stroomlijnt. 

In een goede rapportagetool komt de data van verschillende bronnen samen. Vervolgens visualiseer je die data in makkelijk te begrijpen grafieken en tabellen. Voorzien van meetbare doelen en KPI's.

Zodat je de voortgang van iets eenvoudig volgt. Je omzet bijvoorbeeld. En het aantal klanten dat je marketingcampagnes je opleveren. Of het aantal verkopen van bepaalde producten. 

👉 TIP: Fouten kunnen er altijd ontstaan. Zelfs met goede systemen. Controleer daarom regelmatig of je data klopt.

Stap 2: Stroomlijn je processen

Stel dat je bepaalde gegevens op verschillende manieren vastlegt. Een paar voorbeelden:

• De ene keer schrijf je een telefoonnummer zo weg: 06-12345678. De andere keer leg je een telefoonnummer zo vast: 06 12 34 56 78.
• Op maandag leg je de achternaam 'de Groen' met het voorvoegsel in 1 veld vast. Op dinsdag staat het voorvoegsel 'de' in een los veld. 'Groen' staat in een ander veld.
• Op woensdag woont je contactpersoon in Den Haag. En op donderdag in 's-Gravenhage.

Denk je dat je deze klantdata goed kunt filteren en sorteren? Vergeet het maar! Zorg daarom voor goede processen voor het vastleggen van je gegevens. Waarmee je de data consequent op dezelfde manier vastlegt.

👉 TIP: Handmatige processen zijn foutgevoelig. Minimaliseer het risico op menselijke fouten door zoveel mogelijk bedrijfsprocessen te automatiseren.

Stap 3: Zorg voor betrouwbare data

Je kunt nog zo'n goede rapportagetool selecteren. En je processen daarin optimaal stroomlijnen. Zonder filterbare actuele en complete data heb je er niets aan. Besteed daarom veel aandacht aan je datakwaliteit. 

Stel: als salesmanager wil je weten welke deals er in Brabant zijn gesloten. Is de data correct ingevoerd? Dan hoef je alleen maar op de provincie te filteren. Je rapportagetool tovert vervolgens de juiste data naar boven.

Nu werk je voor een fabriek. De inkoop van grondstoffen voorspel je met je rapportages. Helaas zitten er foutjes in de productiecijfers. Hierdoor koop je teveel materialen in. De voorraad groeit onnodig en de opslagkosten lopen op. Een dure fout, die je makkelijk kan voorkomen.

Ondertussen deelt een vriend bij een transportbedrijf de vrachtwagenbezetting in. Door verkeerde data schat hij de vraag verkeerd in. Er ontstaat een onderbezetting, waardoor klanten lang op hun bestellingen wachten. Met betere data was dit niet gebeurd.

👉 TIP: Kopieer je handmatig allerlei cijfers uit verschillende systemen? Om ze vervolgens in spreadsheets te verwerken. Dan sluipen er snel fouten in je berekeningen. Met geautomatiseerde rapportagedashboards los je dit probleem op.

Hoe helpt HubSpot met je online rapportages?

Met HubSpot's robuuste rapportagetool creëer je in een handomdraai betrouwbare rapportages. De interface is namelijk ontzettend gebruiksvriendelijk. Daarnaast biedt de alles-in-1 CRM-software je nog een aantal voordelen. Zo:

• Kun je HubSpot als een centrale databron gebruiken. Voor al je marketing, sales en klantenservice activiteiten. En de data van externe softwarepakketten, die je met HubSpot integreert. Bijvoorbeeld van je ERP-oplossing, CPQ-software en webshop. Al deze informatie breng je op je dashboards met rapportages samen.
  
  
• De meeste informatie houdt HubSpot geautomatiseerd voor je bij. Zo verzamelt de CRM-database informatie van je websitebezoekers met trackinglinks en cookies. En legt het allerlei online interacties met je bedrijf automatisch voor je vast.
  
  Denk bijvoorbeeld aan de reacties op je online advertenties. Het gedrag op je social mediakanalen. En de gesprekken die je met je contacten voert. Bijvoorbeeld via WhatsApp, Facebook Messenger, e-mail en je AI-chatbot.
  
  Bovendien hoef je de data van geïntegreerde systemen nog maar 1 keer in te voeren. De software wisselt de gekoppelde data namelijk automatisch voor je uit. Hierdoor bespaar je tijd en ontstaan er minder snel invoerfouten.
  
  
• HubSpot corrigeert automatisch allerlei kleine datafoutjes voor je. Zoals hoofdletters die met kleine letters zijn geschreven. Daarnaast identificeert het inefficiënties in je data, voordat ze problemen veroorzaken. Maak je bepaalde invoervelden verplicht als je dat wilt. En kun je gegevens gestandaardiseerd vastleggen. Bijvoorbeeld met behulp van playbooks.

Dankzij dit soort functies zijn de rapportages op je dashboards altijd betrouwbaar. Binnen no time heb je de real-time inzichten die je nodig hebt. Je hoeft maar in te loggen en je bent op de hoogte. De software is in de cloud. Dus ook met een mobiel apparaat heb je de rapportages altijd bij je. Waar je ook bent.

Wil je de alles-in-1 CRM-software beter leren kennen? Bekijk onze ultieme HubSpot CRM demovideo hieronder!